Quando o fechamento do mês não bate, o furo quase nunca está na fórmula da soma. Ele está em um de seis lugares, e todos os seis produzem números plausíveis. É por isso que o erro sobrevive ao mês seguinte.
Se você quer isso amarrado às contas do seu fechamento, a gente monta: planilha sob medida para fechamento mensal.
Quem procura o furo já refez a soma três vezes antes de pedir ajuda. Confere a fórmula, confere o intervalo, confere de novo, e o total não se mexe. A gente entrou num caso desses porque o ano tinha fechado R$ 74.963,39 negativo e ninguém no escritório sabia apontar de onde vinha.
Os seis são de desenho: coluna que aceita branco, data errada, linha repetida, sinal invertido. Todos aparecem em planilha e todos se resolvem dentro dela, sem trocar de ferramenta. Uma planilha sob medida com contador de pendência fecha essas portas antes de o mês virar.
Antes do roteiro, dois casos que mostram os dois jeitos de o fechamento enganar você.
Quando a subtração fecha e o mês continua errado
Num controle de patrimônio familiar, o ano terminou assim: entradas de R$ 2.650.717,18, saídas de R$ 2.725.680,57 e resultado negativo de R$ 74.963,39.
Confira a subtração. 2.725.680,57 menos 2.650.717,18 dá exatamente 74.963,39. A planilha está coerente consigo mesma. Nenhuma célula está quebrada.
E o resultado ainda pode estar errado, porque nenhuma dessas contas verifica se cada lançamento entrou no grupo certo.
Meça o buraco. 74.963,39 sobre 2.650.717,18 é 2,83% das entradas do ano. Uma única transferência de conta para conta, de uns 75 mil, lançada como saída em vez de movimentação interna, produz esse resultado sozinha.
Espalhe o valor no tempo e ele fica ainda mais fácil de não ver. São R$ 6.246,95 por mês sobre uma entrada média de R$ 220.893,10. Ninguém percebe 2,8% olhando um mês. Isso só aparece no acumulado do ano, quando refazer dá trabalho.
Quando o lucro é bom demais para ser verdade
O segundo caso veio de um distribuidor que também instala. O resultado apareceu com R$ 135 mil de lucro sobre R$ 264 mil de faturamento.
Divida. 135 sobre 264 dá 51,1% de margem em uma operação que compra, revende e manda equipe para a obra. Uma margem desse tamanho nesse tipo de operação já indica que falta custo na conta.
Refizemos a conta com os custos que a própria empresa conhecia. Custo fixo de R$ 100 mil no período. Custo variável de 50% sobre o faturamento, o que dá R$ 132 mil em cima de R$ 264 mil. Somando, R$ 232 mil de custo.
O resultado real era R$ 32 mil. O relatório dizia R$ 135 mil. Furo de R$ 103 mil, ou 39% do faturamento apresentado como lucro que não existia.
A causa foi simples: item cadastrado sem classificação de fixo ou variável não entrava em nenhuma das somas e sumia do relatório sem gerar mensagem de erro.
O ponto de equilíbrio saiu contaminado junto. R$ 100 mil de custo fixo divididos por 0,50 dão R$ 200 mil de faturamento para empatar. A planilha mostrava R$ 163 mil. Quem fatura 163 e comemora está R$ 37 mil abaixo do ponto onde a conta zera.
Os 6 lugares, em ordem de procura
| Lugar | Sintoma | Teste de dois minutos |
|---|---|---|
| 1. Lançamento sem classificação | totais parciais menores que o total geral | some as categorias e compare com a soma bruta |
| 2. Transferência entre contas | resultado negativo sem explicação | filtre movimentações entre contas próprias |
| 3. Data errada de competência | mês fraco seguido de mês forte | olhe os dias 30, 31, 1 e 2 |
| 4. Duplicidade | contagem de lançamentos maior que a esperada | conte linhas por valor e data |
| 5. Intervalo da fórmula | o total para de crescer com a base | compare a última linha da soma com a última da tabela |
| 6. Sinal invertido | crédito engordando a despesa | filtre valores positivos em conta de abatimento |
1. O lançamento sem classificação
Este é o furo do caso do distribuidor. O item existe, tem valor, aparece na listagem e não pertence a nenhum grupo.
Toda soma feita por categoria vai ignorar ele. Toda soma feita sobre a tabela crua vai incluir. As duas somas estão corretas e dão resultados diferentes.
O teste é direto. Some todos os grupos e compare com a soma da coluna inteira. A diferença é o valor dos órfãos.
A prevenção é igualmente simples: lista suspensa obrigatória na coluna de classificação, sem opção em branco, e um contador no topo da planilha mostrando quantos itens estão sem grupo antes de fechar o mês.
2. A transferência entre contas
Dinheiro que sai da conta A e entra na conta B continua sendo o mesmo dinheiro em outro lugar, e não vira despesa nem receita.
Quando isso é lançado como saída em uma conta e não como entrada na outra, o resultado do mês encolhe pelo valor cheio. Foi o padrão que a gente foi procurar nos R$ 74.963,39 do controle familiar.
Também acontece o contrário, com a transferência contada duas vezes como entrada, o que infla o faturamento.
O teste é filtrar as movimentações entre contas próprias e conferir se cada uma tem par. A que estiver sozinha é o furo.
3. A data que o fechamento usa
Data de emissão, data de vencimento e data de pagamento são três datas. Todo fechamento usa uma delas, e nem todo mundo sabe qual.
