Um controle de projetos com 5W2H no Excel é uma tabela de sete colunas fixas, O quê, Por quê, Onde, Quem, Quando, Como e Quanto custa, mais três colunas de acompanhamento que a planilha calcula sozinha: Situação, Dias restantes e Custo acumulado.

O formato serve para reunião de obra, implantação de processo e plano de melhoria. Ele existe para acabar com a ata em que a ação está escrita mas ninguém sabe quem faz nem até quando.

Dá para ir mais longe: uma planilha montada em cima do seu processo, com as suas regras.

Montando a tabela

1. Crie as colunas na ordem do 5W2H e acrescente Situação, Dias restantes e Conclusão. Selecione tudo e aperte Ctrl+T para virar Tabela.
2. Na coluna Quem, aplique validação de dados apontando para uma lista de responsáveis. Isso mantém o nome sempre igual e faz o SOMASE funcionar depois.
3. Na coluna Conclusão, use uma lista com três opções: Não iniciada, Em andamento e Concluída.
4. Em Dias restantes, escreva =SE([@Conclusão]=”Concluída”;””;[@Quando]-HOJE()).
5. Em Situação, escreva =SE([@Conclusão]=”Concluída”;”Concluída”;SE([@Quando]<HOJE();”Atrasada”;SE([@Quando]-HOJE()<=7;”Vence esta semana”;”No prazo”))).

Para colorir, selecione a coluna Situação, vá em Formatação Condicional, Regras de Realce, Texto que Contém, e crie uma regra vermelha para Atrasada e uma verde para Concluída.

O painel de cima

Acima da tabela, monte quatro células:

1. Total de ações: =CONT.VALORES(Tabela1[O quê])
2. Concluídas: =CONT.SE(Tabela1[Conclusão];”Concluída”)
3. Atrasadas: =CONT.SE(Tabela1[Situação];”Atrasada”)
4. Custo por responsável: =SOMASE(Tabela1[Quem];J5;Tabela1[Quanto custa])

O erro que quase todo mundo comete

Deixar a coluna Quando com datas digitadas como texto, no formato 15/03 sem o ano. O Excel guarda aquilo como texto e a subtração [@Quando]-HOJE() devolve #VALOR!. Data de verdade alinha sozinha à direita da célula. Se estiver à esquerda, selecione a coluna, vá em Dados, Texto para Colunas, avance até o terceiro passo, escolha Data no formato DMA e conclua.

Para enxergar o plano no tempo, acrescente uma coluna de data de início e monte um gráfico de Gantt simples: selecione início e duração, insira um gráfico de Barras Empilhadas e deixe a primeira série sem preenchimento. Cada ação vira uma barra na linha do tempo.

Um exemplo com número

Um plano com 8 ações, das quais 3 estão concluídas. O percentual é 3 dividido por 8, ou seja 37,5%.

Duas ações venceram em 10/08 e hoje é 22/08, então a coluna Dias restantes mostra -12 e a Situação marca Atrasada nas duas.

No custo, três ações do João somam 1.800,00, duas da Marina somam 2.400,00 e as três restantes somam 900,00, fechando 5.100,00 de plano. Se o orçamento aprovado era 4.500,00, a diferença de 600,00 aparece antes da compra, não depois.

Precisa de uma planilha sob medida para o seu processo?