Planilha pronta ou sob medida: qual serve pro seu caso

Se o seu processo é igual ao do vizinho de ramo, o modelo pronto serve e sai mais barato. Se ele é justamente aquilo que te diferencia, pronto não serve, porque você vai passar o ano adaptando a sua operação ao formato que outra pessoa desenhou para o negócio dela.

Se a conclusão for que o modelo pronto não serve para o seu caso, é exatamente isso que a gente faz aqui: planilha sob medida para o seu processo.

Quem erra isso não erra por falta de cuidado. Um confeiteiro que dá mentoria chegou aqui com uma planilha de precificação comprada de terceiro, funcionando bem, e com dois problemas que só apareceram no uso: ela não tinha onde lançar aluguel e energia, e ele não podia repassar o arquivo para os mentorados. Como o que ele vende é ensinar a precificar, a planilha era o próprio produto da mentoria, e a licença dela estava no nome de outra pessoa.

Esse é o teste inteiro, e o resto do texto mostra como aplicá-lo processo por processo.

A gente vê os dois erros com a mesma frequência. Gente comprando modelo de R$97 para o processo que é o coração do negócio, e gente encomendando planilha sob medida para controlar dez despesas por mês.

O teste do vizinho, aplicado item por item

Escolha um processo. Precificação, cobrança, controle de estoque, o que for.

Agora imagine o concorrente da esquina fazendo esse mesmo processo. Se ele faz igualzinho, o pronto serve. Se ele faz diferente, e a diferença é o que faz o cliente escolher você, o pronto não serve.

Esse teste é bom porque separa o que você faz do jeito como você faz, duas coisas que costumam ser tratadas como uma só.

Duas confeitarias vendem bolo, e nisso elas são idênticas. O jeito de calcular o preço do bolo pode ser bem diferente entre as duas, e é essa diferença que responde se o modelo pronto serve.

Caso 1: a planilha que ele não podia repassar

Um confeiteiro que também faz mentoria para outros confeiteiros chegou com uma planilha de precificação comprada de terceiro.

O primeiro problema dele era de licença, não de fórmula. A planilha não era dele e ele não podia repassar aos mentorados, sendo que o que ele vende é justamente ensinar a precificar, com a planilha na mão do aluno.

Isso sozinho já elimina o modelo pronto: quando a ferramenta é o que você entrega ao seu cliente, você precisa ser dono dela.

O segundo problema era método. Ele disse: “achei falta da parte de incluir os custos fixos, aluguel, energia, água, imposto, taxa de máquina”. A planilha comprada não tinha onde colocar isso.

E o terceiro problema era a lógica do rateio, que é onde a coisa fica interessante. O modelo pronto rateava custo fixo por unidade de produto vendido. Ele fazia diferente: “o que fica mais fácil é a porcentagem através do faturamento que a loja tem, do que por unidade de produto vendido”.

Ele usa esse método porque os mentorados dele têm lojas de tamanhos muito diferentes.

Uma loja fatura R$6.000 por mês e tem 37% de gasto fixo. Aplicando: R$2.220 de custo fixo. Outra fatura R$15.000 e tem R$3.000 de custo fixo, o que dá 20%.

Se você usar o mesmo 37% nas duas, a segunda recebe R$5.550 de custo fixo onde o real é R$3.000. Uma diferença de R$2.550 embutida no preço de cada bolo, todo mês.

O modelo pronto trazia um número fixo de rateio onde a operação dele precisava de um percentual calculado loja a loja. Trocar um número fixo por um percentual variável muda a lógica do cálculo inteiro, e isso não se resolve inserindo uma coluna no arquivo que outra pessoa montou.

Caso 2: 15 massas, 14 recheios e 31 produtos

Outra confeitaria, essa com curso, também precificava numa planilha de terceiro.

O cadastro dela tinha 136 itens. Dentro deles, 15 massas e 14 recheios. E 31 produtos montados a partir dessas duas listas.

Multiplique 15 por 14 e dá 210 combinações possíveis de bolo. O modelo pronto pedia um produto por linha, com um custo cada.

Para cadastrar as 210 combinações naquele formato, seria preciso digitar 210 fichas, cada uma repetindo o custo da massa e do recheio. E quando o preço do chocolate subisse, alterar em todas.

O que a operação dela pedia era outra estrutura: uma ficha por massa, uma ficha por recheio, e o produto montado apontando para as duas. Sobe o preço do chocolate, você mexe em uma ficha e os 31 produtos se atualizam.

Isso continua cabendo numa planilha comum: três tabelas ligadas por código, uma fórmula de busca no meio e o preço final saindo de uma coluna só. O que faltava era esse desenho, não uma ferramenta maior.

A margem praticada por ela fica entre 60% e 100%, bem acima dos 30% a 40% de referência do outro caso. São dois negócios do mesmo ramo com estruturas de cálculo e faixas de margem que não se parecem em nada.

Nenhum modelo pronto de precificação de confeitaria atende os dois. Ele foi desenhado para um deles, provavelmente para o negócio de quem o construiu.

