Casco não é estoque, é saldo de cliente. Enquanto o engradado está no bar, ele continua sendo patrimônio da distribuidora, só que guardado por outra pessoa. O controle que funciona não pergunta quantos cascos existem no depósito, pergunta quantos estão com cada cliente e desde quando.
Distribuidora que trata vasilhame como item de estoque vê o número certo no depósito e perde a conta do que está na rua. O depósito fecha com 2.100 engradados, todo mundo assina embaixo, e ninguém sabe que outros 640 estão espalhados em 38 clientes, alguns há mais de um ano.
Se a sua distribuidora precisa desse saldo por cliente, com os itens e os prazos de vocês, a gente monta uma planilha sob medida para o controle de casco, com a regra de troca dentro da fórmula.
O que fica parado na rua
Uma distribuidora de porte médio costuma ter o valor de um caminhão usado em poder de terceiros, sem enxergar isso em lugar nenhum. Este é o retrato de uma operação com 38 pontos ativos:
| Item | Reposição unitária | Em poder de clientes | Valor parado |
|---|---|---|---|
| Engradado plástico de 24 | R$ 32,00 | 640 | R$ 20.480,00 |
| Garrafa 600 ml retornável | R$ 2,80 | 9.400 | R$ 26.320,00 |
| Barril inox de 30 L | R$ 390,00 | 34 | R$ 13.260,00 |
| Cilindro de CO2 | R$ 430,00 | 19 | R$ 8.170,00 |
| Chopeira em comodato | R$ 2.900,00 | 7 | R$ 20.300,00 |
| Total | R$ 88.530,00 |
Os R$ 88.530,00 não aparecem no balanço como conta a receber e não aparecem no estoque como mercadoria. Ficam num limbo que só existe na cabeça do vendedor da rota.
Quando o vendedor sai da empresa, o limbo sai junto.
As quatro movimentações que precisam de registro
Vasilhame se movimenta de quatro jeitos, e cada um mexe no saldo de um jeito diferente.
Saída com a venda. O cliente comprou 40 caixas e levou 40 engradados. O saldo dele sobe 40.
Retorno na próxima entrega. O cliente devolveu 37 engradados vazios. O saldo dele cai 37 e sobram 3.
Troca no ato. Entrega 40, recolhe 40, saldo não muda. É o caso mais comum e o mais perigoso de não registrar, porque parece que nada aconteceu.
Venda do casco. O cliente não devolve e paga o valor. Sai do saldo de vasilhame e entra em contas a receber, com vencimento e cobrança como qualquer outro título.
Uma planilha que só tem coluna de entrada e saída de mercadoria não distingue a terceira da quarta. E é exatamente aí que o dinheiro some.
O fechamento do mês em quatro contas
No fim do mês, quatro números fecham o controle de vasilhame de qualquer distribuidora:
- Saldo na rua no primeiro dia
- Mais o que saiu no mês
- Menos o que voltou no mês
- Igual ao saldo na rua no último dia
Se a conta não fecha, tem movimentação sem registro. Não é erro de fórmula, é entrega que o motorista fez e não anotou.
Um mês real dessa distribuidora, só em engradados:
| Conta | Quantidade |
|---|---|
| Saldo em 1º de setembro | 598 |
| Saíram com vendas | 1.412 |
| Voltaram nas entregas | 1.370 |
| Saldo calculado em 30 de setembro | 640 |
| Contagem física nos clientes conferidos | 617 |
| Diferença | 23 |
Vinte e três engradados a R$ 32,00 dão R$ 736,00 em um mês. Repetido em doze meses, R$ 8.832,00, que é mais do que a distribuidora gasta com o contador no ano inteiro.
Quando o casco não volta
O prazo muda tudo. Casco parado há 15 dias é operação normal. Casco parado há 120 dias é prejuízo em formação.
