Separar as finanças pessoais das da empresa são cinco passos, nesta ordem: abrir uma conta que só a empresa usa, definir um pró-labore fixo, abrir a fatura do cartão linha a linha, colocar teto em cada categoria e conferir tudo no dia 5 do mês seguinte. Sem o pró-labore definido, os outros quatro desmontam em duas semanas.
Isso não é conselho de livro. É a sequência que a gente aplicou em escritório de projeto, loja de rua, clínica e prestador de serviço. Muda o vocabulário, não muda a ordem.
O caso que deixou isso mais claro foi o de um escritório de arquitetura. A dona abriu a conversa dizendo “hoje está uma bagunça” e emendou: “eu misturo às vezes a parte financeira pessoal com a da empresa”. Ela já sabia o resultado. Disse com todas as letras que estava “tendo triplo de gasto em relação ao meu salário”.
Repare no que aconteceu ali. Ela sabia o tamanho do buraco e não sabia o nome de nenhuma das despesas que formavam o buraco. Esse é o padrão.
O teste de três minutos
Antes de montar qualquer controle, responda uma pergunta: quanto custou manter a sua empresa aberta no mês passado?
Se para responder você precisa abrir o aplicativo do banco e ir rolando o extrato, está misturado. Se você responde um número e depois lembra que faltou o cartão, também está.
O objetivo dos cinco passos abaixo é fazer essa resposta caber em uma tela, sem cálculo, todo dia 5.
Passo 1. Uma conta que só a empresa usa
A conta da empresa recebe faturamento e paga custo de operação. Nada mais entra e nada mais sai.
A conta pessoal recebe uma coisa só, o pró-labore, e paga a vida.
Falta um terceiro bolso que quase ninguém cria: o dinheiro de terceiro. É a verba que o cliente deposita para você comprar material, pagar um fornecedor dele ou repassar a um parceiro. Aquilo nunca foi sua receita. Se entrar como faturamento, o mês aparece ótimo e o resultado é inventado.
Enquanto os três estiverem na mesma conta, nenhum relatório vai funcionar, porque o extrato já nasce embaralhado.
Passo 2. Pró-labore fixo, no mesmo dia todo mês
O pró-labore é o que faz a separação parar em pé. Sem ele, a pessoa física não sabe quanto pode gastar, e volta a puxar da conta da empresa na primeira semana apertada.
Ele é um valor fixo, na mesma data, saindo da conta da empresa para a conta pessoal. Não muda porque entrou um contrato grande. Se sobrar caixa, o excedente vira distribuição no fechamento do trimestre.
Para achar o valor, some doze meses de gasto pessoal e divida por doze. Inclua o que só aparece uma vez por ano: IPVA, seguro do carro, material escolar, viagem de férias. É o passo que mais muda o número e o que quase todo mundo pula, porque dá trabalho uma vez.
Se o resultado for maior do que a empresa aguenta pagar, você acabou de descobrir o problema real. E é melhor descobrir agora do que em novembro.
Passo 3. A fatura do cartão não é uma despesa
Fatura de cartão é uma lista de despesas. Enquanto o lançamento for “cartão R$ 6.800”, nenhum controle vai dizer para onde o dinheiro foi.
Abrir a fatura significa jogar cada linha em uma categoria. Combustível de visita técnica vai para a empresa. Almoço de sábado vai para a pessoa física. Assinatura de software de trabalho vai para a empresa. Farmácia vai para a pessoa física.
A parte chata é decidir os casos duvidosos. A parte que salva é escrever a regra uma vez, por estabelecimento, e nunca mais decidir. Numa planilha personalizada para o seu caso, essa regra fica gravada no cadastro do estabelecimento. Mercado sempre pessoal. Papelaria sempre empresa. Posto de combustível, empresa quando tiver obra ou visita naquele dia, pessoal quando não tiver.
Na primeira vez isso leva umas duas horas. Do segundo mês em diante, leva quinze minutos, porque o estabelecimento repetido já vem classificado.
Passo 4. Teto por categoria, com aviso antes do fim do mês
Categoria sem teto é só um rótulo bonito. Ela mostra o estrago depois que ele já aconteceu.
Teto é um número que você define no começo do mês para cada categoria que costuma escapar: cartão, compras diversas, combustível, alimentação fora, aplicativo de entrega.
O que muda a vida não é o teto. É a data do aviso. Saber no dia 18 que você já queimou 80% do teto ainda dá tempo de segurar. Saber no dia 8 do mês seguinte, quando a fatura fechou, serve só para se arrepender.
Passo 5. O fechamento do dia 5
Todo dia 5, três perguntas e um número cada:
Quanto a empresa faturou no mês passado. Quanto a empresa gastou. Quanto foi para a pessoa física, contando o pró-labore e tudo que escapou dele.
A terceira pergunta é a que dói. Ela é o placar da separação. Se o valor que foi para a pessoa física for maior que o pró-labore combinado, a diferença tem nome e categoria, e você vai ver o nome.
