Controle de contratos públicos: PCA, aditivo e vigência

O controle de contrato público fecha quando cada contrato tem, na mesma linha, a data de fim de vigência, o prazo interno para decidir a prorrogação, o histórico de aditivos e a diferença entre o que foi empenhado e o que já foi pago.

Se a sua área precisa disso com os prazos internos que vocês seguem, a gente monta: planilha sob medida para controle de contratos públicos.

Quem trabalha com isso conhece o mês de novembro. Alguém pergunta o que precisa ser prorrogado até dezembro, e a área passa dois dias abrindo planilha para responder. Numa agência reguladora que a gente atendeu, o cadastro estava correto: PCA, aditivos e contratos vigentes na mesma pasta. Nesses dois dias de conferência, dois contratos passaram do ponto em que ainda dava para negociar preço.

São quatro campos, e a maioria das planilhas gerenciais carrega só dois deles.

A gente trabalhou com a planilha de acompanhamento de uma agência reguladora. Ela controlava o PCA, os aditivos e os contratos vigentes na mesma pasta. O cadastro estava certo. Faltava a coluna que avisa quando o prazo de decisão está chegando.

Contrato público dá sinal de vencimento com meses de antecedência. O problema é que o aviso está numa célula de data que ninguém abre, no meio de dezenas de linhas com valores de ordem de grandeza muito diferente.

A planilha guarda o cadastro e esquece o prazo

Planilha montada como lista é ótima para guardar. Para lembrar, ela precisa de uma coluna que quase nenhuma tem, e que é a primeira a entrar numa planilha personalizada para contrato público.

Quando o controle é uma aba com uma linha por contrato, todo mundo enxerga a mesma coisa: a lista. Ninguém enxerga o que vence nos próximos 90 dias, porque isso exige ordenar por uma coluna que quase sempre está formatada como texto.

O sintoma clássico aparece em novembro. Alguém pergunta o que precisa ser prorrogado até dezembro, e a resposta leva dois dias de conferência manual. Nesses dois dias, o prazo de dois contratos já passou do ponto em que ainda dava para negociar preço.

Três documentos que precisam conversar

Os termos aparecem misturados, e cada um responde a uma pergunta diferente.

DFD é o documento de formalização da demanda. É a área pedindo. Nasce antes de tudo e costuma ficar num e-mail.

PCA é o plano de contratações anual. É a lista do que a instituição pretende contratar no ano, com valor estimado e trimestre previsto.

Contrato é o que sobrou depois do pregão eletrônico ou da dispensa. Tem valor real, fornecedor real e data real.

Na maioria das planilhas, esses três vivem em abas separadas e não se falam. O resultado é que ninguém consegue responder uma pergunta simples: dos itens que a gente colocou no PCA em janeiro, quantos viraram contrato assinado até agosto?

Quando os três estão amarrados por um código único, essa resposta sai de um filtro. Sem o código, ela vira um levantamento manual.

A data que ninguém coloca na planilha

Toda planilha de contrato tem fim de vigência. Quase nenhuma tem a data de decisão.

A data de decisão é o dia em que a área precisa dizer se prorroga ou se recontrata. Ela fica sempre antes do fim da vigência, e o intervalo depende do que a instituição consegue executar: levantamento de preço, parecer, assinatura.

Se o fim da vigência é 31 de dezembro e o processo de renovação leva 90 dias, a data de decisão é 2 de outubro. É essa data que precisa disparar o alerta, porque em dezembro o prazo de negociar preço já passou.

O mesmo raciocínio vale para o aditivo. Aditivo assinado depois do fim da vigência não prorroga contrato que já se encerrou.

Aditivo: três tipos, um limite

Aditivo vira uma palavra só na conversa, mas são coisas diferentes na planilha.

• Quantitativo. Muda a quantidade. Entra no limite de 25% de acréscimo ou supressão sobre o valor inicial atualizado, com a exceção de reforma de edifício ou de equipamento.
• Qualitativo. Muda a especificação do objeto sem mudar a natureza dele.
• Prorrogação. Muda só a vigência.

Os três precisam de colunas próprias, porque o limite de 25% só olha para um deles. Quando a planilha tem uma coluna única chamada “aditivo”, com o valor somado, ninguém sabe quanto de espaço legal ainda resta naquele contrato.

Esse espaço é a margem que a instituição tem para absorver aumento de demanda sem abrir processo novo.

O que a planilha tinha e o que o controle precisa ter

A coluna que mais muda o dia a dia é a última. O alerta é o que substitui a pessoa que lembrava de todos os prazos de cabeça e saiu de férias.

O exemplo com número real

Na mesma planilha conviviam três contratos: um de R$38.955.048, um de R$1.734.623,34 e um de R$600.000.

Somados, dão R$41.289.671,34. Esse era o único total que a planilha calculava.