A regra que a maioria das distribuidoras acaba adotando tem três faixas:
| Dias com o cliente | Situação | O que fazer |
|---|---|---|
| Até 30 | Giro normal | Nada, é o ciclo da rota |
| 31 a 90 | Atenção | Vendedor cobra a devolução na visita |
| Acima de 90 | Cobrança | Emite título pelo valor de reposição |
Para essa regra funcionar, a planilha precisa guardar a data de cada saída, não só o total. Um cliente com saldo de 60 engradados pode ter 55 de ontem e 5 de oito meses atrás. O total esconde os cinco. É por isso que modelo de estoque comum não resolve casco: ele soma quantidade e joga fora a data.
Comodato de chopeira e cilindro tem regra própria
Chopeira e cilindro não giram, ficam. São itens que a distribuidora empresta por contrato e recolhe quando o cliente para de comprar.
Três campos resolvem:
- Número do contrato de comodato e data de instalação
- Número de série do equipamento, que amarra a chopeira ao cliente certo
- Volume mínimo mensal acordado, quando existe
O terceiro é o que ninguém registra e todo mundo discute depois. Chopeira cedida para quem compra 8 barris por mês continua na casa de quem hoje compra 1. O equipamento de R$ 2.900,00 está financiando um cliente que virou eventual.
Cruzar o volume comprado com o volume acordado, uma vez por mês, é uma coluna de comparação. Sem ela, a conversa de recolher a chopeira nunca acontece, porque ninguém percebe o momento.
O que registrar por movimentação
Seis campos dão conta:
- Data e número do documento de entrega
- Cliente e rota
- Item, com o código do vasilhame separado do código da bebida
- Quantidade que saiu e quantidade que voltou, em colunas diferentes
- Motorista ou vendedor que fez a movimentação
- Observação de avaria, para o casco quebrado sair do saldo com justificativa
O quarto item é o que separa o controle que funciona do que não funciona. Uma coluna só, com número positivo e negativo, parece mais enxuta e impede qualquer conferência por rota depois.
O quinto resolve discussão. Quando a diferença aparece, ela tem nome e data, e a conversa vira treinamento em vez de acusação. O mesmo raciocínio vale para o fechamento de caixa do dia, em que a diferença sem responsável nunca vira correção.
Perguntas frequentes
Vasilhame entra no estoque da distribuidora?
Entra, com código próprio, separado da bebida. O engradado de R$ 32,00 e a cerveja que vai dentro dele são dois itens distintos, porque um retorna e o outro não. Misturar os dois no mesmo código faz o estoque de bebida acusar sobra todo mês, na quantidade exata dos cascos que voltaram vazios.
Como cobrar o casco que o cliente não devolve?
Defina uma faixa de prazo e um valor de reposição por item no cadastro. Acima de 90 dias, o saldo vira título de cobrança pelo valor de reposição. Numa operação com 640 engradados na rua a R$ 32,00, cada 5% que não volta representa R$ 1.024,00 de perda, e a cobrança só é possível se a data da saída estiver registrada.
Qual a diferença entre casco e comodato?
Casco gira com a venda e volta na entrega seguinte, como o engradado e a garrafa retornável. Comodato fica no cliente por contrato, como chopeira e cilindro de CO2, e só volta quando o contrato acaba. O primeiro se controla por saldo e prazo, o segundo por contrato e número de série.
Dá para controlar vasilhame na mesma planilha da venda?
Dá, desde que a movimentação de casco tenha linha própria e não seja calculada a partir da venda. Entrega com troca no ato movimenta 40 para fora e 40 para dentro, com saldo zero. Se a planilha deduzir o casco do volume vendido, essa entrega desaparece do histórico e a conferência por rota fica impossível.
Leia também
- Como controlar estoque por lote e validade
- Como controlar contas a receber sem esquecer cobrança
- Como fazer o fechamento de caixa do dia
Comece pelo que está na rua hoje
Não reconstrua o histórico. Peça ao vendedor de cada rota a contagem do que está em cada cliente hoje, lance esse número como saldo inicial e comece a registrar as movimentações a partir da próxima entrega.
Em 60 dias você tem o giro médio de casco por cliente. Em seis meses, a lista de quem nunca devolve, com valor e data, pronta para virar cobrança.
A gente monta essa planilha com os seus itens, o seu valor de reposição, as suas rotas e o cruzamento de comodato com volume comprado.