Como controlar estoque por lote e validade

Pare de controlar o estoque por produto e passe a controlar por lote. Cada entrada vira um registro próprio, com número, data de origem e uma data de vencimento calculada pela planilha. A saída tira sempre do lote que vence antes. O alerta dispara com dias de sobra para você vender, não no dia em que venceu.

Se o seu estoque tem lote, validade e prazo diferente por fornecedor, a gente monta do seu jeito: planilha sob medida para controle de lote e validade.

A dona de um restaurante com mercadinho anexo abriu a câmara e mostrou o problema com o dedo. Ela queria abrir a tela e ler que aquele feijão ali vence em 15 dias. A planilha respondia outra coisa: saldo do produto, um número só, sem data. Quem estava na cozinha decidia o que usar primeiro pelo que estava mais à mão.

Isso resolve o buraco da planilha de estoque montada do jeito óbvio, aquela em que um item é uma linha. Uma linha guarda uma quantidade e, no máximo, uma data. Só que na prateleira tem entrada de três dias diferentes, com três vencimentos diferentes, e o total de 40 unidades não diz quantas delas vencem no mês que vem.

Uma planilha sob medida para estoque tem duas tabelas em vez de uma: produto de um lado, lote do outro. É a partir dessas duas tabelas que os passos seguintes deste artigo funcionam.

Os números deste artigo vieram de um restaurante com mercadinho anexo que congela produção própria. Serve igual para farmácia, distribuidora de cosmético, laticínio, casa de rações, laboratório e qualquer operação em que a validade decide o que sai da prateleira primeiro.

Passo 1: decida qual é a sua unidade de controle

Um lote é tudo que entrou no estoque no mesmo evento, com a mesma origem e o mesmo vencimento. Uma fornada, uma nota de compra, uma batelada de produção.

A partir daí, “feijão congelado” deixa de ser uma linha e vira um cadastro de produto com vários lotes pendurados nele. Continua sendo o mesmo produto, só que cada lote tem o próprio saldo e a própria data.

É essa separação que permite a tela que a dona do restaurante pediu com estas palavras: “gostaria de saber, olha, aquele feijão ali vai vencer em 15 dias”. Num controle que guarda só o saldo do produto, essa pergunta não tem como ser respondida.

Passo 2: guarde o prazo em dias, não a data

No cadastro do produto vai um campo em dias. No caso dos congelados de fabricação própria daquela cozinha, são 180 dias contados do dia da fabricação, não da compra do insumo nem da entrada na câmara.

No lote você registra só a data de fabricação. O vencimento sai de uma conta.

Fabricação em 10 de março. Some 21 dias e você chega ao fim de março. Mais 30 de abril dão 51. Mais 31 de maio dão 82. Mais 30 de junho dão 112. Mais 31 de julho dão 143. Mais 31 de agosto dão 174. Faltam 6 dias, que caem em 6 de setembro.

Essa data de 06/09 não é digitada por ninguém, o campo é calculado pela planilha.

Quando a validade é digitada à mão, aparece um erro difícil de detectar: alguém copia a data do lote anterior ou erra o mês. Como o resultado tem cara de data válida, nada acusa, e o lote passa meses com um vencimento que não existe.

Quando a mercadoria vem comprada, o caminho é o inverso. A data impressa na embalagem é o dado, e a planilha calcula quantos dias faltam. Os dois casos terminam no mesmo campo: dias restantes.

Passo 3: numere o lote com uma regra fixa

Número de lote inventado na hora vira dois lotes com o mesmo nome em três semanas.

Use data mais sequencial. Uma produção do dia 10 de março de 2026 vira 10032026-01. A segunda do mesmo dia vira 10032026-02.

A regra tem que caber na etiqueta e ser lida por quem está no meio do serviço, de luva, sem tempo de conferir planilha.

Passo 4: defina onde cada informação mora

Boa parte da confusão de estoque vem de gravar a mesma informação em dois lugares diferentes. Este é o desenho que a gente usa.

Repare que o saldo não é um campo digitado: ele é a soma dos movimentos daquele lote. Se alguém puder editar o saldo direto, o número deixa de ter relação com o que entrou e saiu.

Passo 5: a saída sai do lote mais velho

A regra se chama FEFO, que quer dizer sai primeiro o que vence primeiro.

Na prática, quem vende não escolhe lote. A pessoa lança “1 porção de feijão congelado” e a planilha decide de qual lote tirar, sempre do vencimento mais próximo que ainda tem saldo.

Isso precisa estar automático porque na hora do movimento ninguém vai conferir data. E porque o funcionário pega o pacote que está na frente da prateleira, que costuma ser o mais novo.

Se a estante contraria a planilha, o lote velho continua com saldo registrado e ninguém tira nada dele na prateleira. Por isso a etiqueta com o “vence em” bem grande importa tanto quanto o cadastro.

Passo 6: configure o alerta por categoria

Alerta de validade não pode ser um número só para o estoque inteiro.

Congelado com 180 dias de prazo pede aviso com 15 dias de antecedência. Um item de prazo curto pede aviso com 2 ou 3 dias. Um item de prazo longo pode pedir 30.

