Os tipos que mais aparecem na prática são cinco: realce por valor, barras de dados, escala de cores, conjunto de ícones e a regra por fórmula, que é a única capaz de pintar a linha inteira.
Formatação condicional existe para o olho achar o problema antes da leitura. Estoque abaixo do mínimo, prazo vencendo, meta batida, cadastro duplicado. Sem cor, alguém precisa passar linha por linha e ainda deixa passar.
Dá para ir mais longe: uma planilha montada em cima do seu processo, com as suas regras.
O passo a passo
- Selecione o intervalo de dados. Vá em Página Inicial, Formatação Condicional.
- Realçar Regras das Células: É Maior do que, É Menor do que, Está Entre, Texto que Contém, Data de Ocorrência e Valores Duplicados. É o realce simples, cor de fundo em quem atende ao critério.
- Regras de Primeiros/Últimos: 10 Primeiros Itens, 10% Últimos, Acima da Média. Bom para separar os maiores clientes sem calcular nada.
- Barras de Dados: desenha uma barra dentro da célula proporcional ao valor, funcionando como gráfico embutido na tabela.
- Escalas de Cor: pinta do vermelho ao verde conforme o valor. Boa para matriz grande, do tipo vendedor nas linhas e mês nas colunas.
- Conjuntos de Ícones: setas, semáforos e sinais. Em Gerenciar Regras você define os cortes na mão em vez de aceitar os percentis que vêm prontos.
- Nova Regra, Usar uma fórmula: selecione da primeira até a última linha da tabela e escreva a condição olhando para a primeira linha, por exemplo
=$D2<0. Defina o formato e confirme. Toda linha com D negativo fica pintada de ponta a ponta.
O erro que quase todo mundo comete
Travar errado a referência na regra por fórmula. Escrevendo =$D$2<0, o Excel testa só a célula D2 e pinta todas as linhas ou nenhuma. Escrevendo =D2<0 sem cifrão, cada coluna passa a olhar para ela mesma. O certo é prender apenas a coluna: =$D2<0.
Copiar e colar células dentro da planilha também bagunça as regras. O Excel vai criando cópias fragmentadas e o campo Aplica-se a fica com dez intervalos picotados que se contradizem. De tempos em tempos, abra Gerenciar Regras, apague as repetidas e reescreva o intervalo inteiro em uma regra só.
Um exemplo com número
Tabela de 300 produtos com estoque atual na coluna D e mínimo na E. Uma regra por fórmula =$D2<$E2 com preenchimento vermelho claro deixa 27 linhas marcadas de imediato. O pedido de compra sai dessas 27, sem filtro, sem classificação e sem coluna auxiliar. No dia seguinte, quando a entrada de mercadoria for lançada, as linhas que voltaram ao nível perdem a cor sozinhas.
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