Dupla digitação: o erro que só aparece no fechamento

Dupla digitação é quando o mesmo dado é digitado duas vezes, em dois lugares, por duas pessoas ou pela mesma. O erro que ela cria não aparece no dia. Aparece trinta dias depois, no fechamento, quando o total não bate e ninguém sabe qual das linhas está errada.

Dá para acabar com essa digitação repetida no seu caso: planilha sob medida para o seu jeito de lançar.

Quem digita não sente erro nenhum no dia. A tela fica dividida em dois arquivos, o relatório de um lado e a planilha do outro, e a pessoa desce campo por campo até acabar o lote. O incômodo chega semanas depois, quando o total do mês não fecha e a mesma pessoa precisa refazer o caminho de trás para frente.

Num escritório de contabilidade rural, a gente encontrou 435 lançamentos digitados na mão a partir de um relatório que o programa fiscal já emitia pronto. Foram 175 em abril e 260 em maio.

O dado já existia em arquivo, e mesmo assim alguém leu na tela e redigitou na planilha, campo por campo.

O erro: o dado nasce duas vezes

Todo caso de dupla digitação tem a mesma forma. Existe uma fonte, que é onde o dado nasceu de verdade. E existe uma cópia, que é onde ele foi parar depois de passar pelos olhos e pelos dedos de alguém.

Assim que a cópia é criada, passam a existir dois registros do mesmo dado. Enquanto os dois concordarem, ninguém percebe nada. Quando discordarem, alguém vai ter que escolher em qual acreditar sem ter como saber qual está certo.

No livro caixa do produtor rural, a fonte era o relatório analítico de notas. Cada lançamento carrega data, valor, tipo da nota, CFOP, participante, histórico e conta. São sete campos. Em 435 lançamentos, isso dá 3.045 digitações em dois meses.

É trabalho repetitivo, feito por gente cansada, com a tela dividida entre dois arquivos. Uma planilha sob medida que importa o relatório tira essa etapa do caminho.

E tem o agravante da planilha em si. A fórmula estava puxada até a linha 10.000. Com 435 registros preenchidos, sobram 9.565 linhas de fórmula em cima de célula vazia. Elas não somam nada, mas contam. Qualquer média ou percentual que passe por ali sai menor do que deveria.

683 linhas cruzadas todo dia

Numa indústria metalúrgica, o mesmo problema tinha outra fachada. O almoxarifado exportava do programa da fábrica um relatório de saldo com 683 linhas de item. Todo dia. E cruzava na mão, linha por linha, contra os pedidos em carteira, para decidir o que comprar.

Ninguém redigitava tudo, mas basta ler a linha errada uma vez para o item entrar na conta com o número trocado.

Faça a conta do tempo. Oito segundos para achar o item na segunda lista e comparar o número:

683 × 8 segundos = 5.464 segundos, ou 1 hora e 31 minutos por dia.
Vinte e dois dias úteis: 33 horas por mês.
Doze meses: 400 horas por ano cruzando duas listas na tela.

Quatrocentas horas de uma pessoa qualificada, todo ano, para produzir uma decisão de compra que envelhece no dia seguinte. E quando a linha errada passa, o estrago aparece na fábrica: item faltando na produção ou compra feita em duplicidade.

Por que só aparece no fechamento

Erro de digitação passa despercebido por três motivos, e os três acontecem ao mesmo tempo.

Ele não trava nada. A planilha aceita R$1.200 tanto quanto aceita R$1.020. Nenhum dos dois é inválido. A validação de campo confere se o número tem o formato certo, e não se ele corresponde ao documento de origem.

Ele não é visível na linha. Olhando um lançamento isolado, você não tem com o que comparar. O erro só existe em relação à fonte, e a fonte está em outra tela.

Ele é diluído no total. Uma diferença de R$180 dentro de um total de R$300 mil é 0,06%. Passa em qualquer conferência de olho.

Por isso ele aparece no fechamento, que é o primeiro momento em que alguém soma tudo e compara com outra coisa. E aí o que sai caro são as horas gastas procurando em qual linha ele está.

Com 435 lançamentos e 15 segundos para conferir cada um contra o relatório de origem:

435 × 15 segundos = 6.525 segundos, ou 1 hora e 49 minutos.

Uma hora e quarenta e nove minutos por causa de um dígito. E isso se você souber que o erro está em maio. Se não souber, são os 435 de abril e maio juntos.

A diferença do fechamento já diz onde olhar

Antes de sair conferindo linha por linha, olhe para o valor da diferença, porque ele já indica que tipo de erro aconteceu.

A regra do 9 vale a pena entender, porque ela resolve sozinha uma boa parte dos casos. Sempre que dois dígitos trocam de posição, a diferença é múltiplo de 9. Confira:

R$5.400 digitado como R$4.500: diferença de R$900, que é 9 × 100.
R$1.234,56 digitado como R$1.243,56: diferença de R$9,00.
R$87 digitado como R$78: diferença de R$9.

