Mensalidade de van escolar: preço por aluno e rota

A mensalidade da van escolar sai do custo anual dividido pelo número de meses em que você realmente recebe, não pelo custo do mês dividido pelo número de alunos. Quem divide por 12 fica sem caixa em janeiro, quando a van continua com IPVA, seguro e parcela para pagar e nenhum aluno pagando.

Quer isso calculado com os custos e as rotas da sua van? A gente monta: planilha sob medida para mensalidade de van escolar.

Janeiro é o mês em que essa falta de caixa aparece. A van fica na garagem, o IPVA vence, o seguro e a parcela caem do mesmo jeito, e não entra mensalidade de ninguém. Quem leva 22 alunos em duas rotas atravessa esse mês tirando do próprio bolso, e em fevereiro volta a cobrar o mesmo valor de antes.

Esse é o furo que mais aparece no transporte escolar autônomo. O motorista faz a conta certa do combustível, acerta a manutenção, esquece que o ano letivo tem 10 meses de cobrança e 12 meses de despesa.

Vamos montar a conta inteira com números de uma van real de 22 alunos, dois turnos e duas rotas. É essa conta que depois vira uma planilha personalizada para a sua rota, com o custo de cada trajeto separado.

Primeiro, o custo mensal de verdade

Custo de transporte escolar tem duas partes: o que só existe quando a van roda e o que existe mesmo com a van parada na garagem.

Combustível é a parte que roda. A van faz 1.320 km por mês entre as duas rotas, roda 8 km por litro, e o diesel está a R$ 6,20. São 165 litros, ou R$ 1.023,00.

O resto é fixo, e é aqui que o cálculo costuma parar cedo demais.

Provisão de pneu e depreciação são as duas linhas que quase ninguém coloca. Elas não saem do bolso neste mês, mas vão sair lá na frente. Deixar de provisionar significa financiar pneu no cartão em novembro.

O erro de dividir por 12

Com o total de R$ 8.331,00 e 22 alunos, a conta rápida dá R$ 378,68 por aluno. Parece justo e o preço até fecha no mês.

O ano é que não fecha. Doze meses de custo somam R$ 99.972,00. Dez meses de cobrança a R$ 378,68 por 22 alunos somam R$ 83.309,60. Faltam R$ 16.662,40, exatamente os dois meses de férias que ninguém pagou.

A linha que fecha em zero é o piso da cobrança, o valor abaixo do qual você trabalha de graça. O preço de venda precisa de margem para inadimplência, para aluno que sai no meio do ano e para a manutenção que veio maior que a provisão.

Custo por rota, não só por aluno

Duas rotas raramente custam a mesma coisa. A rota do bairro próximo faz 18 km por viagem, a rota do distrito faz 44 km. Cobrar o mesmo valor das duas parece simpático e é o que corrói a margem.

Separe o custo variável por rota e rateie o custo fixo pela quantidade de alunos.

A rota curta roda 480 km no mês, ou R$ 372,00 de diesel. A rota longa roda 840 km, ou R$ 651,00. Se a rota curta leva 13 alunos e a longa leva 9, o diesel por aluno é R$ 28,62 na curta e R$ 72,33 na longa.

A diferença de R$ 43,71 por aluno por mês, sobre 9 alunos e 10 meses, dá R$ 3.933,90 no ano. É esse valor que o preço único de tabela transfere de quem mora perto para quem mora longe, ou some da sua margem.

As três linhas de cobrança que somem

Fora a mensalidade, três valores costumam ficar fora do controle e viram prejuízo.

O primeiro é a taxa de matrícula. Ela existe para cobrar o mês de janeiro sem chamar de mensalidade, e precisa ser lançada como receita do ano, não como bônus.

O segundo é a inadimplência. Dois alunos atrasando 30 dias sobre R$ 454,42 são R$ 908,84 fora do caixa no mês em que o seguro vence. Sem controle de contas a receber com data de cobrança, o motorista descobre no fim do mês.

O terceiro é o aluno que sai em agosto. A vaga fica aberta, o custo fixo não muda, e a margem do ano cai. Quem tem o número na mão renegocia rota ou busca aluno antes de sentir no bolso.

Onde a planilha entra

O controle de van escolar precisa de quatro coisas ao mesmo tempo, e é por isso que caderno não dá conta.

1. Cadastro de aluno com rota, turno, endereço, responsável e valor combinado, porque nem todo aluno paga o mesmo.
2. Mensalidade por competência, com data de vencimento e data de pagamento separadas. Recebido em atraso é diferente de não recebido.
3. Custo lançado por rota, com quilometragem do mês e abastecimento por nota.
4. Painel simples com três números: recebido no mês, custo do mês e quanto falta receber.

A partir daí o preço deixa de ser cópia do que o concorrente cobra e vira decisão sua, com o ponto de equilíbrio calculado para o seu número de alunos.

Uma conta que muda a rota

Com o custo por rota separado, a van do exemplo descobriu algo que a planilha do concorrente não mostrava. A rota longa, com 9 alunos, consumia 63% do diesel e trazia 41% da receita.

Duas saídas apareceram. Cobrar R$ 60,00 a mais dos alunos do distrito, ou juntar dois pontos de embarque e cortar 6 km por viagem, que dão 180 km e R$ 139,50 por mês.

A segunda saída foi escolhida porque não mexia no preço, e ela só apareceu depois que o custo de cada rota foi medido em separado.

Perguntas frequentes

Quanto cobrar de mensalidade de van escolar?

Some o custo de 12 meses e divida pelos meses em que você cobra, depois divida pelo número de alunos e acrescente margem. Na van do exemplo, R$ 99.972,00 no ano, 10 parcelas e 22 alunos dão R$ 454,42 de piso. Com 15% de margem para inadimplência e vaga vazia, o preço fica em R$ 522,58.

Como cobrar as férias de janeiro no transporte escolar?

Duas formas funcionam: diluir o ano inteiro em 10 parcelas maiores, ou cobrar taxa de matrícula em janeiro equivalente a uma mensalidade. A diferença entre cobrar em 12 e em 10 parcelas, na van do exemplo, é R$ 16.662,40 por ano. É o valor exato dos dois meses sem receita.

Devo cobrar o mesmo preço de quem mora longe?

Depende de quanto a rota longa consome. No exemplo, o diesel por aluno é R$ 28,62 na rota curta e R$ 72,33 na longa, diferença de R$ 43,71 por mês. Sobre 9 alunos e 10 meses, são R$ 3.933,90 por ano que saem da sua margem se o preço for único.

O que precisa ter numa planilha de van escolar?

Cadastro de aluno com rota e valor combinado, mensalidade com vencimento e pagamento em campos separados, custo lançado por rota com quilometragem do mês, e um painel com recebido, custo e a receber. Com 22 alunos e 2 rotas, esse conjunto fecha o mês em 15 minutos.

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Comece medindo um mês, não o ano inteiro

Escolha o próximo mês letivo cheio. Anote a quilometragem de cada rota no primeiro e no último dia, guarde toda nota de abastecimento e registre a data em que cada mensalidade entrou.

No fim desse mês você tem o custo real por rota e o comportamento de pagamento de cada família. Com esses dois números, o preço do ano seguinte sai em meia hora.

A gente monta essa planilha sob medida, com as suas rotas, o cadastro dos alunos, o controle de quem pagou e a conta que mostra o piso da mensalidade antes da margem.

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