A taxa do Detran que passa pela conta do despachante não é faturamento dele, é dinheiro do cliente em trânsito. Quem soma tudo num extrato só enxerga um mês grande e um caixa vazio, e leva meses para descobrir por quê.
O conserto é separar as duas colunas desde o primeiro lançamento: o que é repasse de taxa e o que é honorário. Uma é passagem, a outra é receita.
Se o escritório fecha o mês somando o total que entrou na conta e ninguém sabe quanto daquilo era taxa de terceiro, a gente monta uma planilha sob medida para separar taxa e honorário serviço por serviço, com o saldo do que ainda não foi pago ao órgão.
O mês que movimenta R$ 65.300,00 e fatura R$ 25.460,00
Um escritório com 140 serviços protocolados no mês, valores de exemplo:
| Serviço | Qtd | Taxa por serviço | Honorário | Taxa no mês | Honorário no mês |
|---|---|---|---|---|---|
| Transferência de veículo | 46 | R$ 380,00 | R$ 260,00 | R$ 17.480,00 | R$ 11.960,00 |
| Licenciamento anual | 52 | R$ 160,00 | R$ 90,00 | R$ 8.320,00 | R$ 4.680,00 |
| Primeiro emplacamento | 12 | R$ 720,00 | R$ 420,00 | R$ 8.640,00 | R$ 5.040,00 |
| Segunda via de documento | 18 | R$ 140,00 | R$ 110,00 | R$ 2.520,00 | R$ 1.980,00 |
| Vistoria e laudo | 12 | R$ 240,00 | R$ 150,00 | R$ 2.880,00 | R$ 1.800,00 |
| Total | 140 | R$ 39.840,00 | R$ 25.460,00 |
Passaram R$ 65.300,00 pela conta. A receita do escritório foi R$ 25.460,00. Os outros R$ 39.840,00 têm dono, e o dono não é o despachante.
Quem trata os R$ 65.300,00 como faturamento comete três erros no mesmo dia: acha que pode retirar mais do que pode, calcula a comissão do funcionário sobre um número inflado e apresenta ao contador uma receita que não existe. O primeiro é o que quebra o escritório.
A separação começa no cadastro do serviço e não no fechamento. Quem espera o fim do mês para tentar dividir o extrato em taxa e honorário está fazendo arqueologia, e o resultado é sempre aproximado. O mesmo raciocínio de separar as finanças pessoais das da empresa vale aqui, com uma camada a mais: existe um terceiro bolso, o do cliente, e ele passa pela mesma conta.
A taxa adiantada é empréstimo, e ninguém registra como tal
O cliente pede o serviço na segunda, a guia vence na quarta, o cliente paga o escritório na sexta. Nesses três dias o despachante bancou a taxa com dinheiro próprio.
Num mês com 140 serviços, com parte das guias pagas antes do cliente acertar, é comum o escritório ter R$ 12.000,00 a R$ 18.000,00 parados na rua sem que isso apareça em lugar nenhum. Não é despesa, porque volta. Não é conta a receber comum, porque não tem margem. É capital de giro emprestado sem juros e sem registro.
A coluna que resolve tem três estados por serviço:
| Estado | O que significa | O que fazer com ele |
|---|---|---|
| Taxa paga, cliente não pagou | Escritório financiou a guia | Cobrar hoje, é dinheiro parado sem margem |
| Cliente pagou, taxa não paga | Escritório está com dinheiro de terceiro | Não é caixa livre, tem destino certo |
| Taxa paga e cliente pagou | Serviço quitado dos dois lados | Só falta entregar o documento |
O segundo estado é o mais perigoso, porque parece caixa sobrando. O escritório recebeu R$ 380,00 de taxa que ainda vai pagar ao órgão em algum momento. Se esse valor for usado para pagar aluguel, o buraco aparece na semana seguinte, quando a guia vencer.
O acompanhamento do primeiro estado é o mesmo trabalho descrito em como controlar contas a receber sem esquecer cobrança, com a diferença de que aqui o valor em aberto costuma ser maior que o honorário do serviço.
Serviço parado com a taxa já paga
Transferência que trava por multa não paga, vistoria reprovada, documento que o cliente não trouxe. O processo para, e o dinheiro da taxa já saiu.
Uma lista de exemplo, com 11 serviços parados há mais de 30 dias:
| Motivo da parada | Serviços | Taxa já paga | Honorário a receber |
|---|---|---|---|
| Multa pendente no veículo | 4 | R$ 1.520,00 | R$ 1.040,00 |
| Vistoria reprovada | 3 | R$ 720,00 | R$ 450,00 |
| Documento faltando com o cliente | 3 | R$ 1.140,00 | R$ 780,00 |
| Restrição judicial | 1 | R$ 380,00 | R$ 260,00 |
| Total | 11 | R$ 3.760,00 | R$ 2.530,00 |
São R$ 3.760,00 que saíram e R$ 2.530,00 que não entraram, por causa de 11 pastas que ninguém olha. Sem uma lista por data de protocolo, esses serviços só reaparecem quando o cliente liga perguntando, às vezes três meses depois.
