A planilha de estoque não avisa vencimento quando ela guarda só quantidade, sem data. Ela responde quantas porções de feijão congelado existem, e não a data em que cada uma foi produzida. Enquanto a resposta for um número só, o lote de ontem e o lote de cinco meses atrás moram na mesma célula.
Se o que falta é isso com os lotes e as validades do seu estoque, a gente monta: planilha sob medida para controle de validade.
A cena é o freezer aberto, alguém procurando espaço e achando um saco no fundo, sem etiqueta. Ninguém ali sabe dizer de quando é aquilo, e a escolha entre usar e jogar fora sai em meio minuto, no meio do serviço. Quem decide é quem está com a mão no freezer naquela hora, não a ficha de produção.
Numa cozinha de restaurante com mercadinho que atendemos, a dona pediu exatamente isso, com essas palavras: “gostaria de saber, olha, aquele feijão ali vai vencer em 15 dias”.
Ela queria um aviso curto na tela, e a planilha dela não tinha como dar essa resposta, porque a data de fabricação do lote nunca foi digitada.
O erro: contagem semanal responde a pergunta errada
A operação contava estoque uma vez por semana. Duas funcionárias, cozinha rodando, contagem feita entre um serviço e outro.
A contagem gera um número por item. Feijão congelado: 34 porções. Está certo, é útil para compra, serve para saber se falta. Só que ela apaga a única informação que importa para validade: quantas dessas 34 porções são velhas. Uma planilha personalizada com a data do lote guarda essa idade desde a hora da produção.
O congelado de fabricação própria dessa cozinha vence em 180 dias contados da fabricação. Não da entrada no freezer, não da compra do insumo. Da data em que a panela saiu do fogo.
São 180 dias de vida. Com contagem semanal, isso dá 25,7 contagens dentro da vida de um lote. São vinte e cinco oportunidades de olhar para aquele item, e nenhuma delas informa a idade dele.
O congelado ainda dificulta mais. Alimento fresco muda de cor e de cheiro, e alguém percebe. Congelado com 179 dias é idêntico a congelado com 3 dias. A validade dele só aparece na etiqueta, e só aparece ali se alguém escreveu a data na hora de guardar.
A janela que se perde entre uma contagem e outra
Vamos seguir um lote do começo ao fim, com data.
Lote fabricado no dia 1º de março. Cento e oitenta dias depois é dia 28 de agosto. Essa é a data de vencimento, e ninguém precisa fazer essa conta de cabeça toda vez, mas alguém precisa fazer uma vez.
| Dia do lote | Data | O que ainda dá para fazer | O que a contagem semanal mostrava |
|---|---|---|---|
| 0 | 1º de março | fabricar, etiquetar com a data | quantidade nova somando no total |
| 150 | 29 de julho | 30 dias de janela: puxar para o cardápio, expor no mercadinho | só quantidade |
| 165 | 13 de agosto | 15 dias: promoção, prato do dia, combo | só quantidade |
| 173 | 21 de agosto | 7 dias: usa essa semana ou perde | só quantidade |
| 180 | 28 de agosto | último dia | quantidade, ainda somando |
| 181 | 29 de agosto | descarte | some do total sem explicação |
Agora repare no detalhe que custa dinheiro. A contagem é semanal. Digamos que uma tenha caído no dia 11 e a próxima no dia 18.
O lote entra na faixa dos 15 dias no dia 13. Entre as duas contagens. Quando alguém finalmente olha, no dia 18, restam 10 dias.
Cinco dos quinze dias de janela foram embora sem que ninguém pudesse agir. É um terço do prazo de reação, perdido por causa do intervalo entre duas conferências.
E isso quando a contagem é feita direitinho, na data certa, por gente que sabe o que está fazendo. Numa semana corrida, com duas pessoas na operação, a contagem atrasa dois dias e a janela cai para 8.
A conta do prejuízo
Aqui os números do lote são de exemplo, para a conta ficar visível. Troque pelos da sua ficha de produção, que você já tem.
Uma produção de feijão que rende 30 porções e consome R$120 de insumo custa R$4 por porção. Se essa porção sai no prato por R$12, o lote inteiro vale R$360 de venda.
Três finais possíveis para o mesmo lote:
O lote vence. Vai para o lixo. Perde R$120 de insumo, mais as horas de quem produziu, mais o espaço que ele ocupou no freezer por seis meses.
O lote é descoberto com 3 dias. Dá para forçar saída, mas sem margem de manobra. Vende parte, descarta parte.
O lote é descoberto com 15 dias. Vira prato do dia, vira promoção no mercadinho. Mesmo com 30% de desconto, os R$360 viram R$252.
A diferença entre o primeiro e o terceiro cenário é R$252 de receita, no mesmo lote, com o mesmo produto, sem produzir nada a mais. A única diferença entre os dois é ter descoberto o vencimento com antecedência.
