O fechamento mensal de um sacolão fecha com cinco blocos na mesma conta: venda por forma de pagamento, compra de hortifruti, quebra, folha com FGTS e as despesas fixas junto com o Simples.
Dá para ter esse fechamento pronto, com as formas de pagamento e a quebra do seu sacolão: planilha personalizada para fechamento mensal de sacolão.
O dono do sacolão que procurou a gente anotava o caixa do dia à mão e fechava por semana. No papel, o mês sempre sobrava. Só que a caixa de tomate que murchou no fundo do depósito não passava por nenhuma dessas contas, e o FGTS também não. O resultado parecia bom no fechamento da semana e não aparecia no extrato do banco.
Se um desses cinco ficar de fora, o resultado do mês está errado para mais.
A gente montou o fechamento de um sacolão que controlava tudo no papel. O caixa do dia era anotado à mão e o fechamento era feito por semana. O pedido do dono foi direto: uma planilha sob medida só para o mês, com funcionário, aluguel, Simples e FGTS dentro.
O pedido parece pequeno e é um dos mais difíceis do varejo de hortifruti, porque a margem é curta e o produto estraga.
O caixa do dia não é o fechamento do mês
Fechar o caixa é conferir se o dinheiro na gaveta bate com o que foi vendido. Isso responde uma pergunta: teve furo hoje?
Fechar o mês responde outra: sobrou dinheiro? São contas diferentes, com fontes diferentes.
O caixa do dia enxerga a venda. O mês precisa enxergar a venda, a compra, o que apodreceu, a folha e o imposto. Quem soma 30 fechamentos de caixa acha que fechou o mês, mas fechou só o primeiro dos cinco blocos.
Bloco 1: venda por forma de pagamento
Venda em sacolão chega por quatro caminhos: dinheiro, Pix, débito e crédito. Anotar só o total do dia perde a informação que importa.
Dinheiro e Pix entram inteiros e na hora. Débito e crédito entram menores e depois. A taxa da maquininha em cima de uma margem de hortifruti pesa muito mais do que em cima de uma margem de eletrônico.
O registro mínimo por dia é uma linha por forma de pagamento. Com isso, no fim do mês, a soma do bloco 1 já sai líquida, e não bruta.
Bloco 2: a compra que muda de preço toda semana
A caixa de tomate não tem preço de tabela. Ela tem cotação da CEASA, e essa cotação muda com chuva, com safra e com o dia da semana.
Isso quebra o hábito de “comprar como sempre”. Se o número que o sacolão registra é só o total pago no fornecedor, ninguém consegue responder por que a margem caiu em março.
O que o controle precisa guardar é simples de descrever: data, fornecedor, produto, quantidade e preço unitário pago. São cinco campos. Com três meses de histórico, aparece o preço médio por produto e dá para negociar com número na mão em vez de memória.
Bloco 3: quebra é o bloco que ninguém lança
Quebra é a mercadoria que entrou e não virou venda. Estragou, murchou, foi separada, foi para casa.
Ela não aparece em nenhuma nota. Por isso quase nunca entra na planilha. E é justamente ela que explica a diferença entre a margem que o dono calcula e o dinheiro que sobra.
O registro de quebra é uma linha por dia com produto, quantidade e motivo. Leva dois minutos. Num restaurante com mercadinho que a gente atendeu, a contagem de estoque era semanal e feita por duas funcionárias, e foi a contagem que revelou o que estava saindo sem passar pelo caixa.
Quebra não vira uma despesa nova no fechamento. O dinheiro já saiu quando a mercadoria foi comprada. O que ela tira é a venda que aquela mercadoria teria feito, e é assim que o número precisa ser mostrado.
Bloco 4: folha, FGTS e as provisões
Aqui mora o erro mais caro do fechamento de sacolão. O dono lança o salário e para por aí.
Funcionário custa o salário mais o FGTS de 8%, mais a parcela mensal do 13º e mais a parcela mensal das férias com o terço constitucional. As duas últimas são dinheiro que ainda não saiu, mas que vai sair.
Quem não provisiona tem dois meses do ano em que o resultado despenca sem explicação: o do 13º e o das férias. Não é que o mês tenha sido ruim: é o custo de doze meses caindo dentro de um só.
A conta da provisão é direta. Um salário dividido por 12 é o 13º do mês. Um salário dividido por 12 é a férias, e mais um terço dela por cima.
Bloco 5: fixos e Simples Nacional
Aluguel, energia, água, embalagem, contador e internet são fixos. Eles não mudam se o sacolão vender o dobro amanhã.
O Simples é o oposto: ele acompanha a receita. A alíquota efetiva sai do contador e muda conforme o faturamento acumulado dos últimos 12 meses. Ela não é fixa no ano.
