Meta de vendas por vendedor funciona quando três coisas estão escritas antes do mês começar: o que conta como venda, em que data ela entra no placar e de quem ela é. Sem essas três definições, o painel deixa de fora a venda de um vendedor e conta duas vezes a de outro, e ninguém confia no número.
Se essas três definições mudam por equipe ou por canal na sua empresa, a gente monta em cima da sua regra: planilha sob medida para meta de vendas.
Numa distribuidora, o painel dava R$ 106 mil para uma vendedora que tinha feito R$ 58 mil. Os R$ 48 mil de diferença eram vendas de um colega, e no placar dele esse valor não aparecia. Uma abria a tela e via quase o dobro do que tinha feito, enquanto o colega via menos do que tinha feito, no mesmo mês e pelo mesmo motivo.
A gente viu isso em uma distribuidora que também faz a instalação do que vende. Operação B2B, obra em cliente, ticket alto e uma equipe pequena de vendedores. O comercial tinha um programa de gestão de um lado, um programa de relacionamento com cliente do outro e a agenda em planilha no meio. O que faltava era uma planilha sob medida com essas três definições escritas.
O painel de metas existia e mostrava número todo dia, só que errava nas três definições ao mesmo tempo.
Definição 1. O que conta como venda
Quase nenhuma empresa tem essa resposta escrita, e cada vendedor acaba respondendo de um jeito.
Proposta enviada conta? Pedido aprovado por WhatsApp conta? E quando o cliente aprova mas a obra só começa em 60 dias? E se ele cancelar no meio?
Escolha um evento e um só. Em venda com instalação, o que funciona é o pedido formalmente aprovado pelo cliente, com valor fechado e escopo definido.
Essa escolha não pode ficar com o vendedor. Quando cada um decide sozinho quando lançar, o mês fecha com dois critérios convivendo na mesma tela.
Definição 2. Em que data a venda entra
Uma venda tem no mínimo quatro datas: aprovação do cliente, emissão da nota, execução da obra e recebimento do dinheiro. Elas podem estar a meses de distância uma da outra.
A meta comercial usa a data da aprovação. É a data que o vendedor controla.
O financeiro usa a data do recebimento. A execução usa a data da medição. Os três relatórios vão dar números diferentes no mesmo mês, e está certo que deem. O problema começa quando alguém compara o painel comercial com o extrato do banco e conclui que a planilha está errada.
Escreva qual data cada tela usa, e coloque isso no rodapé da tela.
Definição 3. De quem é a venda
Venda com dois vendedores envolvidos precisa de uma regra combinada no fechamento do pedido.
Ou você divide o valor em duas linhas, com percentual definido no fechamento do pedido, ou você define um dono único e o segundo entra como apoio, sem valor. As duas regras funcionam, desde que ninguém lance o valor cheio para os dois, porque aí a soma do time fica maior do que o faturamento.
E tem o caso mais comum de todos, a venda sem vendedor preenchido: ela entra no faturamento, não entra na meta de ninguém e só reaparece na diferença do fim do mês.
O que conta e o que não conta
| Evento | Conta na meta | Data que vale | Erro que a gente mais vê |
|---|---|---|---|
| Orçamento enviado | Não | — | Vendedor lança para inflar o mês |
| Orçamento aprovado por escrito | Sim | Data da aprovação | Lançado só quando a nota sai |
| Nota emitida | Não, já foi contada | Data da nota | Conta duas vezes, na aprovação e na nota |
| Obra executada | Não | Data da medição | Vira meta de produção, não de venda |
| Dinheiro recebido | Não | Data do crédito | Confundido com meta comercial |
| Venda cancelada | Sim, como estorno | Data do cancelamento | Fica no placar para sempre |
| Venda de dois vendedores | Sim, dividida | Data da aprovação | Valor cheio para os dois |
| Venda sem vendedor | Precisa ter dono | Data da aprovação | Some do painel e aparece no faturamento |
| Aditivo de escopo | Sim, como linha nova | Data do aditivo | Somado por cima da venda original |
Essa tabela cabe em uma página impressa na parede do comercial.
