Contas a receber sem esquecer a cobrança

Contas a receber só para de esquecer cliente quando cada título tem uma data de próximo contato. Sem esse campo, a cobrança depende de alguém lembrar, e quem ninguém lembra fica meses parado sem que isso apareça em lugar nenhum.

A gente montou esse controle em três operações bem diferentes, cada uma com a sua planilha sob medida de cobrança. Um provedor de internet do interior, uma escola de idiomas que estava virando consultoria e uma empresa de limpeza predial com 8 funcionários.

O tamanho e o setor mudavam. O buraco era o mesmo. Todos sabiam quanto tinham a receber. Nenhum sabia quem precisava ser cobrado hoje.

A lista de inadimplentes é uma foto

Quase todo negócio já tem o total em aberto. O programa de emissão mostra, a planilha mostra, o banco mostra.

O que essa lista não guarda é o caminho até ali.

O cliente que atendeu ontem e prometeu pagar sexta aparece exatamente igual ao cliente com quem ninguém fala há três semanas. Os dois têm título vencido, e o tratamento tem que ser diferente.

Sem o registro do que já foi tentado, uma pergunta simples fica sem resposta: a inadimplência subiu ou caiu neste mês. Você tem o saldo de hoje e não tem com o que comparar.

Os seis campos de um título a receber

Um título que funciona carrega seis informações. Quatro delas quase nunca existem nas planilhas caseiras.

Cliente e valor. Esses todo mundo tem.

Vencimento. Esse também.

Situação. A vencer, vencido, em negociação, quitado, perdido. Cinco estados, não dois.

Data do próximo contato. É o campo que cria a fila do dia seguinte.

Canal do último contato. WhatsApp, ligação, visita, e-mail.

Resultado do último contato. Prometeu data, contestou o valor, não atendeu, disse que não paga.

O quarto campo é o mais importante da lista e o que menos aparece. Ele transforma cobrança em agenda. Sem ele, a cobrança vira memória de quem atendeu, e se essa pessoa faltar, o cliente some por duas semanas.

Escolha um número de dias e cumpra

O provedor que a gente atendeu dispara a cobrança com 5 dias de atraso. Esse é o gatilho dele.

O número em si importa menos do que ele existir e ser sempre o mesmo. Cinco dias, dez dias, quinze. O que não pode é cada cliente ter uma régua diferente na cabeça de quem cobra.

Gatilho fixo tem três efeitos.

Ele tira a decisão da mesa. Ninguém precisa julgar se já está na hora de incomodar aquele cliente.

Ele torna o atraso comparável. Você passa a saber quantos títulos cruzaram o quinto dia neste mês contra o mês passado.

E ele protege o vendedor. A cobrança não é iniciativa pessoal de alguém contra um cliente. É regra da casa, e todo cliente passa por ela.

Os três clientes que seguram € 5.080

Na empresa de limpeza predial, o ano fechou com € 52.140 faturados e € 5.080 em atraso, concentrados em 3 clientes.

Divida 5.080 por 52.140 e dá 9,7% do ano parado. Divida o faturamento por 12 e o mês médio é € 4.345, o que significa que o atraso é maior do que um mês inteiro de trabalho.

Só que o total de € 5.080 não diz o que fazer hoje. Este quadro diz.

Do lado esquerdo, três clientes vencidos e uma sensação ruim. Do lado direito, duas tarefas para hoje e uma delas leva cinco minutos.

Olhe o cliente A. Quarenta e dois dias de atraso com gatilho de 5 dias significa 37 dias de silêncio. O contato que existe hoje aconteceu porque alguém lembrou, não porque o controle avisou.

E olhe o cliente B. Ele não é inadimplente, é divergência de medição. Cobrar de novo não resolve. Só o documento resolve. Sem o campo de resultado do contato, ele seria tratado como os outros dois e continuaria parado.

O filtro que apaga o cliente bom da cobrança

Este é o erro mais caro que a gente encontrou, e ele é silencioso.

Na escola de idiomas, a tela de contas a receber listava apenas clientes que estavam no funil de vendas. Aluno antigo, que já pagava mensalidade havia anos, não aparecia.

Para lançar a mensalidade de um aluno desses, a pessoa tinha que cadastrá-lo de novo como lead. Cliente fiel virava contato de prospecção para conseguir ser cobrado.

O resultado prático é que os melhores pagadores da escola estavam fora do controle de cobrança. Se um deles parasse de pagar, ninguém saberia.

A regra que corrige isso é simples de dizer e quase sempre ignorada: quem paga e quem ainda pode vir a pagar são dois cadastros. Lead vive no funil. Cliente ativo vive no contas a receber. A conversão liga os dois, e o funil nunca decide quem entra na cobrança.

