Controle de rota e horas em empresa de limpeza

Empresa de limpeza controla rota e horas quando cada atendimento vira uma linha com cliente, posto, funcionário, hora de entrada e hora de saída.

Dá para receber isso com os seus postos, a sua escala e o cálculo de hora extra já prontos: planilha personalizada para controle de rota e horas.

A discussão que estoura primeiro é a da hora extra. O funcionário diz que ficou até as 19h, o síndico diz que não pediu, e não existe registro de horário para ninguém abrir. A gente encontrou isso numa empresa de limpeza predial com oito funcionários: rota combinada no zap de manhã, horas da equipe no caderno e € 5.080 em atraso que o dono só enxergou quando precisou do dinheiro.

Todo o resto sai dessa linha: a fatura do mês, a hora extra e a lista de quem está devendo.

Enquanto isso ficar no papel, são três controles que nunca conversam: a folha da equipe num caderno, a rota num zap de manhã e o que o cliente deve na memória do dono.

A gente entrou numa empresa de limpeza predial que estava exatamente assim. Oito funcionários, contas a receber no papel, horas de equipe no papel e rota por funcionário no papel. No ano, € 52.140 faturados. E € 5.080 em atraso, de 3 clientes.

O papel aguenta até o terceiro cliente

Com dois clientes e três pessoas, o caderno funciona. O dono sabe de cabeça quem está onde.

O papel arrebenta em quatro pontos, e sempre nesta ordem:

1. A hora extra vira discussão. O funcionário diz que ficou até tarde, o síndico diz que não pediu, e não existe registro de horário.
2. O serviço avulso some. A vitrificação de um piso, a limpeza pós-obra, a lavagem da fachada. Foi feito, ninguém faturou.
3. O atraso do cliente fica invisível. Sem uma coluna de vencimento, você só descobre que ele não pagou quando precisa do dinheiro.
4. Ninguém consegue substituir ninguém. Se falta um funcionário, quem monta a rota do dia é a cabeça do dono, e só ela.

Rota, posto e contrato não são a mesma coisa

Essa confusão de nome atrapalha mais do que parece. Os três precisam de lugares diferentes na planilha, e separar isso é a primeira coisa que a gente faz ao montar uma planilha sob medida para empresa de limpeza.

Posto é o local com horas contratadas. O prédio X tem 4 horas na segunda e 4 na quinta. O posto não muda quando o funcionário muda.

Rota é a sequência do dia de uma pessoa. Fulano faz o posto A às 7h, o posto B às 11h e o posto C às 15h. A rota muda toda semana.

Contrato mensal é o que o cliente paga por mês e o que está incluído. O caderno de encargos, a lista do que o contrato cobre, mora aqui. É ele que responde se aquele serviço extra entra na fatura ou não.

Quando os três ficam na mesma coluna, a fatura do mês erra dos dois lados: cobra hora que não foi executada e deixa de cobrar hora que foi.

O papel contra uma linha por atendimento

A hora extra é o que mais custa

A hora extra tem duas metades. A primeira é a hora que o funcionário fez a mais. A segunda é a hora que o cliente deveria pagar a mais. Elas quase nunca são o mesmo número, e quase nunca são registradas juntas.

O jeito de resolver é ter as duas colunas na mesma linha: hora prevista no contrato e hora realizada. A diferença é o que vai para a folha, e é o que abre a conversa com o síndico, com data e horário na mão. Sem esse par de colunas, a hora extra é paga ao funcionário e não é cobrada do cliente.

O aviso de intervenção é o que sustenta a cobrança

Aviso de intervenção é o registro do que foi feito na visita. Em prédio, ele resolve discussão. O síndico troca, o novo diz que o serviço nunca foi feito, e o único jeito de responder é mostrar o histórico com data.

Três coisas fazem esse registro valer:

• Data e horário da entrada e da saída.
• O que foi feito, escolhido de uma lista, não digitado à mão.
• Foto quando o serviço é avulso, o caso da vitrificação ou da pós-obra.

Quando esse registro está preso à linha do atendimento, a fatura do mês vira consequência. Em vez de montar a fatura, você filtra o mês do cliente e ela já sai pronta.