O painel que somava R$ 106 mil para quem vendeu R$ 58 mil
Foi o erro mais caro que achamos naquela distribuidora.
O painel mostrava R$ 106 mil de venda para uma vendedora. O número real dela era R$ 58 mil. A diferença de R$ 48 mil vinha de vendas que pertenciam a outro vendedor e que, no painel dele, não apareciam.
Repare que o erro anda em dupla: a vendedora aparecia com quase o dobro do que fez porque o colega aparecia com menos do que fez. Se a comissão saísse desse painel, uma receberia a mais e a outra a menos, no mesmo mês e pelo mesmo motivo.
O painel não estava inventando venda, estava atribuindo cada uma ao vendedor errado, porque o vínculo entre pedido e vendedor vinha de um cadastro que existia em duplicidade.
Aliás, a duplicidade era visível em outro lugar. O painel tinha 1.453 cadastros de cliente. O programa de relacionamento tinha 4.020. Faça a divisão: 1.453 sobre 4.020 dá 36,1%. Quase dois terços da base não chegavam ao painel.
O mesmo tipo de furo aparecia na execução. Uma obra tinha dois lançamentos de 21 metros, ou seja, 42 metros contratados. A fórmula pegava só o primeiro lançamento e usava 21 metros como base. O resultado na tela era 171% de execução. Multiplique: 171% de 21 metros dão 35,9 metros instalados. Divida esses 35,9 pelos 42 metros reais e você chega a 85,5%. A obra não estava adiantada, estava faltando 14,5% para terminar.
Painel que passa de 100% quase sempre está dividindo por um denominador menor do que o contratado.
A conta da meta de R$ 600 mil
Agora os números da meta, na ordem em que a gente fez com eles na sala.
A meta do ciclo era R$ 600 mil. O painel mostrava R$ 106 mil vendidos.
106.000 dividido por 600.000 = 0,1767, ou seja, 18% da meta. Era esse o número que todo mundo olhava.
Quando fomos conferir venda por venda, existiam 9 vendas reais, somando R$ 71.588,48.
71.588,48 dividido por 600.000 = 0,1193, ou seja, 11,9% da meta.
A diferença entre os dois painéis é 106.000 menos 71.588,48, que dá R$ 34.411,52 que apareciam como venda e não eram venda daquele grupo.
Agora a parte útil. Com 9 vendas somando R$ 71.588,48, o ticket médio é 71.588,48 dividido por 9, ou seja, R$ 7.954,28.
Para chegar aos R$ 600 mil com esse ticket: 600.000 dividido por 7.954,28 dá 75,4. Arredonde para cima: 76 vendas no ciclo.
Já foram 9. Faltam 67 vendas do mesmo tamanho, ou R$ 528.411,52 em valor.
Se o ciclo é de doze meses, são 76 dividido por 12, ou seja, 6,3 vendas por mês. Em reais, R$ 50 mil por mês.
Essa última linha é a que muda o comportamento do time, porque o vendedor consegue agir sobre 6,3 vendas por mês, com duas fechadas neste mês, e não consegue agir sobre 18% da meta.
Acompanhamento tem que ser semanal
Meta olhada uma vez por mês só dá notícia no dia 30, quando não sobra tempo para reagir.
O que funciona é a leitura semanal com quatro números por vendedor: quanto ele fechou na semana, quanto acumulou no ciclo, quanto falta para a meta e quantas vendas do ticket médio dele cobrem o que falta.
O quarto número é o que o vendedor entende na hora: em vez de R$ 528 mil faltando, ele lê 67 pedidos, cerca de 6 por mês.
