Loja de baterias precisa de três controles no mesmo lugar: estoque por amperagem, fiado com nome e data de vencimento, e recebimento já sem a taxa da maquininha.
Quer os três controles no mesmo arquivo, com as suas amperagens e as suas taxas? A gente monta: planilha sob medida para loja de baterias.
A cena que a gente encontrou numa rede de três lojas começa no balcão: o cliente pede uma 60Ah, o balconista acha que tem, liga para a outra loja e descobre que a última saiu ontem. A venda atravessa a rua. Enquanto isso, o caderno guardava o fiado sem data de vencimento e o faturamento do mês era contado bruto, do jeito que aparecia no fechamento do dia.
Quando cada um deles fica num caderno diferente, nenhum dos três fecha com os outros dois.
A gente montou uma planilha personalizada para uma rede com três lojas de baterias automotivas. A venda ia para o caderno. O estoque ficava na cabeça do balconista. E o faturamento do mês era contado bruto, do jeito que aparecia no fechamento do dia.
Nada disso acontecia por desleixo: caderno não soma três lojas, não avisa quando a 60Ah acabou e não sabe quanto a operadora do cartão vai reter de cada venda.
Por que o caderno quebra na terceira loja
Com uma loja, o dono está no balcão. Ele sabe que sobrou uma 150Ah no fundo e que o cliente do caminhão vem buscar na sexta. Com três lojas, esse saber vira telefonema.
O pedido chega na loja 2, a peça está na loja 3 e ninguém tem certeza. O balconista promete para o cliente, liga, descobre que a bateria saiu ontem. A venda cai e o cliente atravessa a rua.
O furo inverso custa igual e aparece como compra em duplicidade. A loja 1 pede 12 unidades da linha mais girada porque não enxerga que a loja 3 tem 9 paradas há dois meses. Duas contas a pagar para o mesmo produto que já estava dentro de casa.
Estoque de bateria tem regra própria
Bateria tem amperagem, tem linha e tem prazo de garantia diferente por linha. E ela envelhece na prateleira, porque a carga cai com o tempo parada.
O cadastro que funciona tem quatro campos que ninguém pode pular:
- Amperagem e linha. Uma 60Ah não substitui uma 45Ah na hora da venda, mesmo que caiba no compartimento.
- Estoque mínimo por loja. O número não é o mesmo nas três. A loja da rodovia gira mais 150Ah do que a do centro.
- Giro dos últimos 90 dias. É o que separa peça encalhada de peça que precisa repor hoje.
- Data de entrada. Bateria parada muito tempo sai com carga menor e volta em garantia.
Com esses quatro campos, a reposição deixa de ser achismo. A tela mostra o que está abaixo do mínimo em cada loja e mostra o que sobra numa e falta na outra. A transferência interna resolve antes de o pedido ir para o fornecedor.
Sucata e troca com retorno
Sucata é dinheiro e quase ninguém registra. Na troca com retorno, o cliente leva a nova e deixa a velha no balcão. Essa velha tem valor de revenda por quilo.
Quando o retorno não é lançado, acontecem duas coisas. O desconto de troca é dado ao cliente sem a sucata entrar no estoque. E o volume vendido ao sucateiro no fim do mês não bate com nada.
O jeito certo é tratar a sucata como item de estoque próprio, com entrada na venda com retorno e saída na venda ao sucateiro. Aí dá para responder quantas peças entraram, quantas saíram e quanto isso virou de receita.
Fiado é conta a receber, e precisa de data
Fiado no caderno tem nome, valor e nada mais. Falta a data de vencimento, falta o telefone e falta o histórico de cobrança.
Em loja de bateria o fiado é comum e faz sentido comercial. Frota pequena, mecânico parceiro, cliente de dez anos. Vender fiado não é o problema; o problema é chegar no fim do mês sem saber quem está atrasado.
O registro mínimo de um fiado tem cinco campos: cliente, valor, data da venda, data combinada de pagamento e canal de contato. Com isso, a lista de cobrança do dia nasce sozinha, filtrando quem passou do prazo.
Foi a mesma lógica que a gente aplicou num provedor de internet do interior, onde a cobrança dispara com 5 dias de atraso. Sem registro de quem já foi contatado e de quando cobrar de novo, ninguém consegue dizer se a inadimplência subiu ou caiu no mês.
Faturamento bruto não é o que entra na conta
Essa é a parte que mais dói no bolso. A rede tinha três maquininhas, de três operadoras diferentes. Cada uma com taxa própria por bandeira, por débito, por crédito à vista e por crédito parcelado. E boleto custando R$2,50 por emissão.
O caderno anotava o valor da venda. A conta bancária recebia outro valor, dias depois. Ninguém amarrava os dois.
