Planilha para buffet infantil: lucro real de cada festa

O lucro de uma festa no buffet infantil é o valor do pacote mais os convidados excedentes, menos a comida e a bebida por convidado presente, a equipe da festa, a decoração, os descartáveis, a taxa do cartão, o imposto e a parte do custo fixo do salão. A conta que mais muda o resultado é a dos excedentes: numa festa de 80 convidados que recebeu 94, cobrar ou não cobrar os 14 a mais separa R$ 866,35 de lucro de R$ 324,00 de prejuízo.

A maioria dos buffets controla a agenda e o recebimento. O custo de cada festa fica no caderno da cozinha e no pagamento dos freelancers, e o lucro só aparece no fim do mês, somado.

O custo por convidado presente

Comida e bebida são o maior custo da festa e crescem com quem entra, e não com o que foi contratado. Num cardápio de exemplo, salgados, bolo, doces, refrigerante, suco e o prato do jantar custam R$ 38,00 por convidado presente, com a perda da cozinha já incluída.

Esse número sai da ficha técnica de cada item do cardápio: quantos salgados por pessoa, quanto rende o bolo, quantos litros de refrigerante por convidado. O passo a passo da ficha está em como montar uma ficha técnica de produto que fecha.

Com o custo por convidado definido, a contagem na portaria vira dinheiro. Pulseira numerada ou lista conferida na entrada, com a idade de corte que o contrato define, por exemplo crianças até 4 anos não contam.

Para fechar essa conta festa a festa, com a contagem da portaria entrando no mesmo lugar do contrato, a saída é uma planilha sob medida para o buffet em que o excedente vira cobrança antes do fim da festa.

Três festas, três resultados

Valores de exemplo. Custo fixo do salão de R$ 18.000,00 por mês, somando aluguel, energia, manutenção, salários fixos e contador, com 12 festas no mês: R$ 1.500,00 de custo fixo por festa. Imposto de exemplo de 6% sobre a receita.

A equipe do sábado foi uma coordenadora a R$ 220,00, 4 monitores a R$ 130,00, 3 garçons a R$ 140,00 e 2 pessoas na cozinha a R$ 160,00. A festa de domingo veio com 2 convidados a menos que o contratado, e o pacote foi cobrado cheio, como o contrato previa.

O excedente que ninguém cobrou

No sábado, se os 14 convidados a mais não fossem cobrados, a receita cairia para R$ 8.000,00, o cartão para R$ 360,00 e o imposto para R$ 480,00. A comida dos 94 continuaria saindo da cozinha. O lucro da festa viraria prejuízo de R$ 324,00.

Os 14 excedentes custaram R$ 38,00 de comida e R$ 3,00 de descartável cada, R$ 574,00 no total, e deixariam de trazer R$ 1.330,00.

O excedente se perde por três caminhos: a portaria não conta, a contagem fica num papel que não chega ao financeiro, ou o contratante vai embora antes do acerto. A regra que funciona é fechar a contagem antes do parabéns e apresentar o valor ao contratante antes do fim da festa.

A festa de quinta dá prejuízo?

Pela última linha da tabela, sim: R$ 838,13 negativos. Pela margem de contribuição, não: a festa de quinta deixou R$ 661,87 para pagar o aluguel e os salários fixos, que seriam pagos de qualquer jeito.

Cancelar as festas de dia de semana para “parar o prejuízo” tira R$ 661,87 por festa do caixa e não reduz o aluguel em nada. A pergunta certa é outra: qual o preço mínimo da quinta para que ela pague a equipe, a comida e a decoração e ainda contribua com o fixo? A lógica de separar custo fixo e variável está em como ratear custo fixo por percentual de faturamento, e o número de festas que o buffet precisa para empatar no mês sai de como calcular o ponto de equilíbrio do seu negócio.

