Verba de anúncio que passa pela conta da agência não é receita da agência. É dinheiro do cliente em trânsito, e precisa de um saldo por cliente igual ao de uma conta corrente: entrou, gastou, sobrou. A agência que soma verba com fee no mesmo extrato acha que fatura R$ 153.400,00 por mês quando fatura R$ 21.400,00.
A confusão custa caro em três lugares. No imposto, porque a verba pode transitar como receita. Na leitura do negócio, porque a margem some no meio de um número inflado. E na conversa com o cliente, quando ninguém sabe dizer quanto do depósito de setembro ainda está no saldo.
Se a sua agência gerencia verba de vários clientes na mesma conta, a gente monta uma planilha sob medida para o repasse de verba, com saldo por cliente e por conta de anúncio.
O mês de uma agência com nove clientes
| Cliente | Verba recebida | Verba investida | Saldo | Fee |
|---|---|---|---|---|
| 1 | R$ 15.000,00 | R$ 14.230,00 | R$ 770,00 | R$ 2.500,00 |
| 2 | R$ 8.000,00 | R$ 8.000,00 | R$ 0,00 | R$ 1.800,00 |
| 3 | R$ 32.000,00 | R$ 30.410,00 | R$ 1.590,00 | R$ 4.200,00 |
| 4 | R$ 6.500,00 | R$ 7.180,00 | R$ 680,00 negativo | R$ 1.500,00 |
| 5 | R$ 12.000,00 | R$ 11.640,00 | R$ 360,00 | R$ 2.200,00 |
| 6 | R$ 9.000,00 | R$ 9.000,00 | R$ 0,00 | R$ 1.800,00 |
| 7 | R$ 21.500,00 | R$ 20.870,00 | R$ 630,00 | R$ 3.200,00 |
| 8 | R$ 18.000,00 | R$ 17.415,00 | R$ 585,00 | R$ 2.400,00 |
| 9 | R$ 10.000,00 | R$ 9.720,00 | R$ 280,00 | R$ 1.800,00 |
| Total | R$ 132.000,00 | R$ 128.465,00 | R$ 3.535,00 | R$ 21.400,00 |
Entraram R$ 153.400,00 na conta da agência. A receita é R$ 21.400,00, ou 13,9% do movimento. Os outros R$ 132.000,00 são dinheiro de terceiro.
E tem um detalhe que só aparece com a coluna de saldo: R$ 3.535,00 de crédito espalhado em sete clientes, e R$ 680,00 que a agência adiantou do próprio bolso para o cliente 4 e ninguém cobrou.
O saldo que some no mês seguinte
Sobra de verba é a linha mais esquecida do setor. Ela nasce de coisa banal: a campanha foi pausada dia 28, o cartão recusou uma cobrança, a conta de anúncio bateu o limite diário para baixo.
Se ninguém registra, o dinheiro fica na conta da agência e vira caixa aparente. Três meses depois, o cliente pergunta pelo saldo, e a resposta honesta é que ninguém sabe.
Três campos resolvem, por cliente e por mês:
- Verba recebida no mês, com a data do depósito
- Verba investida no mês, puxada do relatório da plataforma
- Saldo transportado para o mês seguinte
O terceiro campo é o que transforma a planilha em conta corrente. Ele fecha assim: saldo anterior, mais recebido, menos investido, igual ao saldo novo. Se a conta não bate, tem cobrança na conta da agência que não foi lançada em cliente nenhum. É a mesma lógica da conciliação bancária, aplicada a dinheiro que não é seu.
Cartão da agência ou cartão do cliente
As duas formas funcionam. O que não funciona é misturar as duas no mesmo cliente sem registro.
| Cartão da agência | Cartão do cliente | |
|---|---|---|
| Quem paga a plataforma | a agência | o cliente |
| Risco de inadimplência | da agência | nenhum |
| Limite de cartão comprometido | sim, e cresce com a carteira | não |
| Trabalho de controle | saldo por cliente todo mês | conferir o gasto no relatório |
| Caixa da agência | precisa de folga para adiantar | não precisa |
A coluna da esquerda é a que mais aparece em agência pequena, porque o cliente prefere pagar um boleto só. E é a que quebra agência: R$ 132.000,00 de verba no cartão significa R$ 132.000,00 de limite comprometido todo mês, com o cliente pagando depois.