€ 5.080 parados sobre € 52.140 no ano

Agora as contas com os números reais dessa empresa.

Faturamento do ano: € 52.140. Divida por 12 e o mês médio é € 4.345.

Em atraso: € 5.080, de 3 clientes. Ou seja, o que está parado é maior que um mês inteiro de faturamento. Para ser exato: 5.080 dividido por 4.345 dá 1,17. É 1,2 mês de trabalho já feito e não recebido.

Em percentual do ano: 5.080 dividido por 52.140 dá 9,7%. Quase um décimo do ano.

Do outro lado, a operação. São 8 funcionários. Divida o faturamento: 52.140 dividido por 8 dá € 6.517,50 por pessoa no ano, € 543,13 por mês. Esse é o número que diz se vale contratar mais um ou não. E era o número que ninguém tinha, porque ele exige as horas e a receita no mesmo lugar.

Volume de registro: suponha 4 postos por dia para cada pessoa. São 8 x 4 = 32 atendimentos por dia. Em 22 dias úteis, 704 atendimentos no mês. Setecentas linhas por mês num caderno é o motivo pelo qual o caderno não fecha.

E os 3 clientes em atraso? Três é um número pequeno. Cabe numa lista com data de vencimento, data do último contato e canal usado. Não precisa de nada complicado, só de uma coluna de vencimento que hoje não existe.

Por onde começar sem trocar tudo

• Uma aba só, uma linha por atendimento. Data, cliente, posto, funcionário, entrada, saída, tipo.
• Duas colunas de hora: prevista e realizada.
• Uma aba de contrato: cliente, valor mensal, dia de vencimento, horas incluídas.
• Uma aba de faturas: cliente, mês, valor, vencimento, data do pagamento. Em aberto é o que tem vencimento passado e pagamento vazio.
• Serviço avulso marcado na hora, com foto. Se não for marcado no dia, não é faturado no mês.

Perguntas frequentes

Como controlar rota e horas de funcionário em empresa de limpeza

Cada atendimento vira uma linha com cliente, posto, funcionário, hora de entrada e hora de saída. A fatura do mês, a hora extra e a lista de quem está devendo saem dessa mesma linha. Com 8 funcionários e 4 postos por dia, são 704 atendimentos por mês, volume que caderno nenhum fecha.

Qual a diferença entre posto, rota e contrato mensal na limpeza predial

Posto é o local com horas contratadas, como o prédio que tem 4 horas na segunda e 4 na quinta. Rota é a sequência de postos que uma pessoa faz no dia, e muda toda semana. Contrato mensal é o valor que o cliente paga e a lista do que está incluído. Três colunas, nunca uma.

Como provar hora extra para o síndico sem cartão de ponto

Duas colunas na mesma linha do atendimento resolvem: hora prevista no contrato e hora realizada. A diferença vai para a folha e abre a conversa com o síndico com data e horário na mão. Numa operação de 8 funcionários e 704 atendimentos por mês, o aviso de intervenção com entrada, saída e foto fecha a prova.

Quanto uma empresa de limpeza perde com cliente em atraso

Numa empresa de limpeza predial com 52.140 euros faturados no ano, 5.080 euros estavam em atraso, de 3 clientes. São 9,7% do ano e 1,2 mês de trabalho feito e não recebido, já que o mês médio fica em 4.345 euros. Três clientes cabem numa lista com vencimento, último contato e canal usado.

Leia também

• Como controlar contas a receber sem esquecer cobrança
• Controle de medição de obra e metragem executada
• Como controlar contrato recorrente e mensalidade

Tire o caderno do meio primeiro

Oito funcionários e 704 atendimentos por mês cabem numa planilha bem montada, desde que a mesma informação pare de viver em três lugares que não se falam.

Comece pelas duas colunas de hora, prevista e realizada, na mesma linha do atendimento. Só isso já transforma a hora extra em número conferível, em vez de assunto para discutir com o síndico.

A gente faz a planilha sob medida com a sua rota por funcionário, os postos com horas contratadas, o avulso marcado no dia e as faturas em aberto por cliente. Aí os € 5.080 parados aparecem numa lista, não na sua memória.

Planilha sob medida para rota e equipe