Controle de apólices de seguro garantia em planilha

Para controlar apólice de seguro garantia em planilha, cada apólice precisa de um registro único que carregue tomador, segurado, vigência, importância garantida, taxa, prêmio, status e a lista de endossos presa ao mesmo número. O e-mail da seguradora vira um evento datado dentro desse registro, nunca o registro em si.

Se você quer isso já ajustado à sua carteira e às seguradoras com que trabalha, a gente monta: planilha sob medida para controle de apólices.

Na corretora em que a gente ficou meses, ninguém conseguia dizer de cabeça em que pé estava cada proposta. A mesma garantia tinha uma cotação enviada em março, uma recusa de uma seguradora, um aceite de outra e um endosso de prorrogação marcado para o ano seguinte. Quem cuidou do caso sabia a história inteira. A planilha guardava só o último rótulo que alguém teve tempo de digitar.

Quem vive de garantia conhece a raiz disso: a mesma apólice existe em quatro lugares ao mesmo tempo, na planilha de pipeline, na pasta de rede, na caixa de entrada e na memória de quem cuidou daquele caso.

Passamos meses dentro da operação de uma corretora especializada em seguro garantia. A conversa começou assim: “eu não tô conseguindo manter o meu pipeline atualizado”. Logo depois veio a segunda frase: “está muito manual e tô perdendo bastante tempo”.

Este artigo mostra onde a planilha improvisada quebra nesse ramo e o que uma planilha sob medida para garantia precisa ter.

Por que a planilha de pipeline improvisada não segura garantia

Uma planilha de status guarda bem uma coisa só: o estado de hoje. Cotação enviada. Proposta em análise. Apólice emitida. Você sobrescreve a célula de status e toca a vida.

Garantia não se comporta assim. A mesma proposta pode ser declinada por uma seguradora, aceita por outra, nomeada semanas depois e ainda receber endosso de prorrogação no ano seguinte. Sobrescrever a célula apaga a história inteira.

Quando o cliente liga e pergunta por que aquela apólice saiu com aquela taxa, a planilha de uma linha por apólice responde com o valor de agora. Ela não diz quem mudou, em que dia e com base em qual e-mail.

O segundo ponto de atrito era a pasta de rede. O e-mail da seguradora chegava, alguém abria, entendia do que se tratava, renomeava o arquivo e arrastava para a pasta certa. São três passos manuais que consomem o tempo de quem poderia estar cotando a próxima garantia.

Quatro e-mails contraditórios sobre o mesmo crédito

Esse foi o caso que mais custou caro na operação. Sobre um único crédito, chegaram 4 e-mails da seguradora dizendo coisas diferentes. Um pedia documento. Outro informava análise. Outro trazia condição. O último dava a nomeação.

Quem classificou leu o segundo e-mail e parou ali. Marcou “em análise” na planilha. A apólice já estava nomeada havia dias.

O estrago aparece quando alguém responde ao cliente com convicção, errado, porque a planilha dizia aquilo. A célula você acerta em dez segundos, e a informação errada já saiu por e-mail.

Um registro por apólice resolve o desenho. Cada e-mail vira um evento datado dentro do registro, na ordem em que chegou. O status passa a ser calculado pelo último evento, não pela leitura de quem estava com pressa naquela terça-feira.

A taxa que saiu 0,36% onde o certo era 1%

Esse é o erro clássico de campo digitado à mão. Na planilha, a taxa da apólice era texto livre. Alguém digitou 0,36% num caso em que a taxa correta era 1%.

Faça a conta com valor redondo para enxergar o tamanho do buraco. Garantia de R$1.000.000. A 1%, o prêmio dá R$10.000. A 0,36%, dá R$3.600. Diferença de R$6.400 numa apólice só. A corretagem sai proporcional ao prêmio, então o erro chega inteiro na receita da corretora.

O que colocamos no lugar foi taxa puxada da tabela do produto, com o campo manual liberado apenas quando existe justificativa escrita dentro do registro.

O campo continua editável, só que passou a exigir motivo: taxa fora da tabela sem justificativa escrita não salva.

Os 6 tipos de endosso que a sua planilha precisa separar

O endosso é o ponto em que a planilha de uma aba só não dá mais conta. São 6 tipos na rotina dessa corretora, e cada um mexe em uma parte diferente da apólice.

Na planilha de uma aba só, cada endosso vira uma linha nova embaixo ou, pior, uma edição na linha antiga. Nos dois casos você perde a apólice original de vista.

O desenho que funciona são duas abas amarradas pelo número da apólice. Uma guarda a apólice. A outra guarda cada endosso, com número próprio, data e o valor que ele acrescenta ou retira. A importância garantida de hoje vira uma soma calculada, nunca um número digitado.

