Como montar uma ficha técnica de produto que fecha

Uma ficha técnica que fecha tem três níveis: insumo, sub-receita e produto montado. Se a sua ficha lista ingrediente direto dentro do produto final, ela funciona nos primeiros 20 produtos e trava quando você chega em 30. E fechar significa uma coisa específica: o custo que a ficha calcula bate com o que sumiu do estoque.

Se a sua ficha já passou dos 20 produtos e travou, a gente desenha os três níveis para você: planilha sob medida para ficha técnica.

Esse travamento não aparece de uma hora para outra: ele aparece no dia em que a manteiga sobe e alguém precisa achar, uma por uma, todas as fichas que usam manteiga. Com 31 produtos montados a partir de 15 massas e 14 recheios, esse dia chega toda semana, porque preço de insumo muda toda semana.

A gente montou essa planilha sob medida para uma confeitaria que dá curso, com 136 itens de insumo no cadastro, 15 massas, 14 recheios e 31 produtos montados a partir dessas bases. E para uma operação de food service com 250 fichas técnicas.

Nos dois casos a ficha já existia e o cálculo dela rodava sem erro, mas o custo que ela apontava não batia com o que o estoque mostrava no fim do mês.

Os três níveis, e por que dois não resolvem

Nível 1, insumo. O que você compra. Farinha, manteiga, embalagem, parafuso, tecido. Tem preço de compra, unidade de compra e unidade de uso.

Nível 2, sub-receita. O que você produz e depois usa dentro de outra coisa. Uma massa, um recheio, um molho base, um sub-conjunto montado. Tem custo próprio, rendimento próprio e vida útil própria.

Nível 3, produto montado. O que o cliente compra. Ele é feito de sub-receitas mais alguns insumos diretos.

Quase toda planilha de ficha técnica tem o nível 1 e o nível 3. O nível 2 é o que costuma faltar, e é ele que evita a repetição de ingrediente entre as fichas.

Sem o nível 2, a massa não tem cadastro próprio e vira uma lista de ingredientes copiada dentro de cada bolo que a usa.

15 massas e 14 recheios dão 210 combinações

Esta é a conta que decide o formato da sua ficha.

Multiplique 15 por 14. Dá 210 combinações possíveis de massa com recheio. A confeitaria vende 31 delas hoje, mas o cardápio muda toda temporada.

Numa ficha plana, cada uma dessas combinações é uma ficha inteira, com os ingredientes da massa e os do recheio digitados de novo lá dentro.

A linha da manteiga é a que mais aparece no dia a dia. Preço de insumo muda toda semana, e numa ficha plana a correção depende de alguém lembrar de todos os lugares.

Por isso o preço mora no cadastro do insumo, nunca digitado dentro da ficha. Com 250 fichas técnicas, quando o óleo sobe você mexe em um lugar. Se o preço estiver dentro de cada ficha, você mexe em até 250, e vai esquecer algumas.

A mesma lógica vale fora da cozinha. Numa montagem industrial, o nível 2 é o sub-conjunto. Numa confecção, é a peça cortada antes da costura. O nome do nível 2 muda conforme o setor, mas os três níveis continuam os mesmos.

Os campos que uma ficha precisa carregar

São seis, e três costumam faltar.

Insumo e quantidade. Sempre presentes.

Unidade de uso. Você compra manteiga em pacote de 500 g e usa em gramas. A ficha trabalha na unidade de uso, e a conversão fica no cadastro.

Rendimento. Quanto a receita entrega de fato, não quanto ela deveria entregar.

Perda por insumo. Casca, apara, quebra. Diferente do rendimento total.

Tempo de preparo. É o que permite custear mão de obra depois.

Data da última atualização de custo. Sem essa data você não tem como saber se o custo daquela ficha é de ontem ou do ano passado.

Rendimento é o campo que quase ninguém preenche certo

É o erro que a gente mais encontra, e ele não aparece em nenhum relatório porque a planilha continua somando normalmente.

Uma massa que rende 2.400 g na tigela não entrega 2.400 g de produto vendável. Sobra na tigela, sobra na espátula, sai a apara do corte. Suponha 2.150 g aproveitáveis.

O lote custa R$32,00. Divida pelos 2.400 g e o grama sai a R$0,0133. Divida pelos 2.150 g reais e sai a R$0,0149.

A diferença é 11,6% de custo que a ficha não estava enxergando.

Leve para uma porção de 900 g de massa. Pelo rendimento de tigela dá R$12,00. Pelo rendimento real dá R$13,40. São R$1,40 a mais por produto.

Repita isso em 31 produtos, todos com massa e recheio. Cada um sai com o custo 11,6% abaixo do real, e o relatório não acusa nada porque a planilha está somando o custo que ela mesma calculou.

Para acertar esse número, pese o produto aproveitável no fim da produção em vez de anotar o peso dos ingredientes que entraram. Faça isso com balança em três produções diferentes e use a média.

O que a ficha esquece depois do fogão

Ficha técnica costuma parar no insumo, mas o produto continua acumulando custo depois que sai da produção.

