Na Academia Excel o ponto de partida é R$ 300, e o valor final depende do escopo: quantos cálculos a planilha precisa fazer, quantas telas de lançamento tem, quantos relatórios saem dela e se existe automação no meio.
Se você já sabe o que precisa, peça o orçamento de uma planilha sob medida e receba o escopo por escrito antes de pagar.
Quem pesquisa esse preço na internet encontra quase sempre a mesma coisa: artigo escrito para o freelancer, ensinando quanto ele deve cobrar por hora. Do outro lado do balcão, quem vai contratar fica sem referência nenhuma e chega na conversa com medo de pagar caro ou de pagar barato e receber um arquivo que não serve. Em oito meses montando planilha para negócios reais, a pergunta que mais apareceu na primeira mensagem foi essa, e quase sempre vinha seguida de um pedido de desculpa por perguntar.
Não precisa pedir desculpa. Preço é a primeira coisa que dá para responder, e a resposta honesta é uma faixa, não um número único.
Por que ninguém publica um preço fechado
Planilha sob medida não é produto de prateleira. Duas empresas do mesmo ramo, com o mesmo faturamento, pedem coisas de tamanho completamente diferente.
Uma padaria pediu controle de encomenda com data de retirada e sinal pago: quatro colunas, uma lista de clientes e um resumo do dia. Outra padaria, do mesmo porte, pediu ficha técnica com custo por porção, rateio de custo fixo e comparação de margem por produto. A primeira ficou de pé numa tarde. A segunda pediu modelagem de receita, tabela de insumo e recálculo em cascata.
O que muda o preço não é o tamanho da empresa. É o tamanho da regra que a planilha precisa segurar.
Tabela de faixas por complexidade
Esta é a tabela que a gente usa para enquadrar um pedido antes de mandar valor. Ela não substitui o orçamento, mas mostra em qual degrau o seu caso cai.
| Nível | O que entra | O que muda em relação ao nível de cima | Faixa |
|---|---|---|---|
| 1. Controle simples | Uma ou duas abas de lançamento, cálculo direto (soma, subtração, percentual fixo), uma lista de apoio e um resumo | É o piso. Cabe controle de entrada e saída, agenda de cobrança, lista de pedido, cadastro com totalizador | A partir de R$ 300 |
| 2. Regra própria | Tudo do nível 1, mais um cálculo que é só seu: comissão por faixa, rateio por percentual, tabela de preço com desconto por volume, reajuste por índice | Entra o trabalho de traduzir a sua regra em fórmula e testar exceção. É aqui que a planilha para de ser genérica | Sobe conforme o número de regras e de exceções |
| 3. Relatório e painel | Tudo do nível 2, mais visão consolidada: mês a mês, por vendedor, por cliente, por produto, com gráfico e filtro | Entra a camada que só lê e nunca deixa digitar. Exige a base já organizada por baixo, senão o painel soma o que não é | Sobe conforme a quantidade de cortes e de gráficos |
| 4. Automação e macro | Tudo do nível 3, mais botão que executa rotina: gerar relatório, importar arquivo, disparar e-mail, criar cópia do mês, proteger área | Entra código VBA, tratamento de erro e teste em máquina diferente. A planilha passa a rodar sozinha em pontos onde antes alguém clicava | Sobe conforme o número de rotinas automatizadas |
Repare que os degraus são cumulativos. Ninguém pede painel sem ter lançamento, e ninguém automatiza um cálculo que ainda não existe. Quando alguém chega pedindo o nível 4 e a base do nível 1 não está de pé, o orçamento fica maior do que precisava, porque a primeira parte do trabalho é construir a fundação.
O que faz o preço subir
Cinco coisas empurram o valor para cima, e todas dão para medir antes de pedir orçamento.
Quantidade de cálculos diferentes. Uma comissão de 5% sobre a venda é um cálculo. Comissão de 5% sobre o lucro, com faixa por meta batida, desconto de taxa de cartão e trava para venda cancelada, são quatro. Cada regra vira fórmula, teste e caso de exceção.
Quantidade de telas de lançamento. Cada lugar onde alguém digita precisa de validação, lista suspensa e proteção. Uma planilha com três abas de digitação custa mais do que uma com uma só, mesmo que o cálculo seja igual.
Quantidade de relatórios. Cada corte novo (por vendedor, por mês, por região, por produto) pede que a base tenha o campo correspondente desde o começo. Pedir um relatório novo depois da entrega costuma ser barato. Pedir cinco de uma vez muda o desenho da base inteira.
Automação. Botão, macro e importação de arquivo entram no nível 4 porque exigem tratamento de erro. O que acontece quando o arquivo importado vem com uma coluna a menos? Essa pergunta vale metade do tempo de uma macro.