O que o registro de apólice precisa ter

Lista do que vimos ser obrigatório para uma corretora de garantia parar de sofrer com controle paralelo:

• Número da apólice e número da proposta em campos separados
• Tomador e segurado como cadastro, não como texto livre
• Objeto garantido, com o número do contrato ou do edital
• Vigência com início e fim, e aviso de vencimento com antecedência configurável
• Importância garantida atual, calculada a partir dos endossos
• Taxa aplicada e prêmio, com a origem da taxa registrada
• Status do pipeline com a data de cada mudança
• Corretagem prevista e corretagem recebida, separadas
• CCG assinado, sim ou não, com a data da assinatura
• Todos os e-mails da seguradora amarrados ao número da apólice

Nada dessa lista é exótico. Tudo já existia na planilha, no e-mail ou na cabeça de alguém, e o que muda é que agora esses dados ficam presos ao mesmo número de apólice, em um lugar só.

O caso real: pipeline em dia sem digitar duas vezes

A corretora chegou com o pipeline numa planilha de status e as apólices antigas fora de qualquer controle. Apólice velha só existia como PDF na pasta de rede.

O primeiro trabalho foi trazer a base antiga para dentro. Toda apólice virou registro, com vigência e valor. Só isso já revelou apólices caminhando para o vencimento sem ninguém acompanhando.

O segundo foi a listagem. Uma carteira de 200 apólices só era vista rolando o arquivo inteiro, de cima a baixo. Com filtro por status e ordenação por vencimento, o que precisa de ação nesta semana passou a caber em uma tela.

O terceiro foi o e-mail. Em vez de classificar, renomear e arquivar na mão, cada e-mail virou uma linha na aba de eventos, com a data de chegada, o assunto e o caminho do arquivo. Os 4 e-mails contraditórios daquele crédito ficaram na mesma lista, em ordem cronológica. Quem abre o caso lê a sequência inteira antes de responder qualquer coisa.

O pedido dela era esse: abrir a planilha e enxergar o pipeline sem precisar reconstruir nada de memória.

Modelo pronto ou planilha sob medida: até onde cada uma vai

Um modelo pronto resolve enquanto a carteira é pequena, uma pessoa só mexe e endosso é raro. Quando entram endosso, segunda pessoa e apólice antiga, o que segura é planilha feita para garantia: cadastro de tomador e segurado, aba de endosso amarrada pelo número, taxa vinda da tabela e aviso de vencimento.

O sinal de que esse ponto já passou é sempre o mesmo. Alguém pergunta o status de uma apólice e a resposta começa com “deixa eu conferir no e-mail”.

Perguntas frequentes

Como controlar apólice de seguro garantia em planilha?

Cada apólice vira um registro único com tomador, segurado, vigência, importância garantida, taxa, prêmio e status, e os e-mails da seguradora entram como eventos datados dentro desse registro. Numa corretora com carteira de 200 apólices, esse desenho fez o que precisa de ação na semana caber em uma tela, com filtro por status e ordenação por vencimento.

Quais são os tipos de endosso de seguro garantia?

São 6 tipos na rotina de uma corretora: prorrogação de vigência, aumento de importância garantida, redução de importância garantida, alteração cadastral, substituição de objeto e cancelamento. Quatro deles mexem no prêmio, um depende do valor e a alteração cadastral não mexe. Cada endosso precisa de número próprio, data e o valor que acrescenta ou retira.

Como se calcula o prêmio do seguro garantia?

O prêmio sai da importância garantida multiplicada pela taxa do produto. Uma garantia de R$1.000.000 a 1% dá R$10.000 de prêmio. Digitada errada a 0,36%, a mesma apólice sai por R$3.600, diferença de R$6.400. Como a corretagem é proporcional ao prêmio, o erro de digitação chega inteiro na receita da corretora.

Modelo pronto de planilha serve para corretora de seguro garantia?

Serve enquanto a carteira é pequena, uma pessoa só mexe e endosso é raro. Com os 6 tipos de endosso, apólices antigas fora de controle e uma segunda pessoa lançando, o que segura é planilha feita para garantia: cadastro de tomador e segurado, aba de endosso amarrada pelo número e taxa vinda da tabela do produto.

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Comece pelo campo que já te deu prejuízo

Se você trabalha com garantia e quer arrumar esse controle, comece pelo campo que já custou dinheiro, antes de pensar em layout ou painel. Na corretora, foi a taxa.

Amarre esse campo a uma tabela, registre de onde ele veio e guarde o histórico de quem mexeu. Depois puxe as apólices antigas para dentro. Com número, responsável e sequência de eventos em cada apólice, o pipeline passa a sair da própria base, sem ninguém precisar reconstruir status.

A gente monta essa planilha sob medida, falando o vocabulário da sua corretora: tomador, endosso, nomeação, declínio, CCG.

Planilha sob medida para controle de apólices