Agora o número que não existia em lugar nenhum. O espaço de aditivo quantitativo, a 25% sobre cada valor inicial:

• R$38.955.048 x 25% = R$9.738.762
• R$1.734.623,34 x 25% = R$433.655,84
• R$600.000 x 25% = R$150.000

Total de R$10.322.417,84 de margem legal disponível nos três contratos. Dez milhões que ninguém sabia que tinha, e que dão a diferença entre resolver um aumento de demanda com um aditivo de duas semanas ou com um pregão de quatro meses.

A ordem de grandeza também engana. Numa lista ordenada por valor, o contrato de R$600.000 fica no fim. Se ele vence em 20 dias e o de R$38,9 milhões tem 14 meses de vigência pela frente, a lista está mostrando a prioridade invertida.

E tem o peso do erro. Um erro de 1% no contrato de R$38.955.048 vale R$389.550,48. Isso é 65% do contrato inteiro de R$600.000. A mesma célula digitada errado tem consequência diferente dependendo da linha em que está, e planilha sem regra de conferência não avisa isso.

Empenho não é pagamento

Empenho é a reserva do dinheiro no orçamento. Pagamento é o dinheiro saindo. Entre um e outro existe a liquidação, que é o aceite do que foi entregue.

Quando a planilha guarda só o valor do contrato, o gestor responde quanto foi contratado e não responde quanto ainda tem empenhado sem usar. São perguntas diferentes e a segunda é a que aparece no fim do exercício.

No contrato de R$1.734.623,34, por exemplo, saber que R$400.000 estão empenhados e R$180.000 já foram pagos muda a decisão de dezembro. Sobram R$220.000 empenhados que precisam de nota entregue e liquidada antes do encerramento, ou o saldo é anulado e o processo recomeça no ano seguinte.

O controle que resolve isso tem três colunas por contrato: empenhado, liquidado e pago. Uma coluna só de “valor” esconde as outras duas.

Quem vê o quê

A parte que costuma ser esquecida é o acesso. Numa agência reguladora, o contrato pertence a uma superintendência e tem um fiscal designado.

Quando todo mundo edita a mesma planilha, três coisas acontecem. A versão certa vira a que foi salva por último. O filtro que uma pessoa aplicou some para a outra. E o histórico de quem mudou o quê não existe.

A planilha certa resolve os três. A base fica numa aba só, com as fórmulas travadas e a área de digitação liberada. Cada fiscal lança pela visão filtrada do contrato dele: medição, link do documento e ocorrência com data. A coordenação abre o consolidado no mesmo arquivo, sem esperar ninguém mandar versão por e-mail.

Perguntas frequentes

Qual data avisa que o contrato público precisa ser prorrogado?

A data de decisão, não o fim da vigência. Se o contrato encerra em 31 de dezembro e a renovação leva 90 dias entre pesquisa de preço, parecer e assinatura, o alerta precisa disparar em 2 de outubro. Aditivo assinado depois do fim da vigência não prorroga contrato encerrado.

Como controlar o limite de 25% de aditivo por contrato?

Separe os aditivos por tipo em linhas próprias, porque o limite de 25% olha só o quantitativo. Qualitativo muda a especificação e prorrogação muda a vigência. Num contrato de R$38.955.048, esse espaço vale R$9.738.762 de margem legal, a diferença entre um aditivo de duas semanas e um pregão de quatro meses.

Empenho e pagamento são a mesma coisa no controle de contratos?

Não. Empenho é a reserva no orçamento, liquidação é o aceite do que foi entregue e pagamento é o dinheiro saindo. Num contrato de R$1.734.623,34 com R$400.000 empenhados e R$180.000 pagos, sobram R$220.000 que precisam de nota entregue e liquidada antes do encerramento do exercício, ou o saldo é anulado.

Por onde começar a melhorar a planilha de contratos da instituição?

Acrescente duas colunas hoje: a data de decisão e o saldo de 25% por contrato. Em três contratos de R$38.955.048, R$1.734.623,34 e R$600.000, esse saldo soma R$10.322.417,84 de margem que não aparecia em lugar nenhum. Depois entram os alertas de 90, 60 e 30 dias.

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Por onde começar

Não precisa jogar a planilha fora amanhã. Precisa acrescentar duas colunas nela hoje: a data de decisão e o saldo de 25% por contrato.

Se essas duas colunas já mudarem a conversa da próxima reunião, o resto do controle se paga sozinho. O que trava é a planilha montada como lista, sem coluna de prazo.

A gente faz a sua planilha sob medida, com os campos que a instituição usa, o cálculo do saldo de aditivo por tipo e o alerta de 90, 60 e 30 dias em cada contrato. A base que você já tem entra dentro dela, e quem preenche hoje continua preenchendo do mesmo jeito.

Planilha sob medida para contratos e vigências