Tabela: o critério item por item

Se a maioria das suas marcações caiu na coluna do meio, compre o modelo pronto e economize o dinheiro para outra coisa. A gente prefere dizer isso a vender o que você não precisa.

Onde o pronto ganha de longe

Existem processos em que encomendar qualquer coisa sob medida é jogar dinheiro fora, e eles são fáceis de reconhecer: são aqueles em que a lei ou o mercado já definiu o formato. Nesses, você compra o programa e pronto.

• Emissão de nota fiscal. O layout é definido por norma. Ninguém se diferencia emitindo nota de um jeito próprio.
• Folha de pagamento. A regra vem da legislação e muda quando ela muda. Você quer alguém acompanhando isso por você.
• Controle de ponto. Formato regulado, mesmo problema.
• Assinatura eletrônica de contrato. Processo idêntico em qualquer ramo.
• Leitura do arquivo da maquininha. Quem define o formato é a operadora, não você.

Numa loja de baterias automotivas existiam 3 maquininhas de operadoras diferentes. Refazer a leitura desses arquivos seria repetir o que já vem pronto. O que era sob medida ali era outra coisa: sucata, troca com retorno, fiado e garantia por linha de 6, 12 e 24 meses. Isso nenhum modelo de prateleira tinha, e coube numa planilha desenhada para a loja.

Repare no padrão: dentro da mesma empresa, uma parte pede pronto e outra pede sob medida. Por isso o teste tem que ser aplicado em cada processo separado, e não na empresa inteira de uma vez.

A vantagem que o arquivo tem e o acesso não tem

No caso da mentoria, tem um detalhe que decidiu a escolha: ele manda o arquivo para o mentorado, que abre no computador dele, sem depender de cadastro, de login nem de mensalidade.

Quem vende conhecimento costuma entregar a ferramenta junto com a aula, e um arquivo pode ser distribuído desse jeito, com o nome de quem ensina na aba de capa.

O erro de encomendar cedo demais

Se você ainda não sabe descrever o seu processo em voz alta, do começo ao fim, nenhuma das duas opções vai funcionar.

Sob medida cedo demais congela um processo que ainda está sendo inventado. Você paga para automatizar uma regra que vai mudar em dois meses.

Pronto cedo demais é menos grave, porque ele te obriga a seguir um caminho já testado por outra pessoa. Às vezes isso até ajuda, e o preço de errar é baixo.

O sinal de que ainda é cedo: duas pessoas da mesma empresa descrevem o mesmo processo de jeitos diferentes. Enquanto isso acontecer, o que precisa ser acertado é o processo, e nenhum arquivo resolve isso no lugar de vocês.

Perguntas frequentes

planilha pronta ou sob medida, qual escolher

Pronta serve quando o seu processo é igual ao do concorrente da esquina. Sob medida serve quando o processo é justamente aquilo que te diferencia. Aplique o teste em cada processo separado, nunca na empresa inteira de uma vez: nota fiscal, folha e ponto ficam com o pronto, e o cálculo que faz o cliente escolher você não fica.

vale a pena comprar uma planilha de precificação pronta?

Vale quando errar sai barato e o seu cálculo é o mesmo do mercado. Não vale quando a lógica é outra. Um modelo pronto rateava custo fixo por unidade vendida: uma loja de R$6.000 de faturamento com 37% de gasto fixo carrega R$2.220, enquanto outra de R$15.000 carrega R$3.000, ou 20%. Percentual por loja o modelo não tinha.

quando o modelo pronto de planilha não serve

Não serve quando falta um campo que é o centro do cálculo, quando o produto é montado a partir de outras fichas, ou quando você precisa repassar o arquivo para alguém. Uma confeitaria com 15 massas e 14 recheios chega a 210 combinações. No formato pronto seriam 210 fichas digitadas, cada uma repetindo o mesmo custo.

que processos não compensa fazer sob medida

Aqueles em que a lei ou o mercado já definiu o formato: emissão de nota fiscal, folha de pagamento, controle de ponto, assinatura eletrônica de contrato e leitura do arquivo da maquininha. Numa loja de baterias com 3 maquininhas de operadoras diferentes, refazer essa leitura seria repetir o que já vem pronto. Sucata, fiado e garantia por linha pediam desenho próprio.

Leia também

• Precificação de doces: como calcular o custo fixo
• Precificação de bolo: massa, recheio e rendimento
• Como ratear custo fixo por percentual de faturamento

Aplique o teste em cada processo, separado

Não decida isso para a empresa inteira de uma vez. Liste os seus processos, um por linha, e aplique o teste do vizinho em cada um.

Nota fiscal, folha e ponto vão para a coluna do pronto sem discussão, e o processo que faz o seu cliente escolher você fica na coluna do sob medida.

Sobrou um processo na coluna do sob medida, e ele é de cálculo? Então o que você precisa é de uma planilha desenhada em cima da sua regra, com o seu vocabulário nas colunas e o seu jeito de ratear.

A gente já montou ficha técnica para confeitaria, marmita e indústria. Manda o seu caso que a gente diz na conversa se o pronto resolve.

Planilha sob medida para a regra do seu negócio