11 coisas que o PROCV não faz, e como resolver cada uma

O PROCV procura um valor na primeira coluna de uma tabela e devolve o que está na coluna que você pedir. É a função que mais aparece em planilha de empresa, e também a que mais trava, porque ela tem limitações que ninguém conta.

Abaixo estão 11 comportamentos do PROCV que costumam pegar quem já usa a função todo dia, cada um com a saída.

Quando o caso é maior que uma fórmula, dá para pedir uma planilha feita para o seu processo.

1. O título do relatório pode se escrever sozinho

Em vez de digitar “Vendas de março” no cabeçalho, monte o texto com o resultado da busca. Com o nome do vendedor em B2:

="Comissão de "&PROCV(B2;A:D;2;FALSO)&" em "&TEXTO(HOJE();"mmmm")

Trocou o nome em B2, o título inteiro muda. O mesmo vale para o rótulo de um gráfico: aponte o título para a célula e ele acompanha.

2. Dá para procurar por pedaço de palavra

O PROCV aceita caractere curinga quando o quarto argumento é FALSO. O asterisco vale por qualquer quantidade de caracteres e a interrogação por um caractere só.

=PROCV("*"&B2&"*";A:D;3;FALSO)

Isso resolve a base em que o cliente está gravado como “Comercial Silva Ltda” e você só tem “Silva” na mão. Cuidado: se duas linhas casarem, ele devolve a primeira.

3. Inserir ou apagar coluna quebra a fórmula

O terceiro argumento é um número fixo. Se você escreveu 3 e depois insere uma coluna no meio da tabela, o PROCV continua indo na terceira e passa a trazer o dado errado, sem erro nenhum na tela. É o pior tipo de defeito: silencioso.

A saída é calcular esse número em vez de digitá-lo, com COL ou CORRESP:

=PROCV(B2;A:D;COL(C1)-COL($A$1)+1;FALSO)

4. Ele precisa que a chave esteja na primeira coluna

O PROCV só olha para a primeira coluna do intervalo. Se a sua chave está no meio da tabela, a função não enxerga.

Dá para montar uma tabela virtual na hora com ESCOLHER, sem criar coluna auxiliar na planilha:

=PROCV(B2;ESCOLHER({1\2};C:C;A:A);2;FALSO)

Aqui a coluna C vira a primeira e a A vira a segunda, só dentro da fórmula.

5. Buscar por dois critérios ao mesmo tempo

O PROCV aceita um valor procurado só. Quando a chave é a combinação de dois campos, como produto mais mês, junte os dois com o & dentro da busca e dentro da tabela:

=PROCV(B2&C2;ESCOLHER({1\2};A:A&B:B;D:D);2;FALSO)

Confirme com Ctrl+Shift+Enter nas versões mais antigas do Excel.

6. O quarto argumento é o que mais causa erro

FALSO procura o valor exato. VERDADEIRO, ou o argumento em branco, procura o valor aproximado e exige que a primeira coluna esteja em ordem crescente. Quem esquece o FALSO recebe o resultado da linha anterior, e o número parece plausível.

Deixe FALSO sempre, menos em faixa de valores: comissão por faixa de meta, imposto por faixa de renda, frete por faixa de peso. Aí o VERDADEIRO é exatamente o que você quer.

7. O número da coluna não acompanha quando você arrasta

Arraste a fórmula para o lado e o 2 continua 2. Para ele virar 3, 4, 5 conforme anda, use COL:

=PROCV($B2;$A:$F;COL()-1;FALSO)

Com LIN você faz o mesmo quando a fórmula desce em vez de andar para o lado.

8. CORRESP acha o número da coluna pelo nome do cabeçalho

Melhor do que contar coluna na mão é procurar o cabeçalho:

=PROCV(B2;A:F;CORRESP("Comissão";A1:F1;0);FALSO)

Agora a fórmula procura a coluna chamada Comissão, esteja ela onde estiver. Mudou a ordem das colunas, continua funcionando.

9. A tabela de busca também pode ser dinâmica

Se cada mês tem uma aba, dá para trocar a aba pelo conteúdo de uma célula, com INDIRETO:

=PROCV(B2;INDIRETO("'"&$E$1&"'!A:D");2;FALSO)

Com “Março” em E1, ele busca na aba Março. Troque para Abril e a fórmula inteira muda de origem.

10. PROCV dentro de PROCV, quando a informação está em duas tabelas

O código do pedido está numa tabela e o nome do cliente na outra. Use o resultado do primeiro como valor procurado do segundo:

=PROCV(PROCV(A2;Pedidos!A:C;3;FALSO);Clientes!A:B;2;FALSO)

Funciona, mas fica pesado em base grande. Se você repetir isso muito, o problema não é a fórmula: é a estrutura da planilha.

11. Ele não procura para a esquerda

Esta é a limitação que não tem jeito no PROCV: o retorno tem que estar à direita da chave. Para buscar para a esquerda, troque por ÍNDICE com CORRESP:

=ÍNDICE(A:A;CORRESP(B2;C:C;0))

O ÍNDICE não liga para a ordem das colunas, e ainda é mais rápido em base grande, porque não varre o intervalo inteiro.

Quando parar de insistir no PROCV

Se você chegou ao PROCV duplo, com INDIRETO e coluna auxiliar para juntar dois critérios, a fórmula deixou de ser o problema. Nesse ponto o que resolve é mudar o desenho da planilha: uma base única com as colunas certas, e o cálculo saindo dela sem remendo.

Em versões recentes do Excel existe o PROCX, que busca nos dois sentidos e não usa número de coluna. Se a sua empresa já está no Microsoft 365, vale trocar.

Peça um orçamento de planilha sob medida para o seu processo e receba o escopo por escrito antes de pagar.