A regra que resolve é simples: todo serviço com mais de 20 dias sem andamento entra numa lista semanal, com o motivo e o nome de quem vai destravar. Quatro telefonemas por semana resolvem a maioria.
Três formas de controlar, e o que cada uma esconde
| Forma | Como funciona | O que falha |
|---|---|---|
| Extrato bancário | Olha o saldo e o que entrou no mês | Mistura taxa de terceiro com receita própria |
| Caderno de protocolo | Anota o serviço e a data de entrada | Não mostra quem pagou, nem o que já foi repassado |
| Tabela por serviço | Cada linha tem taxa, honorário e os dois pagamentos | Exige lançar na entrada, que é onde dá trabalho |
A terceira é a única que responde as três perguntas que importam: quanto o escritório ganhou de verdade neste mês, quanto de taxa ainda precisa ser repassada e quanto está parado na rua.
O trabalho fica todo na entrada do serviço. Uma linha por protocolo, com cliente, veículo, tipo de serviço, taxa, honorário, data em que a guia foi paga e data em que o cliente pagou. Depois disso é conferência, não digitação. O fechamento vira o mesmo ritual descrito em como fazer o fechamento de caixa do dia, só que com duas colunas de dinheiro em vez de uma.
O que aparece quando a tabela existe
Com taxa e honorário separados desde o cadastro, saem respostas que o extrato nunca deu:
- qual foi a receita real do mês, sem o dinheiro de terceiro inflando o número
- quanto de taxa o escritório ainda deve repassar neste momento
- quanto está adiantado na rua, esperando o cliente pagar
- qual serviço dá mais honorário por hora de trabalho
- quais processos estão parados e há quantos dias
A quarta costuma surpreender. Licenciamento anual tem honorário baixo e resolve rápido; transferência tem honorário alto e consome idas ao órgão, vistoria e conferência de documento. Sem medir o tempo por tipo de serviço, o escritório acha que ganha dinheiro com o serviço que mais aparece, e não com o que mais paga.
Perguntas frequentes
A taxa do Detran entra no faturamento do despachante?
Não. A taxa é dinheiro do cliente que passa pela conta do escritório a caminho do órgão público. No exemplo dos 140 serviços, dos R$ 65.300,00 que passaram pela conta, apenas R$ 25.460,00 são receita. Somar os dois infla o faturamento em mais de duas vezes e leva a retirada, comissão e imposto calculados sobre um número que não existe.
Como saber quanto o escritório tem adiantado na rua?
Marque, em cada serviço, a data em que a guia foi paga e a data em que o cliente pagou. A soma das taxas com guia paga e cliente em aberto é o valor adiantado. Num escritório de 140 serviços por mês, esse saldo costuma ficar entre R$ 12.000,00 e R$ 18.000,00, e é capital de giro emprestado sem juros nem prazo combinado.
Vale a pena cobrar a taxa adiantada do cliente?
Vale, e é a prática que mais alivia o caixa. Receber a taxa antes de pagar a guia elimina o adiantamento e tira o escritório do papel de banco. Se o cliente for antigo e o serviço pequeno, a exceção cabe, desde que fique registrada: o problema não é adiantar, é adiantar sem saber quanto já foi adiantado.
Como achar os serviços parados no meio do caminho?
Crie uma coluna com a data do último andamento e liste toda semana o que passou de 20 dias. No exemplo, 11 pastas paradas seguravam R$ 3.760,00 de taxa já paga e R$ 2.530,00 de honorário a receber. Sem essa lista, o serviço parado só volta a aparecer quando o cliente cobra, em geral meses depois.
Leia também
- Como separar finanças pessoais das da empresa
- Como controlar contas a receber sem esquecer cobrança
- Como fazer o fechamento de caixa do dia
Comece pelos serviços em aberto
Liste todos os processos que ainda não foram entregues, com cliente, tipo de serviço, taxa, honorário, data do protocolo, data em que a guia foi paga e data em que o cliente pagou. É o levantamento mais chato do escritório e precisa ser feito uma vez só.
Com essa base pronta, a receita real do mês, o saldo de taxa a repassar e a lista do que está parado saem sem ninguém abrir o extrato.
A gente monta essa planilha com os seus tipos de serviço, a sua tabela de honorários e a conferência do repasse de taxa mês a mês.
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