Agora escale. Se um lote como esse se perde por semana, o ano fecha assim:
52 × R$120 = R$6.240 só de insumo jogado fora.
52 × R$252 = R$13.104 de receita que existia e não foi realizada.
Nenhum desses dois números aparece em lugar nenhum. Insumo perdido não gera lançamento. Ele já foi comprado, já entrou como custo, e desaparece do estoque na contagem seguinte como se tivesse sido vendido. Por isso a perda por validade não aparece em nenhum relatório da cozinha.
Como se descobre
Quatro sinais que aparecem antes do descarte.
A contagem some sem venda correspondente. Se saíram 12 porções do estoque e o caixa registrou 7 pratos, as outras 5 foram para algum lugar. Comparar contagem com venda, item a item, é a forma mais direta de medir perda.
O fundo do freezer nunca é usado. Lote novo entra por cima e é o primeiro a sair. O antigo desce. Se ninguém vira o estoque na hora de guardar, o mais velho é sempre o último, o que é exatamente o contrário do que deveria ser.
A etiqueta está sem data ou com a data da entrada. Etiqueta que diz “feijão” não serve. Etiqueta que diz a data em que foi guardado no freezer também não, quando a validade conta da fabricação.
Ninguém sabe responder de cabeça. Pergunte para a cozinha qual é o lote mais antigo que está lá dentro. Se a resposta demorar mais de dez segundos ou vier com “acho que”, o controle não existe.
Como não acontecer de novo
A saída é registrar a data do lote na hora em que ele é produzido, e não aumentar a frequência da contagem.
A ficha de produção já é preenchida na cozinha. É ali, no momento em que a panela sai do fogo, que entram três dados: o que foi produzido, quanto rendeu, e a data. O vencimento não precisa ser digitado. Ele é a data mais 180 dias, e o cálculo é da planilha, não da cabeça de ninguém.
A partir daí a pergunta da dona vira uma aba só. Uma lista com os lotes ordenados por dias restantes, do menor para o maior, com faixa de cor em 30, 15 e 7 dias. Quem abre de manhã vê o que precisa girar hoje.
Três regras que sustentam isso na prática:
A baixa é feita por lote, e não pelo item genérico. Quando sai uma porção, ela sai de um lote específico, e a planilha aponta qual é o mais antigo.
Etiqueta impressa na produção, com data de fabricação e data de vencimento já calculada. Ninguém faz conta de 180 dias no freezer.
Contagem semanal continua existindo, mas para conferir quantidade. A validade não depende mais dela.
A mesma cozinha já usava três tablets para pedido, cozinha e bar, depois de anos de comanda em papel e daquele problema que ela descreveu assim: “tem a questão da letra, que às vezes a gente entende, às vezes não entende”. O lote entrou pelo mesmo caminho: o registro é feito na origem, uma vez só, por quem está produzindo.
Perguntas frequentes
Como saber a validade do estoque na planilha
Registre a data de fabricação de cada lote no momento da produção e deixe a planilha somar o prazo. Congelado de fabricação própria costuma vencer em 180 dias contados da fabricação, não da entrada no freezer. Sem essa data, a contagem responde quantas porções existem e nunca de quando elas são.
Contagem de estoque semanal é suficiente para controlar validade?
Não. A contagem semanal diz quanto tem, nunca de quando é. Um lote de 180 dias passa por 25,7 contagens sem que nenhuma revele a idade dele. Pior: se o lote entra na faixa dos 15 dias numa terça e a contagem só acontece no domingo, cinco dos quinze dias de reação já foram embora.
Quanto custa por ano o estoque que vence na cozinha?
Um lote perdido por semana, com R$120 de insumo cada, dá R$6.240 de matéria-prima no lixo em doze meses. Some a receita que existia e não foi realizada: o mesmo lote descoberto com 15 dias de folga vira prato do dia e rende R$252, o que soma R$13.104 no ano.
Por que o prejuízo com produto vencido não aparece no financeiro?
Porque insumo perdido não gera lançamento. Ele já foi comprado, já entrou como custo, e some do estoque na contagem seguinte como se tivesse sido vendido. Um lote de R$120 descartado tem a mesma aparência de um lote de R$120 que virou R$360 de venda. Para medir, compare a baixa de estoque com as vendas do caixa, item a item.
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- Ficha técnica de marmita: custo real por porção
Teste hoje: qual é o lote mais antigo do seu freezer?
Vá até o freezer e procure a etiqueta mais velha. Se você achar em um minuto e ela tiver a data de fabricação escrita, seu controle está de pé. Se não achar, o próximo descarte já está lá dentro e ninguém sabe qual é.
A gente faz essa planilha sob medida, com o registro do lote na ficha de produção e a lista de vencimento por dias restantes já na aba de abertura. Manda uma mensagem contando o que você produz e em quantos dias vence.
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