Junte a isso o funil da semana seguinte: quantas propostas em aberto, somando quanto. Se o funil aberto for menor do que o que falta da meta, o problema está na geração de oportunidade e não no fechamento.
Onde a planilha caseira quebra, e como arrumar
Planilha guarda venda por vendedor sem esforço nenhum. O problema aparece quando ela é montada às pressas, e nesse caso costuma falhar sempre nos mesmos três pontos.
O primeiro é a atribuição. Se o nome do vendedor é digitado, existe “Ana”, “ana” e “Ana Paula” na mesma coluna, e o total por pessoa nunca fecha. Conserto: uma aba de cadastro com os vendedores e validação de dados na coluna, com lista suspensa. Assim o nome do vendedor é escolhido na lista em vez de digitado.
O segundo é a data. A planilha de sempre tem uma coluna de data só, e quando o comercial, o financeiro e a execução precisam de datas diferentes, alguém adapta a coluna existente e o histórico anterior fica sem sentido. Conserto: quatro colunas de data desde o começo, aprovação, nota, medição e recebimento, cada painel somando pela sua. Data em branco quer dizer que a venda ainda não chegou naquela etapa.
O terceiro é o acesso. O vendedor precisa ver a própria meta atualizada sem mexer no valor fechado. Conserto: as células de fórmula ficam protegidas, só a coluna de lançamento fica liberada, e cada vendedor entra por uma aba, com o painel consolidado somando as abas.
Aqui vale o aviso com todas as letras: planilha não esconde a aba de um colega de quem tem o arquivo. Se o seu caso exige que um vendedor não enxergue de jeito nenhum o número do outro, isso ela não faz. Na prática quase todo comercial quer o contrário, quer o placar do time à vista, e aí a planilha sob medida dá conta do recado inteiro.
Perguntas frequentes
Como acompanhar meta de vendas por vendedor?
Escreva três definições antes do mês começar: o que conta como venda, em que data ela entra no placar e de quem ela é. Depois leia quatro números por vendedor toda semana. Numa distribuidora, a meta de R$ 600 mil aparecia com 18% cumpridos, e a conferência venda por venda mostrou 9 vendas somando R$ 71.588,48, ou 11,9%.
Qual data usar para contar a venda na meta do vendedor?
A data em que o cliente aprovou o pedido por escrito, porque é a data que o vendedor controla. Uma venda tem no mínimo quatro datas: aprovação, emissão da nota, execução e recebimento, às vezes com meses de distância. O financeiro conta pelo recebimento e a execução conta pela medição, então os três relatórios divergem no mesmo mês.
Por que o painel mostra venda maior do que o vendedor fez?
Quase sempre por atribuição errada, não por venda inventada. Numa distribuidora, o painel dava R$ 106 mil para uma vendedora que tinha feito R$ 58 mil, e os R$ 48 mil de diferença eram vendas de outro vendedor. A causa era cadastro duplicado: 1.453 clientes no painel contra 4.020 no programa de relacionamento, ou 36,1% da base.
Vale a pena montar o acompanhamento de meta em planilha?
Vale, com um limite conhecido: planilha não esconde de um vendedor o número do colega quando ele tem o arquivo. Ela resolve atribuição por lista suspensa, quatro colunas de data e fórmulas protegidas. Numa distribuidora, esse desenho separou R$ 34.411,52 que apareciam como venda do grupo e não eram. A maioria dos times quer o placar à vista.
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Comece conferindo venda por venda
Antes de mexer em qualquer fórmula, faça o que a gente fez naquela sala. Pegue o total que o painel mostra e liste as vendas uma a uma, com data, cliente, valor e vendedor.
Se a soma da lista não bater com o painel, o que precisa ser corrigido não é a meta, é o critério do que está entrando na conta.
A gente monta a planilha desse acompanhamento sob medida, com as suas regras de atribuição, o seu ticket médio e a leitura semanal por vendedor. O número na tela passa a ser o mesmo que você contaria na mão.