O prazo do lote fabricado em 10 de março vence em 6 de setembro. Com 15 dias de antecedência, o aviso aparece em 22 de agosto.

Duas exigências para esse aviso funcionar. Ele aparece na tela que a equipe já abre todo dia, não em relatório que alguém precisa lembrar de rodar. E ele tem um botão do lado, para registrar o que foi decidido, porque um aviso que ninguém responde vira paisagem em duas semanas.

Passo 7: cruze o alerta com o giro, não só com a data

Essa é a parte que quase todo controle de validade deixa de fora, e sem ela o aviso de vencimento não ajuda a decidir nada.

Saber que vence em 15 dias só ajuda se você souber quanto daquele item sai por dia.

Em 22 de agosto, o lote de 24 porções está com 9 no saldo. O giro médio desse item é 0,3 porção por dia.

Multiplique 0,3 por 15 dias e você vende 4,5 porções até o vencimento. Sobram 4,5 porções para virar perda.

Essa conta muda o que fazer com o lote. Se o giro cobrisse as 9, a orientação seria esperar e vender no preço normal. Como ele cobre metade, a decisão vira outra: desconto no balcão, uso como insumo em um prato do cardápio ou consumo interno, decidido em 22 de agosto e não em 5 de setembro.

Multiplique as 4,5 porções pelo seu custo de produção e você tem, em reais, o que aquele aviso economizou. Esse valor em reais é o que mostra se vale a pena manter o controle rodando.

Passo 8: com baixa automática, a contagem só confere

A contagem daquela operação é semanal. São 52 contagens no ano e até 7 dias de saldo estimado entre uma e outra.

Sem baixa automática, ninguém sabe o saldo nesses 7 dias e a contagem serve para descobrir quanto tem. Quando a baixa sai da própria venda, a contagem passa a servir para conferir o que a planilha já dizia.

Muda também o que se faz com a diferença. Antes, a diferença era o número final e o jeito era ajustar e seguir em frente. Com o controle por lote, cada diferença passa a exigir uma causa: quebra, perda por validade, consumo interno, erro de porção na ficha de produção ou venda não lançada.

Essa lista de motivos é o que permite saber se o furo está na cozinha, na ficha ou no caixa. Com 2 pessoas na operação, ninguém investiga diferença toda semana. O motivo precisa ser escolhido no toque do ajuste.

E conte por lote, não por produto. Contar 40 unidades de feijão sem separar de qual lote são joga fora todo o trabalho anterior.

Passo 9: registre o vencimento como perda, com motivo e valor

Quando o lote vence, o lançamento é de perda, com o motivo e o valor.

Se ele sai como ajuste de contagem, o prejuízo some no meio da diferença de estoque e ninguém nunca soma quanto o vencimento custou no ano.

Lançada como perda, ela alimenta um relatório por validade, por produto e por mês, que em três meses aponta quais itens você compra demais ou produz demais.

Perguntas frequentes

Como controlar estoque por lote e validade?

Registre cada entrada como um lote próprio, com número, data de origem e vencimento calculado pela planilha a partir de um prazo em dias guardado no cadastro do produto. Um congelado de fabricação própria com prazo de 180 dias, feito em 10 de março, vence em 6 de setembro. A saída tira sempre do lote que vence primeiro.

Qual a diferença entre controlar estoque por produto e por lote?

O produto não vence, o lote vence. Uma linha por produto guarda uma quantidade e no máximo uma data, então um saldo de 40 unidades não diz quantas delas vencem no mês que vem. Com duas tabelas, produto de um lado e lote do outro, o mesmo item passa a ter saldos e datas separados por entrada.

Com quantos dias de antecedência avisar que o produto vai vencer?

Depende da categoria e do giro. Congelado de 180 dias pede aviso 15 dias antes, item de prazo curto pede 2 ou 3 dias, prazo longo aceita 30. E cruze o aviso com a venda: 9 porções em estoque com giro de 0,3 por dia vendem 4,5 até o vencimento, e as outras 4,5 viram perda se ninguém decidir nada.

Vale a pena controlar lote numa operação com duas pessoas?

Vale, porque o controle por lote diminui o trabalho manual. Com contagem semanal são 52 contagens por ano e até 7 dias de saldo estimado entre uma e outra. Com a baixa saindo da venda, a contagem passa a conferir o que a planilha já diz, e cada diferença exige um motivo escolhido no momento do ajuste.

Leia também

• Controle de validade de estoque em restaurante
• Estoque vencido: o prejuízo que a planilha não avisa
• Estoque mínimo e pedidos em carteira na indústria

Comece pela próxima entrada

Não tente cadastrar o estoque inteiro de uma vez. Você vai desistir na terceira prateleira.

Comece pela próxima entrada. Dê um número de lote, registre a data de origem, deixe o prazo do produto calcular o vencimento e cole a etiqueta. Faça isso por duas semanas e você já tem a fila de vencimentos ordenada, com o que sai primeiro no topo.

A gente monta essa planilha sob medida, com cadastro de produto, tabela de lotes, vencimento calculado, saída pelo lote mais velho, alerta por categoria e contagem com motivo de ajuste obrigatório. Você continua no Excel, com a estrutura que a prateleira exige.

Planilha sob medida sem senha e sem trava