Os cinco passos, com tempo e prova
| Passo | O que fazer | Primeira vez leva | Você sabe que funcionou quando |
|---|---|---|---|
| 1. Contas separadas | Abrir conta PJ e não usar para gasto pessoal | 1 dia útil | O extrato da empresa não tem supermercado |
| 2. Pró-labore | Somar 12 meses de gasto pessoal e dividir por 12 | 2 horas | Sai transferência fixa na mesma data |
| 3. Fatura aberta | Classificar linha a linha, com regra por estabelecimento | 2 horas no 1º mês | Nenhum lançamento se chama “cartão” |
| 4. Teto por categoria | Definir limite nas 5 categorias que escapam | 30 minutos | O aviso chega no dia 18, não no dia 8 |
| 5. Fechamento dia 5 | Responder faturamento, gasto e retirada | 20 minutos por mês | Você responde de cabeça quanto sobrou |
Nenhum dos cinco depende de software. Todos os cinco ficam insustentáveis na mão depois do terceiro mês, e é aí que a maioria desiste.
A conta do triplo: de R$ 11.636 para R$ 8.000
Quando abrimos os números daquele escritório, dois blocos apareceram na frente de tudo.
A fatura de cartão estava em R$ 6.800 por mês. Ela mesma definiu a meta: R$ 5.000.
As compras diversas somavam R$ 4.836 por mês. A meta que ela colocou foi R$ 3.000.
Some os dois blocos: R$ 6.800 mais R$ 4.836 dão R$ 11.636 saindo por mês.
Some as duas metas: R$ 5.000 mais R$ 3.000 dão R$ 8.000.
A diferença é R$ 3.636 por mês. Em doze meses, R$ 43.632.
Agora use a frase dela para achar o salário implícito. Se o gasto é o triplo do salário e o gasto desses dois blocos é R$ 11.636, o salário que ela se pagava girava em torno de R$ 11.636 dividido por 3, ou seja, R$ 3.878.
Com o teto aplicado, os R$ 8.000 sobre os mesmos R$ 3.878 dão 2,06. O gasto sai de três vezes o pró-labore para pouco acima de duas vezes. E fica visível que o próximo passo não é cortar mais, é subir o pró-labore para um valor que a empresa consiga sustentar.
Não teve mudança de sala, não teve demissão, não teve corte heroico. Teve fatura aberta, teto por categoria e um número de pró-labore escrito em algum lugar.
Onde a planilha remendada trava
Planilha resolve os passos 1 e 2 sem drama. Ela trava em três pontos, e os três têm conserto dentro do próprio arquivo.
O primeiro é a classificação. Quarenta linhas de fatura por mês, uma a uma, no braço. Sobrevive dois meses. Com uma regra que lê a descrição do lançamento e sugere a categoria, a fatura chega quase toda classificada e sobra a exceção.
O segundo é o aviso. Planilha não te procura no dia 18, isso é fato. O que dá para fazer é deixar o teto por categoria em cor na primeira aba, para o estouro estar na sua frente no segundo em que você abrir o arquivo.
O terceiro é a comparação. Quando você quer olhar o custo fixo deste semestre contra o do anterior, a planilha do semestre passado já mudou de estrutura, ganhou coluna e perdeu fórmula. A saída é uma base só, com o mês como coluna, em vez de um arquivo novo a cada período.
Perguntas frequentes
como separar as finanças pessoais das da empresa
São cinco passos, nesta ordem: abrir uma conta que só a empresa usa, definir um pró-labore fixo na mesma data todo mês, classificar a fatura do cartão linha a linha, colocar teto nas categorias que escapam, e fechar tudo no dia 5. Sem o pró-labore definido, os outros quatro desmontam em duas semanas.
como calcular o pró-labore
Some doze meses de gasto pessoal e divida por doze, incluindo o que aparece uma vez por ano: IPVA, seguro do carro, material escolar, viagem de férias. Leva umas duas horas e é o passo que mais muda o número. Se o resultado for maior do que a empresa aguenta pagar, você acabou de achar o problema real.
quanto dá para economizar separando as contas pessoais das da empresa
Depende do que a fatura esconde. Num escritório de arquitetura, cartão de R$ 6.800 e compras diversas de R$ 4.836 somavam R$ 11.636 saindo por mês. Com teto de R$ 5.000 e R$ 3.000, o total cai para R$ 8.000. São R$ 3.636 por mês, ou R$ 43.632 em doze meses, sem demissão nem mudança de sala.
posso lançar a fatura do cartão como uma despesa só?
Não, porque fatura de cartão é uma lista de despesas. Enquanto o lançamento se chamar “cartão R$ 6.800”, nenhum controle diz para onde o dinheiro foi. Classifique linha a linha e escreva a regra por estabelecimento uma vez. Na primeira vez leva umas duas horas. Do segundo mês em diante, quinze minutos.
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Comece pela fatura do mês passado
Não espere o mês virar. Baixe a fatura fechada, abra em duas colunas e classifique linha a linha. Em duas horas você vai saber mais sobre o seu negócio do que sabia no ano inteiro.
Depois disso, o que sobra é manutenção: quinze minutos por mês e um fechamento no dia 5.
A gente faz essa planilha sob medida, com as suas categorias, o seu jeito de receber, o teto por categoria e o fechamento do dia 5 já montado. Manda uma mensagem contando como está hoje.
Opa,
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