A recorrência tem que gerar o título sozinha

Mensalidade, contrato mensal, plano de internet, contrato de limpeza. Todos têm a mesma característica: o título é previsível e se repete.

Se alguém precisa lançar essa cobrança todo mês na mão, dois problemas aparecem.

O mês que a pessoa esquecer não existe. Não fica vencido, não entra em relatório. O cliente não recebe a fatura, ninguém percebe, e você descobre no fechamento do trimestre.

E a previsão do ano some. Você não consegue responder quanto vai faturar em outubro, porque outubro ainda não foi digitado.

Na escola, a gente importou 325 lançamentos da planilha antiga para dar histórico ao controle novo. Daí em diante, o contrato passou a gerar o título sozinho.

Faça a conta na sua operação. Quarenta contratos ativos vezes 12 meses dão 480 títulos por ano. Isso é digitação demais para depender de memória. Numa planilha bem montada, o contrato gera os 480 títulos sozinho e sobra só a exceção.

Quem alimenta e quem cobra são papéis diferentes

No provedor, uma pessoa alimenta o controle e duas atendem o cliente. Esse desenho decide mais coisa do que qualquer relatório.

Planilha compartilhada com três pessoas digitando na mesma aba dá conflito de salvamento. Duas abrem o arquivo, uma salva por cima da outra, e o retorno registrado às 10h desaparece às 11h.

O que funciona é separar os papéis dentro do próprio arquivo, uma aba para cada um.

Quem alimenta cuida do cadastro, do contrato e da geração dos títulos.

Quem cobra vê a fila do dia e marca duas coisas: resultado do contato e data do próximo toque. Dois cliques, nenhum campo livre para digitar.

E cada marcação guarda quem fez, com data e hora. Isso não é vigilância. É poder responder quem falou com esse cliente por último sem depender de memória.

Os três números do fechamento

No último dia do mês, três números precisam sair sem ninguém calcular.

Saldo em aberto no primeiro e no último dia, para saber a direção.

Quantos títulos foram quitados depois de contato, separados de quem pagou sozinho. É isso que diz se a cobrança está trabalhando.

Prazo médio de atraso, em dias. Se o gatilho é 5 e a média está em 30, a régua não está sendo cumprida.

Nenhum dos três existe com anotação solta. Os três nascem sozinhos quando cada toque de cobrança vira uma linha com data, canal e resultado.

Perguntas frequentes

Como controlar contas a receber sem esquecer de cobrar?

Dê a cada título uma data de próximo contato. Esse campo transforma cobrança em fila do dia e para de depender de alguém lembrar. Ao lado dele ficam o canal e o resultado do último toque, mais uma situação com cinco estados: a vencer, vencido, em negociação, quitado e perdido. Um provedor de internet dispara a cobrança com 5 dias de atraso.

Com quantos dias de atraso devo cobrar o cliente?

Escolha um número e aplique em todo mundo. Cinco, dez ou quinze dias importa menos do que a régua ser sempre a mesma para todos os clientes. Um provedor de internet cobra a partir do quinto dia. Sem gatilho fixo, um cliente com 42 dias vencidos acumula 37 dias de silêncio antes de alguém lembrar dele.

Quanto o atraso de poucos clientes pesa no ano?

Pesa mais do que parece. Uma empresa de limpeza predial faturou € 52.140 no ano e terminou com € 5.080 em atraso, concentrados em 3 clientes. São 9,7% do faturamento anual e mais que o mês médio de trabalho, que era € 4.345. Nessa concentração, duas tarefas de cobrança já cobrem o valor inteiro.

O que precisa ter numa planilha de contas a receber?

Seis informações por título: cliente e valor, vencimento, situação com cinco estados, data do próximo contato, canal do último contato e resultado dele. As quatro últimas quase nunca existem em controle caseiro. Some a isso a geração automática dos títulos recorrentes: 40 contratos ativos viram 480 linhas por ano, digitação demais para depender de memória.

Leia também

• Controle de inadimplência para provedor de internet
• Inadimplente esquecido: o custo de não ter registro
• Como controlar contrato recorrente e mensalidade

Comece pelo campo que não existe

Abra o seu controle de contas a receber agora e procure a coluna de data do próximo contato.

Se ela não estiver lá, crie hoje, mesmo que seja na planilha. Ela sozinha já tira a cobrança da cabeça de alguém e coloca numa fila com data.

Depois vêm o canal e o resultado, que é o que permite comparar um mês com o outro.

A gente faz essa planilha sob medida, com o seu gatilho de dias, os seus contratos recorrentes gerando título sozinhos e a divisão entre quem alimenta e quem cobra. Manda uma mensagem contando como a cobrança acontece hoje no seu negócio.

Como é o processo de uma planilha sob medida