O sintoma clássico é um mês magro seguido de um mês gordo, sem nada ter mudado na operação. A nota do dia 31 caiu no mês seguinte, e o pagamento do dia 2 puxou a despesa do mês anterior.
Olhe os quatro dias de fronteira: 30, 31, 1 e 2. Quase todo desvio de data mora ali.
Escolha um regime e escreva isso na planilha. Regime de caixa olha quando o dinheiro entrou. Regime de competência olha quando o serviço aconteceu. Misturar os dois no mesmo relatório garante que ele nunca vai fechar.
4. A duplicidade
O mesmo lançamento entra duas vezes, geralmente porque foi digitado e depois importado, ou importado dois dias seguidos.
O detector mais barato é a contagem. Se você conhece o volume normal do mês, uma contagem fora da curva já denuncia. Num controle de transporte com cerca de 1.500 lançamentos por mês, 1.560 linhas é motivo para olhar.
Procure por valor e data iguais na mesma tabela. Duplicata quase sempre repete os dois campos.
Para não voltar, use um identificador único por lançamento: número do documento, do recibo ou da nota. Sem ele, a conferência depende de alguém reparar na repetição.
5. O intervalo que não cresceu com a base
A soma foi escrita quando a tabela tinha 1.000 linhas. A tabela chegou a 1.500. A fórmula continua parando na 1.000.
O total fica menor e continua com aparência de número correto, sem nada na tela indicando que faltaram linhas.
O outro extremo também aparece. Numa contabilidade rural, a fórmula estava puxada até a linha 10.000 para nunca faltar. Isso resolve o corte e cria outro risco: qualquer coisa colada depois da linha 500 entra na conta sem ninguém perceber.
O teste leva dez segundos. Clique na célula do total e veja onde o intervalo termina. Compare com a última linha preenchida.
6. O sinal invertido
Crédito que soma em vez de abater erra o dobro do valor, e por isso é o mais difícil de rastrear pela diferença.
A gente encontrou isso numa imobiliária com obra própria. O crédito do fornecedor estava somando na conta a pagar em vez de reduzir o saldo. Um crédito de R$ 1.000 lançado com sinal errado gera R$ 2.000 de diferença: os mil que deveriam sair e os mil que entraram indevidamente.
Devolução, estorno, desconto e adiantamento caem todos nessa armadilha.
Filtre as contas de abatimento e olhe se algum valor está positivo. Deveria estar tudo negativo, ou tudo numa coluna separada de abatimento.
A ordem que economiza tempo
Comece pelo tamanho do furo, porque ele mesmo entrega a pista.
Se o valor da diferença for igual ao de um lançamento existente, você tem um lançamento a mais ou a menos. Procure por esse valor exato na tabela.
Se a diferença for par, divida por dois e procure. Metade das duplicidades aparece assim.
Divida a diferença por 9. Se der número redondo, houve dígito trocado de lugar na digitação. Nos R$ 74.963,39 do controle familiar, essa divisão dá 8.329,26 e sobra, o que descartou a hipótese de dígito trocado logo no começo.
Se nada disso pegar, vá para o roteiro dos 6 na ordem da tabela. Os dois primeiros lugares resolvem a maioria dos casos que a gente já abriu.
Perguntas frequentes
Fechamento do mês não bate, por onde começar a procurar
Comece pelo valor da diferença. Se ele for igual a um lançamento existente, tem linha a mais ou a menos. Se for par, divida por dois e procure duplicidade. Se dividir por 9 e der número redondo, houve dígito trocado na digitação. Só depois vá ao roteiro dos 6 lugares, começando por lançamento sem classificação.
Transferência entre contas conta como despesa?
Não. Dinheiro que sai da conta A e entra na conta B é a mesma nota mudando de lugar. Lançada como saída sem a entrada correspondente, ela encolhe o resultado pelo valor cheio. Num controle familiar, R$ 74.963,39 de resultado negativo equivaliam a 2,83% das entradas do ano, o tamanho exato de uma transferência solta.
O lucro do meu relatório está alto demais, o que pode ser?
Item cadastrado sem classificação de fixo ou variável, que não entra em nenhuma soma e some do custo. Um distribuidor viu R$ 135 mil de lucro sobre R$ 264 mil de faturamento, 51% de margem numa operação que compra, revende e manda equipe para obra. Refeita a conta, o resultado real era R$ 32 mil.
Vale a pena travar a planilha antes de fechar o mês?
Vale, e são três contadores no alto da página: lançamentos sem classificação, sem data e sem par de transferência. Zerados, o mês pode fechar. A alternativa é o relatório bonito e errado, como os R$ 135 mil de lucro que eram R$ 32 mil, ou o ponto de equilíbrio R$ 37 mil abaixo do real.
Leia também
- Como fazer DRE mensal sem contador do lado
- Controle de patrimônio familiar: imóveis e cartões
- Como calcular o ponto de equilíbrio do seu negócio
Feche o mês com a conta dos órfãos à vista
O passo que impede a maior parte desses furos é um só: antes de fechar, deixe três contadores no alto da planilha, mostrando quantos lançamentos estão sem classificação, sem data e sem par de transferência.
Se esses três contadores estiverem zerados, o mês pode fechar. Se não estiverem, o relatório vai sair bonito e errado, como saíram os R$ 135 mil de lucro que na verdade eram R$ 32 mil.
A gente faz a planilha de fechamento sob medida, com esses travamentos, a sua estrutura de categorias, os contadores de pendência no alto e o total que abre até o lançamento que o formou.
Manda uma mensagem contando onde o seu mês costuma não bater.
Opa,
o que você achou dessa aula? Conta pra mim 👇