Honorário contábil: reajuste e extra não cobrado

O escritório de contabilidade perde mais dinheiro no reajuste que esqueceu de aplicar do que na tabela de preço que cobra. São dois vazamentos silenciosos: o cliente antigo que ficou de fora do índice deste ano, e o serviço fora do escopo que a equipe fez e ninguém faturou.

Nenhum dos dois aparece no extrato. Os dois aparecem quando alguém coloca a carteira inteira em uma tabela, com a data-base de cada contrato e o registro do que foi feito além do combinado.

Se o seu escritório passa de 40 clientes e o reajuste depende de alguém lembrar, a gente monta uma planilha sob medida para a carteira de honorários, com a data-base e o índice de cada contrato na fórmula.

O reajuste que ficou pelo caminho

Um escritório com 84 clientes ativos e honorário médio de R$ 680,00 fatura R$ 57.120,00 por mês. Na virada do ano, o índice aplicado foi 4,8%.

Os 23 esquecidos deixaram de gerar R$ 750,72 por mês. No ano, R$ 9.008,64. É o salário de um assistente júnior por dois meses, perdido porque o contrato tinha data-base em abril e ninguém tinha uma lista por mês de aniversário.

O erro raramente é decisão. É que a data-base de cada contrato mora no PDF do contrato, e o PDF mora numa pasta. Enquanto a data-base não virar coluna, ela não vira aviso.

Pior: o reajuste esquecido é acumulativo. O cliente que ficou de fora em dois anos seguidos está pagando um preço de três anos atrás, e a conversa para corrigir agora precisa pedir 10% de uma vez. É a mesma armadilha do controle de contrato recorrente e mensalidade, em que o reajuste adiado sempre custa mais caro do que o reajuste aplicado.

Três formas de organizar o reajuste

O segundo modelo é o mais fácil de operar e o que gera menos esquecimento, porque tem uma data só no ano. O terceiro é o mais justo e o único que resolve o cliente que cresceu, mas só funciona se a contagem de documentos já estiver sendo feita todo mês.

Escritório que quer sair do primeiro modelo faz a migração em uma rodada: reajusta todo mundo em janeiro com pro rata proporcional aos meses desde o último reajuste, e a partir do ano seguinte a carteira inteira anda junto.

O extra que a equipe faz e ninguém fatura

O escopo fechado é o combinado do contrato: fiscal, contábil, pessoal. Tudo que sai disso é serviço extra, e é aqui que o escritório trabalha de graça sem perceber.

Um ano da mesma carteira de 84 clientes:

Escritórios que começam a medir isso costumam descobrir que faturaram menos da metade do potencial. Metade de R$ 26.370,00 são R$ 13.185,00 que a equipe produziu e o caixa não viu.

O que resolve não é aumentar a tabela. É a solicitação virar registro na hora em que chega, com cliente, data, tipo e quem executou, e o fechamento do mês varrer esse registro antes de emitir a fatura. Uma linha lançada no dia custa dez segundos. A mesma linha reconstruída no dia 30, de memória, não existe.

O cliente que dá prejuízo

Honorário igual não significa esforço igual. Dois clientes que pagam R$ 680,00 podem consumir horas muito diferentes.

Com custo de hora da equipe em R$ 62,00:

O segundo cliente consome o lucro de dois clientes bons. E ele costuma ser o mais antigo da casa, aquele que entrou pequeno, cresceu, e continua no preço de quando tinha 40 notas.

Para essa conta existir, o escritório precisa de duas colunas que quase nunca tem: horas apontadas por cliente e volume de documentos por cliente. Sem elas, a margem por cliente é palpite, e o escritório reajusta em cima de quem aceita em vez de em cima de quem custa. O raciocínio é o mesmo do rateio de custo fixo por percentual de faturamento: custo que não é atribuído acaba coberto por quem não deveria pagar.

O que a carteira precisa ter como coluna

Oito campos sustentam o controle inteiro:

1. Cliente, CNPJ e regime tributário
2. Honorário atual e data do último reajuste
3. Data-base e índice contratado
4. Escopo contratado, com marcação do que está incluso
5. Volume de documentos do mês
6. Horas apontadas no mês
7. Extras solicitados, com data e valor
8. Situação do pagamento

O campo 3 é o que gera o aviso. O campo 7 é o que gera a fatura. O campo 8 fecha o ciclo, porque escritório também tem inadimplente, e o cliente que atrasa três meses de honorário costuma ser o mesmo que pede extra sem pagar. Vale o mesmo alerta do inadimplente esquecido: sem registro por competência, a cobrança perde a data e perde a força.

A conversa do reajuste fica mais fácil com número

Cliente reage melhor a um reajuste que vem com o retrato do ano. Quantos documentos foram processados, quantas guias, quantas admissões e rescisões, quantos extras foram atendidos sem cobrança. Não é argumento de venda, é o extrato do serviço.

Quando o escritório mostra que o volume do cliente subiu 38% em dois anos e o honorário subiu 9%, a conversa deixa de ser sobre índice e passa a ser sobre o que mudou. Esse extrato sai da mesma planilha, sem trabalho extra, desde que o volume esteja sendo registrado mês a mês.

Perguntas frequentes

Como não esquecer o reajuste de honorário de nenhum cliente?

Transforme a data-base em coluna e gere uma lista por mês de aniversário, com aviso 60 dias antes. Numa carteira de 84 clientes com honorário médio de R$ 680,00, deixar 23 contratos de fora de um índice de 4,8% custa R$ 750,72 por mês, ou R$ 9.008,64 no ano. Enquanto a data-base ficar só no contrato em PDF, o esquecimento é questão de tempo.

Quando cobrar serviço extra do cliente de contabilidade?

Sempre que o pedido estiver fora do escopo escrito no contrato, como abertura de filial, parcelamento de débito ou retificação causada por documento entregue errado. O que faz a cobrança acontecer é registrar a solicitação no dia em que ela chega, com cliente, tipo e executor. Uma carteira de 84 clientes pode gerar mais de R$ 26.000,00 por ano em extras.

Como saber se um cliente dá prejuízo ao escritório?

Compare o honorário com as horas apontadas multiplicadas pelo custo da hora. Um cliente de R$ 680,00 que consome 16 horas a R$ 62,00 custa R$ 992,00 e gera R$ 312,00 de prejuízo por mês. Sem apontamento de horas e contagem de documentos por cliente, a margem individual é chute, e o reajuste acaba caindo em quem custa menos.

Vale a pena reajustar todos os clientes em janeiro?

Vale para escritório que perde reajuste por esquecimento, porque concentra a rodada em uma data só. A migração se faz aplicando pro rata proporcional aos meses desde o último reajuste de cada contrato, com aditivo assinado. Contratos novos entram com a primeira correção proporcional, e a partir do ano seguinte a carteira inteira anda junto.

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Comece pela lista de datas-base

Abra os contratos e extraia uma coisa só de cada um: a data-base e o índice. Nada mais. Com essas duas colunas ao lado do nome do cliente e do honorário atual, o escritório já sabe quem está atrasado e quanto isso vale por mês.

Depois disso, ligue o registro de extras. Trinta dias de anotação já mostram o padrão, e o primeiro fechamento com extras faturados costuma pagar a organização inteira.

A gente monta essa planilha com a sua carteira, o seu escopo contratado, a sua tabela de extras e o aviso de reajuste por mês de aniversário.

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