Mão de obra. Se a produção do lote levou 50 minutos e a hora custa R$18,00, são R$15,00 no lote. Divididos pelos 2.150 g aproveitáveis, R$0,007 por grama, quase metade do custo de insumo daquela massa.

CIF, que são os custos indiretos de fabricação. Gás, energia, água, o que não dá para medir por unidade. Ele entra por rateio, e o rateio mais honesto é por percentual do faturamento.

Embalagem. Caixa, sacola, etiqueta, lacre. É o custo que mais cresceu nos últimos anos e o que mais fica de fora.

Taxa de recebimento e taxa de aplicativo. Não são custo de produção, são custo de venda. Entram depois do custo e antes do preço, e mudam por canal. O mesmo produto vendido na loja e no delivery tem o mesmo custo de ficha e margem diferente.

O teste que diz se a ficha fecha

Uma ficha só está certa quando o custo teórico bate com o consumo real. O teste é este, e ele leva uma tarde por mês.

Pegue um insumo importante. Multiplique a quantidade da ficha pela quantidade produzida no mês. Esse é o consumo teórico.

Compare com o que saiu do estoque no mesmo período.

Se a ficha diz 2,4 kg de manteiga e o estoque baixou 3,1 kg, a diferença é 0,7 kg, ou 29% a mais do previsto.

Três explicações possíveis, e você precisa saber qual é.

A ficha está desatualizada, porque alguém mudou a receita e não avisou.

Existe perda que ninguém registra, no preparo ou na validade.

Ou o produto está saindo maior do que a ficha manda, porque quem produz não pesa.

Fazer esse teste em cinco insumos que representam a maior parte do custo já resolve. Sem ele, você não tem como saber se o custo da ficha corresponde ao que a produção consome de verdade.

O erro de custo dobra quando vira preço

Essa confeitaria pratica margem entre 60% e 100% sobre o custo.

Com esse tipo de marcação, o custo é multiplicado. Um produto que custa R$13,40 e é marcado em 100% sai a R$26,80.

Agora volte ao rendimento. O erro de R$1,40 no custo vira R$2,80 no preço final. São R$2,80 que saem da sua margem em cada unidade vendida, e que você poderia ter cobrado sem perder cliente nenhum.

Quem trabalha com marcação sobre custo tem obrigação de ter o custo certo, porque o multiplicador amplifica qualquer erro de entrada.

O que muda quando você chega em 250 fichas

Com 250 fichas técnicas, três coisas deixam de funcionar na mão, e nenhuma delas tem a ver com o cálculo em si. As três são problemas de como os dados estão organizados.

A atualização de preço, que já foi tratada acima.

O controle de quem mudou o quê. Sem histórico, a ficha muda e ninguém sabe quando nem por quê, e o custo do mês passado deixa de ser reconstituível.

E a pergunta de quais produtos ficaram abaixo da margem mínima depois do último aumento de insumo. Numa planilha solta, isso é uma varredura manual. Numa planilha com as fichas ligadas ao cadastro de insumo, é um filtro.

Perguntas frequentes

como montar uma ficha técnica de produto

Em três níveis: insumo, sub-receita e produto montado. O insumo carrega preço de compra e unidade de uso. A sub-receita, como uma massa ou um recheio, tem custo e rendimento próprios. O produto aponta para as duas. Com 15 massas e 14 recheios, isso dá 60 cadastros no lugar de até 210 fichas escritas à mão.

o que é rendimento na ficha técnica

É o que a receita entrega de fato, não o que ela deveria entregar. Uma massa que rende 2.400 g na tigela costuma dar 2.150 g aproveitáveis depois da sobra e da apara. Um lote de R$32,00 sai a R$0,0133 por grama pelo primeiro número e a R$0,0149 pelo real, 11,6% de custo que a ficha não enxergava.

por que o custo da ficha técnica não bate com o estoque

Três causas possíveis: receita alterada sem ninguém avisar, perda que ninguém registra, ou produto saindo maior do que a ficha manda. O teste é multiplicar a quantidade da ficha pela produção do mês e comparar com a baixa de estoque. Ficha que pede 2,4 kg de manteiga contra 3,1 kg consumidos aponta 29% acima do previsto.

quando vale a pena refazer a ficha técnica

Quando a atualização de preço vira caçada. Com 250 fichas e o custo digitado dentro de cada uma, um aumento no óleo obriga a mexer em até 250 lugares, e você vai esquecer alguns. Com o preço morando no cadastro do insumo, muda em um só. Um erro de R$1,40 no custo vira R$2,80 no preço final.

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Comece pesando um lote

Escolha o produto que você mais vende. Produza um lote, pese o que ficou aproveitável e compare com o rendimento que está na sua ficha hoje.

Se os dois números forem diferentes, é provável que os outros produtos tenham o mesmo desvio, com o custo abaixo do real e o preço calculado a partir dele.

Depois disso, separe as sub-receitas do produto final. É o passo que evita reescrever ficha toda vez que o cardápio muda.

A gente faz essa planilha sob medida, com os seus insumos, as suas sub-receitas, o rendimento real medido e o rateio de CIF por canal de venda. Manda uma mensagem contando quantos produtos você tem hoje e onde a sua ficha está.

Planilha sob medida a partir de R$ 150