O maior ganho de quem usa Excel não vem de decorar função nova. Vem de separar a base de dados do relatório: uma aba guarda os registros crus, outra monta a visualização, e nenhuma das duas invade a outra.
Quase toda planilha que trava, quebra ao crescer ou entrega números diferentes para pessoas diferentes tem o mesmo defeito de origem. Total no meio dos dados, célula mesclada no cabeçalho, um mês por aba e cor marcando informação que não está escrita em canto nenhum. Depois disso, nenhuma fórmula segura.
Esse ajuste resolve o caso simples. Para o controle inteiro, a gente monta a planilha do zero.
O passo a passo
- Crie uma aba só para os dados. Uma linha por registro, uma coluna por informação, cabeçalho em uma única linha, sem linha em branco no meio e sem total dentro da base.
- Não mescle célula nenhuma nessa área. Mesclagem quebra classificação, filtro e tabela dinâmica.
- Data em coluna de data, valor em coluna de número, texto em coluna de texto. Nada de escrever “R$ 1.200 (à vista)” na mesma célula, porque isso é texto e texto não soma.
- Se hoje você tem uma aba por mês, empilhe tudo em uma aba só e crie uma coluna Mês. É a mudança que mais economiza trabalho daqui para frente.
- Selecione a base e pressione Ctrl+T. Ela vira tabela, ganha nome na guia Design e passa a crescer sozinha, levando fórmulas e intervalos junto.
- Com o cursor dentro da tabela, vá em Inserir, Tabela Dinâmica. O relatório nasce em outra aba e você formata à vontade sem encostar nos dados.
- Atualize com Alt+F5 sempre que a base receber linhas novas.
O erro que quase todo mundo comete
Digitar direto no relatório. Alguém ajusta um número na visão bonita para bater com o que foi dito na reunião, o dado de origem continua diferente e, no mês seguinte, ninguém sabe qual dos dois está certo. Correção sempre na base, nunca na tela de apresentação.
O segundo hábito caro é usar cor como informação. Pintar de amarelo as linhas pendentes parece prático até você precisar contar quantas são. Crie uma coluna Status com a palavra escrita e deixe a cor por conta da formatação condicional, que enxerga o texto e pinta sozinha.
Um exemplo com número
Um controle de vendas com 12 abas, uma por mês, e 400 linhas em cada. Para saber o total do ano por vendedor, é preciso somar doze vezes e conferir na mão. Empilhado em uma única tabela de 4.800 linhas com a coluna Mês, a tabela dinâmica devolve vendedor, mês e total em menos de um minuto, e continua funcionando quando janeiro do ano seguinte entrar na linha 4.801.
Opa,
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