No exemplo, a margem de contribuição média das três festas é de R$ 1.694,74. Com R$ 18.000,00 de custo fixo, o buffet precisa de 11 festas no mês para empatar. Com 12 festas nessa média, o lucro do mês é de R$ 2.336,88.

Sinal, segunda parcela e saldo

Contrato de exemplo para a festa de sábado: 30% de sinal na assinatura (R$ 2.400,00), 30% trinta dias antes (R$ 2.400,00) e 40% no dia (R$ 3.200,00), com os excedentes acertados no fim da festa.

O sinal entra meses antes da festa. Se o buffet tem 13 festas vendidas para os próximos 4 meses e R$ 31.200,00 de sinais em caixa, esse dinheiro já tem destino: vai pagar comida, equipe e decoração daquelas festas. Usar os sinais para cobrir o aluguel de hoje é o caminho mais curto para faltar caixa quando a festa chegar.

A planilha precisa mostrar, para cada festa vendida:

O que aparece no fim do mês

Com cada festa fechada assim, o buffet passa a responder:

• qual pacote e qual dia da semana deixam mais margem de contribuição
• quantos excedentes houve no mês e quantos foram cobrados
• quanto a equipe custou em cada festa, e em quais passou do previsto
• quanto do caixa é sinal de festa futura
• quantas festas faltam para cobrir o custo fixo do mês

A primeira resposta muda a tabela de preços. Se o domingo à tarde deixa R$ 2.056,00 de margem com 58 convidados e a quinta deixa R$ 661,87 com 41, a quinta precisa de pacote mínimo maior ou de cardápio mais enxuto, e não de cancelamento.

Perguntas frequentes

Como calcular o lucro de uma festa no buffet infantil?

Some o pacote e os excedentes cobrados e tire comida e bebida por convidado presente, equipe, decoração, descartáveis, cartão, imposto e a parte do custo fixo. Numa festa de sábado com 94 presentes e receita de R$ 9.330,00, o lucro de exemplo foi de R$ 866,35, uma margem de 9,3% sobre a receita.

Como cobrar convidado excedente em buffet infantil?

Defina no contrato o preço por excedente e a idade de corte, conte na portaria com pulseira ou lista e feche a conta antes do fim da festa. No exemplo, 14 excedentes a R$ 95,00 somaram R$ 1.330,00. Sem essa cobrança, a mesma festa passou de R$ 866,35 de lucro para R$ 324,00 de prejuízo.

Festa em dia de semana vale a pena para o buffet?

Vale se cobrir os custos variáveis e deixar margem de contribuição. Uma festa de quinta com receita de R$ 3.895,00 deixou R$ 661,87 depois de comida, equipe, decoração, cartão e imposto. Depois do custo fixo de R$ 1.500,00 ela aparece com prejuízo, mas cancelar a festa tira os R$ 661,87 do caixa e o aluguel continua igual.

O que fazer com o sinal recebido de festa futura?

Tratar como dinheiro já comprometido com aquela festa. Com 13 festas vendidas e sinais de R$ 2.400,00 cada, há R$ 31.200,00 em caixa que vão pagar comida, equipe e decoração dessas datas. A planilha precisa separar esse valor do caixa livre, para o aluguel do mês não sair do sinal.

Leia também

• Como montar uma ficha técnica de produto que fecha
• Como ratear custo fixo por percentual de faturamento
• Como calcular o ponto de equilíbrio do seu negócio

Comece pelas festas do último mês

Pegue as festas do último mês e anote, em cada uma, convidados contratados, convidados presentes, excedentes cobrados, custo da equipe e forma de pagamento. Use o custo por convidado da sua ficha técnica.

Em 10 ou 12 festas, já dá para ver quais pacotes pagam o salão e quanto excedente ficou sem cobrança.

A gente monta essa planilha com os seus pacotes, o seu cardápio e as regras do seu contrato, com o lucro de cada festa calculado no dia seguinte ao evento.

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Planilha sob medida para buffet infantil com lucro por festa