O que o caderno anota e o que sobra de verdade
| Forma de recebimento | O que o caderno anota | O que precisa ser registrado | Quando o dinheiro entra |
|---|---|---|---|
| Dinheiro | Valor da venda | Valor da venda | No mesmo dia |
| Débito | Valor da venda | Valor menos a taxa da operadora | No dia seguinte |
| Crédito à vista | Valor da venda | Valor menos a taxa da operadora | Conforme o contrato |
| Crédito parcelado | Valor da venda | Valor menos a taxa por número de parcelas | Parcela a parcela |
| Boleto | Valor da venda | Valor menos R$2,50 de emissão | Na compensação |
| Fiado | Nome e valor | Valor, vencimento e canal de contato | Quando o cliente pagar |
Duas colunas dessa tabela mudam o resultado do mês: a taxa e a data. Vender R$1.000 no crédito em seis vezes e vender R$1.000 em dinheiro são duas vendas diferentes. A venda em dinheiro paga a conta de luz na segunda-feira, e a parcelada só entra ao longo dos seis meses seguintes.
O exemplo com número real
Um mês de fechamento nas três lojas, com os dados que a rede já tinha na mão.
Boleto. Cada loja emitia em média 40 boletos no mês. São 120 nas três. A conta é 120 x R$2,50 = R$300 por mês, R$3.600 no ano. Nada disso aparecia no caderno, porque a emissão era debitada direto na conta bancária, longe da anotação da venda.
Maquininha. As três operadoras cobravam taxas diferentes. Pegue o extrato de uma delas e faça a conta na frente do balconista. Se o crédito parcelado sai a 4,2% e a loja passou R$28.000 nessa modalidade, são 28.000 x 4,2% = R$1.176 que saíram antes de o dinheiro chegar na conta. O caderno somava R$28.000. Entraram R$26.824.
Some as duas linhas: R$300 de boleto mais R$1.176 de taxa da modalidade mais cara dão R$1.476 no mês. Dinheiro que existia, saía do caixa e não estava em lugar nenhum do controle. Em doze meses, R$17.712.
Agora o fiado. Se as três lojas carregam R$18.000 anotados no caderno, sem data e sem telefone, esse valor ainda é expectativa de recebimento, não caixa disponível. Colocando vencimento em cada linha, a lista de hoje sai filtrada, com quem passou de 5, de 15 e de 30 dias. O dono parou de olhar o total do dia e passou a olhar o que já compensou.
Garantia entra na mesma conta. As linhas tinham 6, 12 e 24 meses. Sem a data da venda amarrada ao número de série, cada reclamação virava discussão de balcão e quase sempre terminava com a loja trocando por bem. Com a data gravada, a resposta sai em dez segundos e o custo da troca vai para a linha certa, não para o resultado geral.
Três lojas, um número só
O ganho maior é ver as três lojas somadas na mesma tela e conseguir separar de novo quando precisa olhar uma delas.
O painel da planilha que a gente entrega responde quatro perguntas na mesma tela: quanto vendeu cada loja, quanto disso já entrou na conta, quanto está em fiado vencido e quais itens estão abaixo do estoque mínimo. Nenhuma dessas quatro perguntas cabe num caderno.
Perguntas frequentes
Como controlar estoque de bateria automotiva em mais de uma loja?
Cadastre quatro campos por item: amperagem e linha, estoque mínimo por loja, giro dos últimos 90 dias e data de entrada. Uma 60Ah não substitui uma 45Ah na venda, e a loja da rodovia gira mais 150Ah que a do centro. Com isso a transferência interna resolve antes do pedido ao fornecedor.
Como controlar o fiado da loja sem perder a cobrança?
Cinco campos por venda fiada: cliente, valor, data da venda, data combinada de pagamento e canal de contato. Com o vencimento na linha, a lista de cobrança do dia sai filtrada por quem passou de 5, de 15 e de 30 dias. Fiado anotado sem data é expectativa, não caixa.
Quanto a taxa da maquininha tira do faturamento da loja?
Mais do que parece no caderno. Passando R$28.000 no crédito parcelado a 4,2%, saem R$1.176 antes de o dinheiro chegar na conta: o caderno anota R$28.000 e entram R$26.824. Somando R$300 mensais de emissão de boleto, são R$1.476 por mês e R$17.712 no ano.
Como saber se o controle da loja de baterias está errado?
Pergunte quanto foi vendido no mês passado e quanto entrou na conta bancária. Se os dois números forem iguais, o controle está errado, porque débito, crédito e boleto entram menores e depois. Numa rede de três lojas, só a emissão de 120 boletos a R$2,50 já tira R$300 por mês.
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O teste de trinta segundos
Estoque, fiado e recebimento são o mesmo dinheiro em três momentos: a bateria vira venda, a venda vira recebimento, e o recebimento chega menor do que a venda.
Se você tem mais de uma loja e ainda anota em caderno, faça um teste rápido. Pergunte quanto foi vendido no mês passado e quanto entrou na conta. Se os dois números forem iguais, o controle está errado.
A gente monta essa planilha sob medida para a sua operação, com as suas taxas de maquininha, as suas linhas de garantia e o seu jeito de fazer fiado.
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