Misturar os dois numa coluna só chamada “despesas” apaga a diferença. E é essa diferença que responde a pergunta que todo dono de sacolão faz: quanto eu preciso vender por mês para pagar a casa?
Os cinco blocos, lado a lado
| Bloco | Onde o número nasce | Frequência | Erro comum |
|---|---|---|---|
| Venda | Caixa, por forma de pagamento | Diária | Somar bruto, sem tirar a taxa da maquininha |
| Compra | Nota do fornecedor de hortifruti | A cada compra | Registrar só o total, sem preço por produto |
| Quebra | Contagem na loja | Diária ou semanal | Não registrar, porque não tem nota |
| Folha | Salário mais encargos | Mensal | Esquecer FGTS, 13º e férias |
| Fixos e Simples | Contas e guia do contador | Mensal | Juntar fixo e imposto na mesma coluna |
São cinco blocos com cinco origens diferentes, e nenhum deles é difícil sozinho. O trabalho é fazer os cinco chegarem no mesmo lugar até o dia 5 do mês seguinte.
O exemplo com número real
Um mês fechado com os cinco blocos. Os valores de venda e compra saem do caixa da própria loja.
Venda do mês: R$96.000. Compra de hortifruti: R$52.800. Margem bruta de R$43.200.
Quebra de 6% sobre o que entrou: 52.800 x 6% = R$3.168 de mercadoria comprada que não virou venda. Com um markup médio de 1,8, isso seria 3.168 x 1,8 = R$5.702,40 de faturamento que não aconteceu. A quebra não aparece como despesa nova. Ela aparece como venda que sumiu.
Folha com dois funcionários a R$1.800: R$3.600 de salário, mais R$288 de FGTS, mais R$300 de 13º provisionado, mais R$400 de férias com o terço. Total de R$4.588. Quem lança só os R$3.600 subestima a folha em R$988 todo mês, R$11.856 no ano.
Aluguel de R$2.500 e mais R$900 de energia, água e embalagem. Custo fixo de R$7.988, que é 8,32% do faturamento.
Esse percentual é o número que compara lojas. Numa confeitaria com mentoria que a gente atendeu, o dono colocou duas lojas lado a lado: uma faturava R$6.000 por mês com 37% de gasto fixo, a outra faturava R$15 mil com R$3 mil de custo fixo, ou seja, 20%. O valor absoluto do custo fixo não permite comparação; o percentual sobre o faturamento permite.
Fechando o mês do sacolão: R$96.000 de venda, menos R$52.800 de compra, menos R$3.840 de Simples a uma alíquota de 4%, menos R$4.588 de folha, menos R$2.500 de aluguel, menos R$900 de despesas. Sobram R$31.372.
Agora o teste. Se a folha tivesse entrado só com o salário e a quebra não tivesse sido medida, o dono acharia que sobrou mais e não saberia que R$5.702,40 de venda foram para o lixo.
Perguntas frequentes
O que entra no fechamento mensal de um sacolão?
Cinco blocos: venda por forma de pagamento, compra de hortifruti, quebra, folha com FGTS e as despesas fixas junto com o Simples. Somar 30 fechamentos de caixa do dia fecha só o primeiro bloco. Sem os outros quatro, o resultado do mês sai errado para mais.
Como calcular o custo real de um funcionário no sacolão?
Salário mais FGTS de 8%, mais um doze avos do 13º, mais um doze avos das férias com o terço constitucional. Dois funcionários a R$1.800 custam R$4.588 por mês, não R$3.600. Quem lança só o salário subestima a folha em R$988 todo mês, R$11.856 no ano.
Como lançar a quebra de hortifruti no resultado do mês?
Quebra não vira despesa nova, porque o dinheiro já saiu na compra. Ela tira a venda que a mercadoria teria feito. Com R$52.800 de compra e 6% de quebra, são R$3.168 perdidos, e a um markup médio de 1,8 isso equivale a R$5.702,40 de faturamento que não aconteceu.
Quanto de custo fixo é aceitável num sacolão?
Compare em percentual do faturamento, nunca em valor absoluto. Um sacolão com R$96.000 de venda e R$7.988 de custo fixo opera a 8,32%. Uma loja que fatura R$6.000 com 37% de gasto fixo está muito pior que outra de R$15 mil com R$3 mil, que fica em 20%.
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O fechamento que cabe em dez minutos
Sacolão não precisa montar uma contabilidade paralela: bastam cinco entradas organizadas e uma planilha que some os cinco blocos sozinha.
Quando o caixa do dia já nasce separado por forma de pagamento, quando a compra é lançada com preço por produto e quando a quebra tem uma linha, o fechamento do mês deixa de ser um sábado inteiro e vira dez minutos de conferência.
A gente faz a planilha sob medida com os seus produtos, os seus fornecedores e a sua folha, com o FGTS, o 13º e as férias já provisionados na fórmula. Você lança o dia a dia e o mês fecha sozinho.
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