Quando o cliente atrasa, a fatura do cartão não atrasa junto. Aí a agência paga verba de terceiro com dinheiro do próprio fee.
O fee é a receita, e ele é recorrente
Separar as duas coisas resolve metade do problema. A outra metade é tratar o fee como o que ele é: uma mensalidade, com data de reajuste e data de renovação, exatamente como qualquer contrato recorrente.
Quatro campos por contrato:
- Valor do fee e data de início
- Índice e mês de reajuste
- Escopo contratado, para o pedido extra virar orçamento e não favor
- Verba média acordada, que serve de referência para o escopo
O quarto item evita a discussão mais comum do setor. O contrato foi fechado com verba de R$ 8.000,00 e hoje o cliente investe R$ 32.000,00, com quatro vezes mais campanha, mais criativo e mais relatório, pelo mesmo fee de R$ 1.800,00. Sem o registro da verba acordada, ninguém percebe o momento em que a conta virou prejuízo.
Três números para fechar o mês
Receita real. Só o fee, mais produção e mídia própria. No exemplo, R$ 21.400,00. É esse número que vai para o DRE da agência.
Verba em trânsito. O que entrou de verba e o que saiu para as plataformas. No exemplo, R$ 132.000,00 recebidos e R$ 128.465,00 investidos.
Saldo em poder da agência. R$ 3.535,00 que pertencem a sete clientes e estão na conta da agência. Precisa ser devolvido, abatido no mês seguinte ou reinvestido, com o cliente sabendo qual das três.
Uma agência que fecha o mês com esses três números separados consegue responder qualquer pergunta de cliente em dois minutos. A que fecha com um extrato só passa a tarde procurando lançamento.
Perguntas frequentes
Verba de tráfego pago é receita da agência?
Não. É dinheiro do cliente que transita pela conta da agência quando o pagamento das plataformas sai do cartão dela. Numa agência com R$ 132.000,00 de verba e R$ 21.400,00 de fee no mês, a receita é de R$ 21.400,00, e os outros 86,1% do movimento são valores de terceiros que precisam de saldo por cliente.
Como controlar a sobra de verba do cliente?
Trate cada cliente como uma conta corrente: saldo anterior, mais verba recebida, menos verba investida, igual ao saldo novo. Uma carteira de nove clientes acumulou R$ 3.535,00 de sobra em um mês. Sem essa coluna, o valor fica indistinguível do caixa da agência e some no fechamento seguinte.
Vale a pena pagar a verba pelo cartão da agência?
Depende do caixa. Pagar pelo cartão da agência compromete o limite no valor da carteira inteira e transfere o risco de inadimplência do cliente para a agência. Com R$ 132.000,00 de verba mensal, um cliente que atrasa 30 dias obriga a agência a bancar a fatura com o próprio fee, que no exemplo é seis vezes menor que a verba.
Como saber se um cliente de tráfego dá lucro?
Compare o fee com as horas gastas naquela conta, e não com a verba investida. Um cliente com fee de R$ 1.800,00 e verba de R$ 32.000,00 pode dar prejuízo se consumir 40 horas no mês, enquanto outro com fee de R$ 1.500,00 e verba de R$ 6.500,00 fecha em 8 horas. Registre a verba acordada no contrato para enxergar quando o escopo cresceu sem reajuste.
Leia também
- Como controlar contrato recorrente e mensalidade
- Como fazer conciliação bancária sem digitar duas vezes
- Como fazer DRE mensal sem contador do lado
Comece pelo saldo de hoje
Não reconstrua o ano. Pegue cada cliente ativo, compare o que ele depositou no mês passado com o que a plataforma mostra de investido, e lance a diferença como saldo inicial.
Em dois meses você sabe quanto de verba fica parada na sua conta em média. Em seis, sabe quais contas consomem hora demais para o fee que pagam, que é a informação que muda o preço da próxima renovação.
A gente monta essa planilha com os seus clientes, o saldo por conta de anúncio, o fee separado da verba e o alerta de escopo que cresceu sem reajuste.