Então, se o seu fechamento não bate por R$630, você já sabe: 630 ÷ 9 = 70, número inteiro. Procure dois dígitos invertidos, não uma nota faltando.

E o sinal trocado. Um lançamento de saída de R$1.200 digitado como entrada não erra o total em R$1.200. Erra em R$2.400, porque o valor sai de um lado e entra no outro. Se a sua diferença é exatamente o dobro de um valor que está na lista, é isso.

Como se descobre antes do fechamento

Três conferências que cabem em cinco minutos por lote de lançamentos.

Total de controle. Antes de digitar, anote o total do relatório de origem e a quantidade de linhas. Depois de digitar, compare os dois. Se o total bate e a contagem bate, a digitação está boa. Se a contagem bate e o total não, é dígito. Se o total bate e a contagem não, são dois erros que se anularam.

Contagem por bloco. Não confira 435 linhas. Confira o subtotal de abril contra o relatório de abril, e o de maio contra o de maio. Se abril bate, você acabou de eliminar 175 linhas da busca e sobrou olhar 260.

Amostra de vinte. Pegue vinte lançamentos ao acaso e confira contra a fonte. Se aparecer um erro na amostra, o problema é de método, e conferir mais vinte não vai resolver.

Como não acontecer de novo

A regra é curta: o dado é digitado uma vez, no lugar onde ele nasce, e todo o resto lê dali.

Quando o relatório já existe em arquivo, importar é sempre mais barato que redigitar, mesmo contando o trabalho de arrumar o layout uma vez. Os 435 lançamentos que estavam sendo digitados viraram importação com conferência na tela: a planilha mostra o que entendeu, a pessoa aprova ou corrige o que ficou estranho, e só o que foi aprovado vira lançamento.

O cruzamento das 683 linhas seguiu a mesma lógica. Saldo de estoque de um lado, pedido em carteira do outro, e a subtração feita pela fórmula, que não cansa nem pula linha. A pessoa passou a olhar a lista de itens que ficaram abaixo do mínimo, não a lista inteira.

Quatro hábitos que sustentam isso:

Toda importação guarda o arquivo de origem. Deu diferença, você volta na fonte, não na memória.
Todo lote importado mostra total e contagem antes de gravar.
Campo que pode ser calculado não é digitado. Vencimento, saldo, total da linha.
Conferência acontece na entrada, não no fim do mês. Erro achado no dia custa um minuto para corrigir, e o mesmo erro achado no fechamento custa uma tarde de conferência.

Perguntas frequentes

Como achar o erro quando o fechamento não bate

Divida a diferença por 9. Se der número inteiro, dois dígitos trocaram de lugar, como R$5.400 digitado R$4.500. Se a diferença for o dobro exato de um lançamento da lista, é sinal invertido. Se for igual a um valor da lista, tem linha faltando ou repetida. O valor da diferença aponta o tipo de erro antes de abrir a base.

Quanto tempo se perde digitando o mesmo dado duas vezes?

Mais do que parece. Um escritório contábil redigitou 435 lançamentos de sete campos em dois meses, o que dá 3.045 digitações de um relatório que já saía pronto do programa fiscal. Numa metalúrgica, cruzar 683 linhas de saldo na mão todo dia consumia 1 hora e 31 minutos, ou 400 horas por ano.

Por que o erro de digitação só aparece no fim do mês?

Porque nada trava na hora. A planilha aceita R$1.020 tanto quanto R$1.200, e uma diferença de R$180 dentro de R$300 mil é 0,06%, invisível em conferência de olho. O erro só existe em relação à fonte, que está em outra tela. No fechamento, achar um dígito em 435 lançamentos leva 1 hora e 49 minutos.

Compensa importar o relatório em vez de digitar na mão?

Compensa quase sempre. Arrumar o layout da importação é trabalho de uma vez; digitar 435 lançamentos é trabalho de todo mês, e cada lote traz a chance de uma tarde de caçada no fechamento. O corte prático: se o dado já existe em arquivo e são mais de 50 linhas por mês, importar sai na frente.

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Conte quantas vezes o mesmo dado é digitado no seu mês

Escolha um número que aparece no seu fechamento e siga o caminho dele para trás. Se em algum ponto alguém leu de uma tela e digitou em outra, você já achou o lugar onde o próximo erro vai nascer.

A gente monta a planilha sob medida que troca essa digitação por importação com conferência, e o cruzamento manual por uma lista curta do que precisa de decisão. O relatório entra colado numa aba fixa, com total e contagem conferidos na hora, e o resto é fórmula.

Planilha sob medida sem digitar duas vezes