Número de pessoas usando. Uma pessoa digitando e o resto lendo é o caso mais barato. Duas ou mais pessoas escrevendo no mesmo arquivo muda o desenho: entra separação por frente, dono único de cada arquivo e um consolidado que só lê por cima. Isso protege contra o lançamento que some quando dois salvam a mesma linha.
O que faz o preço cair
Também dá para puxar o valor para baixo, e a maior parte disso está do seu lado.
Processo já descrito. Quem chega com o passo a passo escrito, mesmo em bloco de notas, encurta a fase de levantamento. “O vendedor fecha o pedido, manda no grupo, a Ana lança e o financeiro confere na sexta” já é meio caminho.
Poucas regras de exceção. A regra principal quase nunca é o problema. O que come tempo é a lista de “menos quando”. Menos quando o cliente é antigo, menos quando a venda foi parcelada, menos quando o vendedor estava de férias. Se você conseguir cortar duas dessas exceções, o orçamento sente.
Escopo fechado. Definir o que entra e, principalmente, o que fica para depois derruba o preço da primeira entrega. Dá para começar pelo nível 2 e subir para o 3 no mês seguinte, com a base já pronta.
Exemplo real de arquivo preenchido. Um arquivo com 30 linhas de dado verdadeiro, mesmo bagunçado, vale mais do que uma hora de reunião explicando.
Planilha pronta ou sob medida: o que muda na conta
| Planilha pronta | Sob medida | |
|---|---|---|
| Preço | Mais barato, valor fixo | Depende do escopo, a partir de R$ 300 |
| Regra de cálculo | A do autor, não a sua | A sua, testada com o seu dado |
| Alteração | Costuma vir com aba protegida por senha | Vem desbloqueada, você mexe |
| Prazo | Imediato | Dias, conforme o nível |
| Quando serve | Processo comum, sem regra própria | Existe um cálculo que só a sua empresa faz |
A planilha pronta resolve bem quando o seu processo é igual ao de todo mundo: controle de gasto pessoal, lista de tarefa, agenda simples. O problema aparece quando falta um campo que é o centro do seu cálculo, e você descobre que a aba onde ele deveria entrar está travada.
Numa confeitaria com 15 massas e 14 recheios, o formato pronto pediria 210 fichas digitadas, cada uma repetindo o mesmo custo. A planilha desenhada em cima da regra dela resolveu com duas tabelas e um cruzamento.
Como funciona o pagamento
O pagamento é dividido em duas partes, e a segunda só acontece depois que você viu a planilha funcionando.
50% no fechamento do escopo. Antes disso você recebe por escrito o que vai ser entregue, com as abas listadas e os cálculos descritos. Se o escopo não estiver claro, não tem por que pagar nada ainda.
50% depois da aprovação por vídeo. A equipe grava a planilha rodando com o seu dado, mostrando cada cálculo. Você assiste, confere se o número bate e aprova. Se algo não estiver como combinado no escopo, o ajuste entra antes da segunda parcela.
O arquivo é entregue desbloqueado, com as fórmulas visíveis. O responsável técnico é o Vinicius Alexandre, e quem desenvolve é a equipe da Academia Excel.
Perguntas frequentes
quanto custa uma planilha personalizada em Excel
Na Academia Excel o valor parte de R$ 300 para um controle simples, com uma ou duas abas de lançamento e cálculo direto. O preço sobe conforme a planilha ganha regra própria de cálculo, relatório consolidado e automação por macro. O orçamento fechado sai depois que o escopo está escrito, com as abas e os cálculos listados, e não muda depois disso.
dá para saber o preço antes de mandar meu caso
Dá para saber a faixa. O piso é R$ 300 e o degrau depende de quatro coisas: quantos cálculos próprios existem, quantas telas de digitação, quantos relatórios saem e se tem automação. Descrever o processo em cinco linhas e mandar um exemplo do arquivo atual já é suficiente para receber o valor fechado, sem reunião.
por que uma planilha sob medida custa mais que uma pronta
Porque o trabalho não está no arquivo, está na regra. A planilha pronta traz o cálculo do autor dela e costuma vir com aba protegida por senha. A sob medida traduz o seu cálculo, com o seu vocabulário nas colunas, testa contra o seu dado real e chega desbloqueada, para você alterar depois sem depender de ninguém.
preciso pagar tudo antes de ver a planilha
Não. São 50% no fechamento do escopo, quando você já tem por escrito o que vai receber, e 50% depois de assistir ao vídeo com a planilha rodando com o seu dado. Se algum cálculo não bater com o que foi combinado no escopo, o ajuste entra antes da segunda parcela.
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O jeito mais rápido de sair do “depende”
Escreva em cinco linhas o que você faz na mão hoje, quantas pessoas mexem no arquivo e qual cálculo ninguém acerta. Anexe o arquivo que você usa, mesmo bagunçado. Com isso a equipe enquadra o seu caso em um dos quatro níveis da tabela e devolve o valor fechado, com o escopo por escrito.
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